| Overheidsorganisatie | Gemeente Oostflakkee |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening |
| Citeertitel | Organisatieverordening Oostflakkee |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-11-2014 | 13-11-2014 | vervallen verklaard | 21-10-2014 | Z-14-35778/28285 | |
| 02-12-2010 | 13-11-2014 | nieuwe regeling | 06-12-2001 | 2001-XI-9 |
Bestuursorganen:de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Taakgebied:organisatorische eenheid, als zodanig genoemd in artikel 2, lid 2, van deze verordening.
Managementteam:het team gevormd door de gemeentesecretaris, de adjunct-secretaris en de gemeentecontroller, als adviserend lid.
Voorzitter:de voorzitter van het managementteam (= de gemeentesecretaris).
Taakgebiedhoofd:de ambtenaar die als zodanig door de gemeentesecretaris of de adjunct-gemeentesecretaris is benoemd en primair dagelijkse leiding aan het taakgebied geeft.
1. De ambtelijke organisatie draagt zorg voor de ondersteuning van de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken.2. De ambtelijke organisatie bestaat uit zeven taakgebieden, te weten:- Zorg en Samenleving (Z&S);- Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu (VROM);- Grond en Bedrijf (GEB);- Nieuwe Werken en Onderhoud (NWO); - Facilitaire Zaken (FZ);- Burger, Bestuur, Communicatie en Organisatie (BBCO);- Financiën (Fin).3. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.4. Er kan niet tot wijziging van de organisatiestructuur worden besloten dan nadat het personeel bij de voorbereiding daarvan is betrokken.5. Bij taakgebied overstijgende structuurwijzigingen wordt de inspraak van het personeel geregeld op basis van door burgemeester en wethouders te geven richtlijnen.
De adjunct-gemeentesecretaris en de gemeentecontroller worden benoemd en ontslagen door burgemeester en wethouders.1. Alle overige medewerkers worden op grond van een mandaatbesluit van burgemeester en wethouders, benoemd en ontslagen door de gemeentesecretaris of adjunct-secretaris.3. Tot het doen van een aanbeveling tot benoeming van de gemeentesecretaris, de aanbeveling tot benoeming van de taakgebiedhoofden en de benoeming van medewerkers van een taakgebied, wordt niet overgegaan dan nadat het personeel bij de selectie is betrokken.
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
De gemeentesecretaris is bevoegd de aan de gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.
De gemeentesecretaris is, gehoord het managementteam, eindeverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van het gemeentelijk apparaat, alsmede voor het management van de organisatie.
De gemeentesecretaris treedt op als voorzitter van het managementteam. In die hoedanigheid dient de gemeentesecretaris er naar te streven dat binnen het managementteam unanieme beslissingen worden genomen.
De gemeentesecretaris pleegt periodiek overleg met de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door een burgemeester en wethouders daartoe aangewezen ambtenaar.
De gemeentesecretaris adviseert zelf in geval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. Hiervan dient hij melding te doen bij het managementteam. Ingeval hij voornemens is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van het managementteam, zal hij dit in de vergadering van het managementteam ter discussie dienen te stellen.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waar burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis van heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.
Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en soortgelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening en niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad.
De gemeentesecretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
De gemeentesecretaris daagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.
De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.
De gemeentesecretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.
Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de gemeentesecretaris nadere regels stellen.
Tenzij bij afzonderlijk verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 5 en 6 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de bestuursorganen ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.
De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.
Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.
Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de gemeentesecretaris toestemming van burgemeester en wethouders.
Het dagelijks beheer en de leiding van de taakgebieden is opgedragen aan de taakgebiedhoofden.
Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de adjunct-gemeentesecretaris is het taakgebiedhoofd integraal verantwoordelijk voor de totstandkoming van de producten van zijn taakgebied. Tot zijn mede-verantwoordelijkheid behoort mede de inzet van de productiemiddelen personeel, informatie, organisatie, financiën en automatisering.Het taakgebiedhoofd draagt zorg voor het effectief en efficiënt voortbrengen van de producten van het taakgebied, zodanig dat de klantgerichtheid is gewaarborgd. Het taakgebied dient zodanig flexibel georganiseerd te zijn dat op veranderende behoeften kan worden ingespeeld.
