| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Zuid |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer stadsdeel Zuid |
| Citeertitel | Regeling budgetbeheer stadsdeel Zuid |
| Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Ambtelijke organisatie |
De inleiding en de toelichting op de regeling zijn als bijlage bijgevoegd.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Amsterdams Stadsblad, jaargang 88, nummer 20, editie 5, 19 mei 2010
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-05-2010 | 14-12-2015 | nieuwe regeling | 04-05-2010 Amsterdams Stadsblad, jaargang 88, nummer 20, editie 5, 19 mei 2010 | - |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Afdelingsbudget: een vastgesteld budget per afdeling voor activiteiten plus kostenplaatsen.
Budget: de voor het uitvoeren van een taak beschikbaar gestelde middelen binnen het betreffende begrotingsjaar. Het budget is gelaagd naar:
1. Programmabudget = Budget voor begrote inkomsten en uitgaven die van nut zijn ter realisering van de maatschappelijke doelstellingen in de programmabegroting voor het betreffende begrotingsjaar. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan de stadsdeelraad over de benutting van de middelen.
2. Productbudget = Budget voor alle toewijsbare inkomsten en uitgaven van een product in de productenraming. Het geheel van de direct toewijsbare inkomsten en uitgaven plus het budget voor kostenplaatsen op het betreffende product. De budgethouder legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur over de benutting van de middelen.
3. Activiteitenbudget = Onderdeel van een productenbudget welke direct aanwijsbaar is aan een afdeling. De budgetbeheerder legt verantwoording af aan de budgethouder over de onder- en overbesteding van de middelen.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen functionaris die bevoegd is onder verantwoordelijkheid van de budgethouder, taken met betrekking tot een toegekend budget uit te voeren.
Budgethouder: een door het Dagelijks Bestuur aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor de juiste besteding en beheersing van het toegekende budget.
Deelbudgetbeheerder: door de budgetbeheerder aangewezen persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie het beheer van een deel van de aan de budgetbeheerder toegewezen budgetten, is overgedragen.
Kostenplaatsenbudget: alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de ambtelijke organisatie.
Verplichting: een verbintenis, ontstaan door het aangaan van een overeenkomst tot levering van werken, leveringen en diensten aan of door het Stadsdeel Zuid. Voor de definiëring van de termen "werken, leveringen en diensten" wordt verwezen naar de richtlijnen met betrekking tot Europees aanbesteden.
1. Het Dagelijks Bestuur benoemt de stadsdeelsecretaris als budgethouder en geeft deze opdracht de productenraming uit te voeren.
1. De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de productenraming.
2. De budgethouder is niet bevoegd de geautoriseerde productenraming op productniveau te overschrijden zonder toestemming vooraf van het Dagelijks Bestuur.
3. De budgethouder is niet bevoegd om direct toewijsbare inkomsten en uitgaven van een product in te zetten ter dekking van overschrijding van budgetten voor kostenplaatsen, tenzij het Dagelijks Bestuur daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
4. De budgethouder is bevoegd tot het schuiven van bedragen tussen en binnen het totaal aan budgetten voor kostenplaatsen.
5. Indien een budgetverschuiving een structurele wijziging met zich meebrengt en/of een relatie heeft met andere afspraken, dan dient het voorstel ter besluitvorming voorgelegd te worden aan de Raad dan wel het Dagelijks Bestuur, afhankelijk van de aard van de begrotingswijziging.
6. De budgethouder wijst (deel)budgetbeheerders en -vervangers aan.
7. Indien een budgetbeheerder langer dan drie maanden zijn/haar rol niet kan uitoefenen, dan benoemt de budgethouder een nieuwe budgetbeheerder.
8. Met redenen omkleed, kan de budgethouder de aanwijzing tot budgetbeheerder intrekken.
1. Per product wordt één budgetbeheerder aangewezen.
2. Per activiteit wordt één budgetbeheerder aangewezen.
3. De aanwijzing als budgetbeheerder vindt plaats op basis van de functie.
4. De koppeling van budgetbeheerders aan producten en activiteiten in de begroting wordt door de afdeling Bedrijfsvoering 1 / Beheer in een Handtekeningenregister vastgelegd.
5. De aanwijzing van de budgetbeheerders vindt schriftelijk door de budgethouder plaats. In de aanwijzing staan de budgetten opgesomd waarvoor de budgetbeheerders verantwoordelijk zijn. Bij de aanwijzing wordt een afschrift van deze regeling gevoegd. De budgetbeheerder dient een exemplaar te ondertekenen en te retourneren. Intrekking van de aanwijzing door de budgethouder vindt eveneens schriftelijk plaats.
