Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Schoonhoven 2009

Artikel 1

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Schoonhoven 2009 De raad van de gemeente Schoonhoven;gelezen het voorstel van de griffier d.d. november 2008, nr. 50. Gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;B E S L U I Tvast te stellen de volgende verordening inzake het verlenen van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad.Paragraaf 1 BegripsomschrijvingenArtikel 1Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:A. Informatie : gegevens, neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;B. Bijstand : het verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van hulp bij redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties, en het leveren van deskundigheid op het vakgebied;C. Raadslid : een raadslid als bedoeld in de Gemeentewet. Alsmede een niet-raadslid zijnde een commissielid voor wat betreft het werkgebied van de commissie waarin hij/zij zitting heeft.Paragraaf 2 Ambtelijke bijstandArtikel 21. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:a. feitelijke informatie van geringe omvang;b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a. of b., stelt hij/zij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist, na overleg met de griffier. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid onder c. wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, verzoekt deze de secretaris om hulp. De secretaris verleent deze hulp, dan wel wijst hij/zij één of meerdere ambtenaren aan om deze hulp zo spoedig mogelijk te verlenen.Artikel 3 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris de gevraagde ambtelijke bijstand, tenzij:a. het raadslid niet aannemelijk kan maken dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;b. dit het belang van de gemeente kan schaden;c. het bijstand betreft, bedoeld in artikel 2, lid 1, en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van de hem/haar op grond van artikel 6, lid 1, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.2. De secretaris beoordeelt of de vraag om bijstand om één van de in het eerste lid bedoelde redenen, geweigerd dient te worden.3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed me aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Artikel 4Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 5 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij/zij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 61. Elk raadslid heeft per jaar recht op 18 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 1c.2. De ambtenaar die bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 1c aan een raadslid verleent, stelt de secretaris op de hoogte van de tijd die daarmee gemoeid was.3. De secretaris houdt een register bij van:a. hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 1c.;b. welke soort bijstand is gevraagd;c. de reden waarom een verzoek is gewijzigd.Artikel 71. Het raadslid dat de bijstand heeft gevraagd kan aangeven dat hij/zij geheimhouding wenst over het verzoek en de inhoud van het advies.2. Zo het verzoek, bedoeld in lid 1, niet is gedaan, dan stelt de secretaris het college van Burgemeester en Wethouders op de hoogte van een ontvangen verzoek om bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 1c.3. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek, zoals bedoeld in lid 2, dan wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.Paragraaf 3 FractieondersteuningArtikel 8 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde, hebben recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie.2. Deze financiële bijdrage bestaat voor elke fractie uit een vast deel van € 240,- per fractie, en € 24,- per raadszetel. 3. De fracties ontvangen jaarlijks voor het begin van het kalenderjaar van de griffier een antwoordformulier waarop de fracties moeten aangeven of zij de bijdrage voor fractieondersteuning voor het komende kalenderjaar wensen te ontvangen danwel hiervan af te zien. Deze formulieren worden binnen twee weken ingevuld en ondertekend geretourneerd aan de griffier. 4. Indien fracties aangeven voor een kalenderjaar af te zien van financiële bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in lid 3, zien zij daarnaast ook af van de reserve over dat kalenderjaar als bedoeld in artikel 12.Artikel 9 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.2. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;b. betalingen aan politieke partijen of met politieke partijen verbonden instellingen;c. verkiezingscampagnes;d. natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;e. giften;f. uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekokmen;g. opleidingen voor raads- en commissieleden.3. Indien een fractie twijfelt of een besteding voldoet aan de in lid 1 genoemde criteria, en niet valt onder de in lid 2 genoemde uitgaven, wordt het voornemen tot besteding vooraf voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 10 1. De bijdrage voor de fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen zijn. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad wordt gehouden, wordt het voorschot betaald over de overige maanden van dat jaar. 3. Het voorschot wordt verrekend met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld als bedoeld in het derde lid van artikel 13.Artikel 11 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:a. bij vermindering van het zeteltal:op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad wordt gehouden;b. bij vermeerdering van het zeteltal:op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad wordt gehouden.2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, lid 2, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 121. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in de volgende jaren. 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande jaar toekwam ingevolge artikel 8.3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Een voorschot kan desgewenst worden verstrekt. 4. De reserve blijft na de gemeenteraadsverkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger kan worden beschouwd.5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven i het tweede lid, vervalt het recht op het meerdere.6. Bij splitsing van een fractie wort de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.Artikel 131. Elke fractie, die niet heeft afgezien van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 8 lid 3, legt binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording af aan de raad over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag wordt uitgevoerd door de griffier. De griffier brengt advies uit aan de raad.3. Indien een verantwoordingsverslag van een fractie discutabel is, kan de griffier het verslag voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het aan de raad aan te bieden advies. 4. De raad stelt na ontvangst van het advies de bedragen vast van:a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar bekostigd zijn;b. de wijziging van de reserve;c. de resterende reserve;d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voorzover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.Paragraaf 4 SlotbepalingArtikel 14Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na bekendmaking.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Schoonhoven op 18 december 2008,de griffier, de voorzitter,