| Overheidsorganisatie | Gemeente Menterwolde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail en internetgebruik Menterwolde 2008 |
| Citeertitel | Privacyreglement e-mail en internetgebruik Menterwolde 2008 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-03-2009 | nieuwe regeling | 10-02-2009 | Privacyreglement e-mail en internetgebruik Menterwolde 2008 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Menterwolde;
gelet op:
- het feit dat de gemeente aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail- eninternetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;- de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- eninternetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het vastleggen en monitoren van ditgebruik;- het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;- de instemming met het privacyreglement door de ondernemingsraad;
BESLUITEN:
vast te stellen:
PRIVACYREGLEMENT E-MAIL EN INTERNETGEBRUIK MENTERWOLDE 2008
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:1. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens.2. College bescherming persoonsgegevens: het College als bedoeld in artikel 51 Wbp.3. Gemeente: de gemeente Menterwolde;4. Betrokkene: gebruiker van de elektronische communicatiemiddelen op wie eenpersoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als:a medewerker in dienst van de gemeente;b persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeenteverricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.5. E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikkinggestelde e-mailfaciliteiten.6. Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikkinggestelde internetfaciliteiten.7. Elektronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten.8. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbarenatuurlijke persoon in de zin van de Wbp.9. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen metbetrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekkendoor middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm vanterbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede hetafschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.10. Bestand: elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens,ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneelof geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is enbetrekking heeft op verschillende personen.11. Verantwoordelijke: het College van B en W, zijnde het bestuursorgaan dat het doel vanen de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.12. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen:een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving ofeen inbreuk op een recht.
1 Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzakehetgebruik van elektronische communicatiemiddelen.
2 Dit privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die(betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan inambtelijk dienstverband.
1 De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronischecommunicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:* het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronischecommunicatiemiddelen;* het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronischecommunicatiemiddelen.
2 De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruikvan de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zobeperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doelwaarvoor deze wordt aangewend.
1 Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdatpersoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist ennauwkeurig zijn.
2 Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelenten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vormvan onrechtmatige verwerking.
3 Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen diebelast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, opgrond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van depersoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijkvoorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededelingvoortvloeit.
1 Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor hetuitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.
2 Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenenis toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en ditgebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van deaan hen door de gemeente opgedragen taken.
3 Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven teversturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende,seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenminis het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software teverzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met desysteembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijsmoet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
4 Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewustinternetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee tedoen in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zondervoorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvanbetrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
5 Zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder(s) is het betrokkenen niettoegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle ofvrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen.
6 Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die alsemailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde envijfde lid, van overeenkomstige toepassing.
7 Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen denodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeentewaarborgen.
De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter voorkoming vanonrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.
1 Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door degemeente ingezette sofware.
2 De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleindenvan de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:* voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronischecommunicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;* voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van deelektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronischecommunicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Ditgeschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan welmisbruik van de elektronische communicatiemiddelen.
1 In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgendepersoonsgegevens opgenomen:a gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de betrokkene;b naam en/of codering van de sector, afdeling waaronder de betrokkene valt;c gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan debetrokkene, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;d gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van detoegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en hettijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door debetrokkene;e gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkenebezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) dewebpagina's; de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan welontvangen e-mailberichten.
2 Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruikvan de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door deverantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van ditartikel bedoelde, gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld inartikel 10.
1 De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal zes maandenbewaard. Gegevens die ouder zijn dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzijer een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van deelektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevensuit die betreffende maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek eneventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een naderonderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden degegevens verwijderd.
2 Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld inartikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meerverstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.Artikel 10. Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrektDe vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:de gemeentesecretaris c.q. de afdelingshoofden om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruikvan de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan slechts de gegevens alsbedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoonherleidbare vorm;de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan welmisbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens alsbedoeld in artikel 8, eerste lid;degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven)aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronischecommunicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.
Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaftvan de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtigbelang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere danschriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffendepersoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, teverwijderen of afte schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleindenvan de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met eenwettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweedelid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering ismet redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeenteresulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van degemeente.Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde)werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulterenin maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over(een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van ditprivacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.
1 Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degenen die, directof indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.
2 Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement e-mail en internetgebruikMenterwolde 2008.
3 Dit privacyreglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.
4 Op de dag van inwerkingtreding vervalt het bij besluit van 27 mei 2003 vastgesteldePrivacyreglement e-mail en internetgebruik.
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevensde op 1 september 2001 in werking getreden Wbp van toepassing zijn.
Muntendam, 10 februari 2009
Burgemeester en wethouders van Menterwolde,
de burgemeester, de secretaris,
E.A. van Zuijlen K. Nieland