1. Op voorstel van de budgetbeheerder kan de budgethouder deelbudgetbeheerders aanwijzen.
2. Een deelbudgetbeheerder functioneert onder de verantwoordelijkheid van de oorspronkelijke budgetbeheerder.
3. Wanneer wordt overgegaan tot het aanwijzen van deelbudgetbeheerders, dan zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgetbeheerders overeenkomstig van toepassing tenzij anders bepaald.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:
1. het budgetbeheer van het eigen afdelingsbudget. De samenstelling van een afdelingsbudget kan verschillen.
2. het verstrekken van een schriftelijke opdracht en het tijdig en volledig vastleggen van verplichtingen voor aankopen vanaf € 5.000 exclusief BTW;
3. het realiseren van de begrote inkomsten en uitgaven;
4. het realiseren en verantwoorden van ontvangen / verstrekte subsidies en doeluitkeringen;
5. de besteding van de middelen binnen de kaders waarvoor ze bedoeld zijn (rechtmatigheid);
6. het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de begroting;
7. het actueel houden van het handtekeningenregister voor wat betreft de namen van de (deel)budgetbeheerder;
8. het informeren van de directie, stadsdeelsecretaris en bestuur over de besteding van de middelen op respectievelijk activiteiten-, product- en programmaniveau. De budgetbeheerder informeert eerst de directie en stadsdeelsecretaris via de managementrapportages en vervolgens het bestuur via de bestuursrapportages in de P&C-cyclus.
9. het opstellen van integrale verklaringen voor de P&C-producten. Daarvoor dient de budgetbeheerder - op een actieve manier - van alle deelbudgetbeheerders informatie te krijgen om aan zijn/haar verantwoordelijkheid te kunnen voldoen.
10. het onmiddellijk informeren van het management en bestuur - buiten de P&C-cyclus - in het geval van forse over- en onderschrijdingen van de begroting, en minstens:
indien een overschrijding niet past binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen door de raad goedgekeurde begrotingswijzigingen aanwezig zijn;
indien een overschrijding in financiële zin binnen de begroting blijft, maar waarbij (aanzienlijk) minder prestaties zijn of zullen worden geleverd of activiteiten zijn of zullen worden ontplooid dan in de begroting als doelstelling was aangegeven;
overschrijdingen die normaliter of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via kostendekkende omzet of subsidies, maar dat door omstandigheden niet meer het geval is.
11. voor het naleven en uitdragen van de richtlijnen in het instellingsbesluit reserves en voorzieningen, indien de budgetbeheerder tevens is benoemd als beheerder van een specifieke reserve en/of voorziening.
1. Op basis van het Volmacht- en machtigingsbesluit en Mandaatregister, is aan de budgetbeheerder de bevoegdheid verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van de beoogde resultaten met de daarvoor beschikbare financiële middelen op product-, activiteit- en kostenplaatsniveau.
2. De bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen is gelimiteerd tot het beschikbare bedrag van het toegekende budget. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget gekoppelde taakstelling. De verplichting dient te passen binnen de volgende grenzen en voorwaarden:
gemeentebrede regels, zoals inkoop- en aanbestedingsregels, dienen te worden nageleefd;
stadsdeelbrede regels, zoals beheer reserves en voorzieningen, dienen te worden nageleefd.
3. De budgetbeheerder is bevoegd binnen activiteiten van zijn eigen afdelingsbudget, te schuiven. Hiervoor geldt dat de wijziging geen verandering van het beleid tot gevolg mag hebben. In dat geval zal toestemming aan de Raad dan wel het Dagelijks Bestuur gevraagd moeten worden, afhankelijk van de aard van de begrotingswijziging.
4. Voor overschrijding van een productbudget gelden - binnen de verantwoordingsregels - de volgende tolerantiegrenzen:
per product waarbij de lasten en baten zijn gesaldeerd, is een overschrijding toegestaan van maximaal 5% met de volgende maximumbedragen:
- € 50.000,- indien geen sprake is van compensatie;
- € 200.000,- indien de budgetbeheerder compensatie kan vinden binnen hetzelfde product
bij elke andere afwijking die de budgetbeheerder in overleg met de portefeuillehouder bestuurlijk relevant acht;
Indien de grenzen worden overschreden rapporteert de budgetbeheerder onmiddellijk aan het Dagelijks Bestuur. Beneden de vermelde grenzen worden kostenoverschrijdingen verantwoordt in de toelichting bij de jaarrekening.
5. De budgetbeheerder is bevoegd om binnen de aan de afdeling toegekende budgetten voor kostenplaatsen, overschrijdingen te compenseren door onderschrijdingen.
