| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Zuid |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Instructie voor de secretaris van het stadsdeel Oud Zuid 2006 |
| Citeertitel | Instructie voor de stadsdeelsecretaris |
| Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Op grond van artikel 12 van de Bijzondere verordening stadsdeelherindeling 2010 geldt deze instructie per 1 mei 2010 voor stadsdeel Zuid.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Amsterdams Stadsblad, jaargang 88, editie 5, nummer 20, 19 mei 2010
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2010 | 19-03-2016 | nieuwe regeling | 30-05-2006 Amsterdams Stadsblad, jaargang 88, editie 5, nummer 20, 19 mei 2010 | - |
Deze instructie verstaat onder
Stadsdeel: stadsdeel Oud Zuid;
Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van stadsdeel Oud Zuid;
Voorzitter: de voorzitter van het Dagelijks Bestuur;
Leden: de leden van het Dagelijks Bestuur;
Bestuurscommissies: commissies ex art 83 Gemeentewet commissies;
Andere commissies: commissies ex art 84 Gemeentewet commissies;
Secretaris: een secretaris ex art 100 Gemeentewet;
De Secretaris is tevens Algemeen Directeur in zijn hoedanigheid van Hoofd van de Diensttak Oud Zuid
1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de voorzitter van het Dagelijks Bestuur, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.
2. De Secretaris stelt de concept agenda voor de vergadering van het Dagelijks bestuur op. Hij voert over de agenda, alsmede de wijze van opvoeren van onderwerpen voor de agenda overleg met de voorzitter van het Dagelijks Bestuur.
3. De secretaris draagt er gevraagd en ongevraagd zorg voor dat de leden van het Dagelijks Bestuur over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
4. De secretaris treedt op als eerste adviseur van het Dagelijks Bestuur. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het Dagelijks Bestuur.
5. De secretaris draagt er zorg voor dat door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.
6. Hij is verantwoordelijk voor een adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een verantwoorde uitvoering van de besluiten van het Dagelijks Bestuur.
1. De secretaris staat de voorzitter van het Dagelijks Bestuur terzijde in diens hoedanigheid als bestuursorgaan en bestuurlijk coördinator.
2. Hij bevordert hiertoe samen met de voorzitter van het Dagelijks Bestuur een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
3. Voorts is hij de voorzitter van het Dagelijks Bestuur behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het Dagelijks Bestuur als collegiaal bestuur.
De secretaris draagt zorg voor een adequate ondersteuning van de door het Dagelijks Bestuur of de voorzitter ingestelde commissies.
1 . De secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties van de leden van het Dagelijks Bestuur, alsmede de registratie van geschenken en giften aan leden van het Dagelijks Bestuur. Deze worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.
2. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de secretaris en in afstemming met de Voorzitter aan het Dagelijks Bestuur. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd.
3. De secretaris ziet er op toe dat aan de vereiste voorwaarden van de Gedragscode Stadsdeelbesturen, inzake uitnodigingen voor reizen, verblijven en werkbezoeken wordt voldaan.
4. Onverlet het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel verricht de secretaris de taken, zoals beschreven in de Gedragscode Amsterdam.
De Directeur en het ambtelijk apparaat
1. Voor het totaal van de in de begroting door het bestuur gewenste producten, sluit de Algemeen Directeur, als opdrachtnemer, een managementovereenkomst met het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter.
2. Voor de realisatie van de in art. 1 bedoelde producten is de Algemeen Directeur de opdrachtgever voor de Directeuren van de Resultaat verantwoordelijke eenheid (Rve). Hij sluit hiertoe een managementovereenkomst met de Rve Directeuren.
3. De managementovereenkomst, zoals bedoeld in de artikelen 1 en 2, bevat minimaal een beschrijving van de gegeven opdracht, waarbij in iedere geval is aangegeven of het inspannings- of resultaatverplichting betreft.
1. De Algemeen Directeur heeft met inachtneming van de bevoegdheden van de Rve Directeuren, de eindverantwoordelijkheid voor:
de integrale beleidsvoorbereiding en -uitvoering;
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;
een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;
het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.
2. De Algemeen Directeur ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de Rve Directeuren, voorstellen aan het Dagelijks Bestuur ter zake.
3. De Algemeen Directeur bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de verschillende onderdelen van de organisatie.
4. Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de Algemeen Directeur, gehoord het Directieoverleg, procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
Artikel 15 lid 1 en 2 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de Algemeen Directeur en degene die hem vervangt.
1. Indien de Secretaris (meer dan drie achtereenvolgende werkdagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het Dagelijks Bestuur.
2. Voor een afwezigheid van langer dan 25 achtereenvolgende werkdagen behoeft de secretaris toestemming van het Dagelijks Bestuur.
3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens zijn afwezigheid, verlof of om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld en behoeft voor die vervanging de toestemming van het DB.
1. In alle gevallen waarin deze instructie of verdere regelgeving niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur op voordracht van de Secretaris
2. Deze instructie treedt in werking met ingang van 1 juli 2006