De taakgebiedhoofden hebben binnen de door de burgemeesters en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid de zorg voor:- een effectieve leiding van de taakgebieden;- een kwalitatief goede en waar nodig integrale beleids- en besluitsvoorbereiding en –uitvoering alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;- een goede hantering en toepassing van vastgestelde processen, procedures en prioriteiten;- het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor en een goed kwaliteitspeil van het personeel;- optimale informatieoverdracht, zowel aan de medewerkers als aan de gemeentesecretaris cq de adjunct-gemeentesecretaris.- de budgetverantwoordelijkheid als houder van het taakgebiedbudget.
1. Het taakgebiedhoofd pleegt regelmatig overleg met de medewerkers van zijn taakgebied over:a. het te voeren beleid binnen het taakgebied;b. de voortgang van de werkzaamheden;c. alle overige zaken het taakgebied betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het bedrijfsvoeringoverleg;
2. Het taakgebiedhoofd draagt zorg voor werkoverleg binnen zijn taakgebied.
Het aan de taakgebiedhoofden opgedragen dagelijks beheer van het taakgebied omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van het taakgebied en de individuele medewerkers.
Tot het dagelijks beheer van een taakgebied wordt eveneens gerekend het realiseren van de meet het managementteam overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.
Overeenkomstig het vorige artikel komt het managementteam met de taakgebiedhoofden overeen dat ieder taakgebiedhoofd als basis voor de gemeentebegroting en de meerjarenbegroting jaarlijks zorg draagt voor de voor zijn eigen taakgebied op te stellen begroting, inhoudende het werkplan en budget van het taakgebied.
Indien tussen het managementteam en een taakgebiedhoofd geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 14, tweede lid en het vorige lid, stelt het managementteam deze aangelegenheden eenzijdig vast.
1. Het managementteam is samengesteld uit:- de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;- de adjunct-gemeentesecretaris;- de gemeentecontroller, als adviserend lid.2. Het managementteam kan besluiten niet-leden uit te nodigen de vergadering bij te wonen.3. Vervanging van een lid van het managementteam wordt opgevangen door de overige leden van het managementteam.
Het managementteam heeft tot doel om binnen het door burgemeester en wethouders gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris, de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken op elkaar af te stemmen en te bewaken.
De activiteiten van het managementteam zijn gericht op het bevorderen van:- de effectiviteit van het beleid en de doelmatigheid van het beheer en van de administratie;- een effectieve samenwerking tussen de verschillende taakgebieden met als uitgangspunt dat de organisatie als eenheid dient te worden gezien ten behoeve van de bestuursorganen;- een tijdige, kwalitatief goede en waar nodig integrale beleidsvoorbereiding, -advisering en –uitvoering ten behoeve van de bestuursorganen;- een doeltreffende coördinatie tussen en het bewerkstelligen van de noodzakelijke samenhang in de werkzaamheden van enerzijds de bestuursorganen en anderzijds het ambtelijk apparaat;- een gerichte informatieoverdracht tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat;- een optimale dienstverlening aan de individuele en georganiseerde burger.
Het managementteam dient de in het vorige artikel omschreven doelstellingen te bereiken door binnen het door burgemeester en wethouders gevoerde en te voeren beleid de volgende zaken ter hand te nemen:- het managementteam bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt de activiteiten van de verschillende taakgebieden op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor interdisciplinaire (projectsgewijze) aanpak over taakgebieden heen, worden nadrukkelijke afspraken gemaakt;- het managementteam draagt er zorg voor dat de processen van projecten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten, kwaliteit en presentatie en rapporteert aan de bestuursorganen over de voortgang van de projecten;- het managementteam voordineert een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding, -uitvoering en -evaluatie en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het doen opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe;- het managementteam ontwikkelt mede een samenhangend middelenbeleid (personeel, informatie, organisatie en financiën) en ziet toe op de uitvoering daarvan;- het managementteam adviseert burgemeester en wethouders over aangelegenheden van algemene aard het gehele ambtelijke apparaat betreffende, voorzover de bevoegdheden daartoe niet tot één van de taakgebieden kunnen worden gerekend;- het managementteam bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van delegatie en mandaat binnen de organisatie.
Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taakstelling te kunnen vervullen, één en ander binnen het door burgemeester en wethouders vastgestelde beleid.
Het managementteam komt in principe wekelijks bijeen en verder zo vaak als de voorzitter dit nodig acht of als tenminste twee leden daarom verzoeken.
Het managementteam vergadert pas als tenminste twee leden aanwezig zijn.
Het managementteam neemt geen besluit als niet tenminste twee leden aanwezig zijn.