6. Overschrijding van totale budgetten voor kostenplaatsen binnen een afdeling is niet toegestaan, tenzij de budgetbeheerder expliciet toestemming heeft gekregen van de budgethouder tijdens het marapgesprek.
1. Tot de taken van de budgetbeheerder behoren in ieder geval:
het verstrekken van juiste, tijdige en volledige informatie conform artikel 7
het goedkeuren van verplichtingen ten laste van het toegekende budget (de budgetbeheerder tekent de inkoop/contractverplichtingen)
controle van een ingekomen factuur op de juiste levering van goederen en diensten
accordering van de ingekomen factuur; de budgetbeheerder geeft hierdoor opdracht tot betaling
codering van de ingekomen factuur (=vermelding van kostensoort / kostenplaats / verplichtingennummer), zodat de uitgave ten laste van het juiste budget wordt gebracht
het tijdig verstrekken van informatie over te ontvangen inkomsten (bijvoorbeeld subsidies en specifieke uitkeringen)
het tijdig geven van opdrachten om opbrengsten te innen (leges, huren, pachten e.d.)
2. Bij het uitvoeren van de taken houdt de budgetbeheerder rekening met interne en externe richtlijnen (bijvoorbeeld: regels voor inkoop en aanbesteding, regels voor de planning en controlcyclus, regels voor reserves en voorzieningen, regels voor investeringen en afschrijvingen).
3. De budgetbeheerder zorgt voor het leveren van de gevraagde bijdrage voor het planning- en controlproces van het betreffende product in de begroting.
4. De budgetbeheerder draagt zorg voor een actueel inzicht in het budget wat betreft te leveren prestaties, kosten, inkomsten en personele inzet (uren). Gesignaleerde of verwachte afwijkingen in het budget worden in de eerstvolgende kwartaalrapportage gemeld, dit geldt zowel voor over- als onderschrijdingen in het budget.
1. Op voorstel van de budgetbeheerder wijst de budgethouder een plaatsvervanger - op hetzelfde hiërarchische niveau als de budgetbeheerder - aan.
2. Bij afwezigheid van de budgetbeheerder treedt de plaatsvervanger op als budgetbeheerder.
3. Indien een deelbudgetbeheerder langer dan drie maanden zijn/haar rol niet kan uitoefenen, dan draagt de budgetbeheerder een nieuwe deelbudgetbeheerder voor aan de budgethouder.
1. Het Stadsdeel hanteert voor de aanvraag van een krediet een drempelbedrag van € 50.000.
2. Het combineren van bestedingen (alleen) met het doel te voldoen aan de grens om als investering te kunnen worden aangemerkt, is niet toegestaan.
3. De Financiële verordening regelt de autorisatie van de kredieten.
4. In de notitie Investeringen en Afschrijving zijn uitgangspunten verder uitgewerkt.
1. In de als extern aan dit beeld te kunnen voldoen isfinanciële administratie van het Stadsdeel worden alle financiële transacties vastgelegd en deze vormt daarmee een afspiegeling van de werkelijkheid.
2. Het ontwerpen of veranderen van de indeling en de layout van formulieren, welke dienen als gegevensdrager voor het beheer van uitgaven, inkomsten of vermogensmutaties kan uitsluitend plaatsvinden door en na voorafgaand overleg met het afdelingsmanager Bedrijfsvoering 1 / Beleid.
3. De registratie in de financiële administratie dient een tijdig, juist en volledig beeld van alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van het Stadsdeel te geven. Om zowel intern regelmatige controle noodzakelijk.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor controle, accorderen en codering van een ingekomen factuur. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering 1 / Beheer is verantwoordelijk voor de afdoening van de betaling van een ingekomen factuur.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig geven van opdrachten om opbrengsten te innen en het tijdig verstrekken van informatie over de ontvangen inkomsten. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering 1 / Beheer is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van de inkomsten in het financieel systeem.
Uit het oogpunt van interne controle is de functie van budgetbeheerder onverenigbaar met de registrerende functie.
Voor het aanvragen van een verplichting, goedkeuren van de prestatie en betalen van de factuur is een functiescheiding gecreëerd. Het goedkeuren van de verplichting (beheer van het budget) ligt bij de budgetbeheerder middels het tekenen van een bestelbiljet. Voor het leveren van de prestatie tekent een andere functionaris dan de budgetbeheerder, bijvoorbeeld de projectleider. Het betalen van de factuur gebeurt door de budgetbeheerder of door degene conform artikel 10.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
De regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling budgetbeheer Stadsdeel Zuid'.