Indien in het managementteam geen overeenstemming wordt bereikt over de coördinatie en de voortgang van de beleidsvoorbereiding of uitvoering van een zaak, kan de voorzitter ten aanzien daarvan nadere aanwijzingen geven.
De leden van het managementteam verstrekken elkaar gevraagd en ongevraagd alle gegeven met betrekking tot het functioneren van de ambtelijke organisatie welke van belang kunnen zijn voor de realisering van doelstelling en taakstelling.
Van de vergaderingen van het managementteam worden besluitenlijsten c.q. afsprakenlijsten gemaakt die tenminste worden toegezonden aan:- de voorzitter en de leden van het managementteam;- burgemeester en wethouders;- de taakgebiedhoofden.
De taakgebiedhoofden geven de medewerkers van de taakgebieden gelegenheid, kennis te nemen van de besluitenlijsten c.q. afsprakenlijsten van het managementteam.
De voorzitter vertegenwoordigt het managementteam naar de bestuursorganen,
Uitgaande stukken van het managementteam worden ondertekend door de voorzitter.
Tenminste twee maal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen die een beleidsrelevantie op langere termijn hebben, aan de orde.
Indien in deze besprekingen beslissingen worden genomen, worden deze in een verslag vastgesteld.
Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het taakgebied tot wiens tekenpakket de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.
Indien een zaak zich over het terrein van meer dan één taakgebied uitstrekt, wijst het managementteam zonodig een taakgebied aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.
Indien een zaak een ander taakgebied raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste taakgebied aanvullend advies aan dat andere taakgebied.
Het taakgebied dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste taakgebied, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het taakgebied dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.
Een taakgebied kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen. De gemeentesecretaris of adjunct-gemeentesecretaris wordt door het taakgebiedhoofd hiervan tijdig op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.
Bij blijven verschil van inzicht voegt het taakgebied- dat primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de taakgebieden, voegt de gemeentesecretaris of de adjunct-gemeentesecretaris zijn standpunt toe aan het advies.
De taakgebieden kunnen, ieder voor hun taakgebied, ambtenaren aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtsreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke lid van burgemeester en wethouders. Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van de taakgebiedhoofden. Omtrent de inhoud van het overleg stellen zij hem op de hoogte.
Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.
Mandatering vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken ambtenaar en van diens taakgebiedhoofd. De gemandateerde bevoegdheid wordt met inachtneming van de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris of de adjunct-gemeentesecretaris uit naam en onder verantwoordelijkheid van de burgemeester en wethouders uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.
Burgemeester en wethouders verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.
Periodiek legt het managementteam aan burgemeester en wethouders verantwoording af over het door hen gevoerde dagelijks beheer.
Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in artikel 19, worden in ieder geval gerekend:- het personeelsbeleid;- het financiële beleid;- het organisatiebeleid;- het informatiebeleid;- het automatiseringsbeleid;- het inkoopbeleid;- het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat
De taakgebieden Burger. Bestuur, Communicatie en Organisatie, Facilitaire Zaken en Financiën zijn in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Burgemeester en wethouders stellen andere regels vast omtrent de voorbereiding van dit beleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de adjunct-gemeentesecretaris en de gemeentesecretaris inzake de uitvoering ervan.
Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in een afzonderlijke verordening in elk geval de navolgende aangelegenheden geregeld:a. de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeentecontroller-, de administrateur, de beheerder gemeentefinanciën en kashouders en de deurwaarder;b. de interne administratie-organisatorische voorschriften;c. het beheer van de geldmiddelen;d. het betalingsverkeer;e. de gemeentebegroting en –rekening;f. de budget- en kredietbewaking;g. de controle op de financiële administratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen.
Burgemeester en wethouders geven ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordening nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken.
Minimaal eenmaal per jaar brengt de voorzitter van het managementteam aan burgemeester en wethouders een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.
Burgemeester en wethouders brengen het in het eerste lid bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezegd van het door hen daarover ingenomen standpunt.
De in het eerste lid bedoelde rapporten en het standpunt van burgemeester en wethouders als bedoel in het tweede lid vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van besprekingen in de commissie voor georganiseerd overleg.
Voor zover dit nodig is, kunnen door burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen organisatorische eenheden of delen daarvan, afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
Voor zover in enige verordening de benoeming van ambtenaren in een bepaalde functie is opgedragen aan de raad en daarvan in deze verordening wordt afgeweken, vindt benoeming van ambtenaren in functies plaats overeenkomstig het bepaalde in deze verordening.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2002.
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘’Organisatieverordening Oostflakkee’’.