| Overheidsorganisatie | Gemeente Menterwolde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Menterwolde 2008 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand Menterwolde 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-10-2008 | 01-01-2018 | n.v.t. | 09-10-2008 | Verordening op de ambtelijke bijstand Menterwolde 2008 |
No.: 10/7.
De raad van de gemeente Menterwolde;
Gelezen het voorstel van de Commissie Griffiersaangelegenheden;
Gelet op artikel 33, derde lid,van de Gemeentewet;
B E S L U I T :
Vast te stellen:
DE VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND GEMEENTE MENTERWOLDE 2008
1 Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:a. feitelijke informatie van geringe omvang;b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2 Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder heteerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretarisbeslist.
3 Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen vanvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
4 De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of de plaatsvervangendgriffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of de plaatsvervangend griffier kanworden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen,die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamhedenvan de raad;b. dit in strijd is met het belang van de gemeente.
2 De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit metredenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan degriffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeesterbeslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
1 Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of degriffier hiervan mededeling aan de secretaris.
2 Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossingleggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijkover de zaak.
Elk raadslid heeft per jaar recht op een redelijk aantal uren ambtelijke bijstand als bedoeld inartikel 1, derde lid.
Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijkebijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokkenraadslid.
1 Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand Menterwolde2008.
2 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de dag van de openbare bekendmakingvan het besluit tot vaststelling van de verordening.
Muntendam, 9 oktober 2008
De raad voornoemd,
De voorzitter, De griffier,
(E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit)
Gepubliceerd op 15 oktober 2008
AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wetdualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individueleraadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen (fracties inde gemeenteraad) bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. Zij wensen hier echtergeen gebruik van te maken. Deze verordening beperkt zich dan ook tot de ambtelijke bijstand.De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel.Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van degriffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden,wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rolvan schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaatof dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnenspelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak alsbruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualismeen lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van deambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor deraad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dateen in het kader van een verzoek om ambtelijke bijstand te geven of gegeven advies geheim moetworden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamhedenvoor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek omambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelendambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhoudingbetreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijkeregels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuurbepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijkeorganisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretarishet college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zouzijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijkingmet de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebiedvan het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie danook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijkeorganisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijkeondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individueleraadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand.Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen vanhulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijkgeval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie toteen oplossing dient te worden gebracht.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstandaan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard,dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen metde griffier of met de behandelend ambtenaar. Het begrip document wordt hier overigens gebruiktin de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaarin de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt eenregeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerktin het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordeningop de raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituutgriffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijnbeslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdatde griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris, zonodig, de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van positiesleidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrentambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoorvaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamhedenvoor een verzoek. Zo nodig ziet de griffier er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren enmedewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van dereguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus nietgriffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenarenin de zin van de Ambtenarenwet zijn.Wanneer de griffier niet kan voldoen aan verzoeken om bijstand door een of meerdere raadsleden,kan de griffier een beroep doen op de gemeentesecretaris om één of meerdere ambtenaren aan tewijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eersteinstantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Inartikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstandis voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert metde secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad viade gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel180 Gemeentewet).
Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek omhulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeesteris daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezeninstantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5Door aan ieder raadslid recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toete kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Dezeverordening kiest voor een begrenzing binnen redelijkheid. Het biedt de ambtelijke organisatiede mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzinggeldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel aen b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.In het VNG-model voor de ambtelijke bijstand zijn meerdere alternatieven voor dit artikel aangegeven.Deze alternatieven gaan uit van een in meer of mindere mate bijhouden van aantal urenverleende bijstand en registratie daarvan inclusief bijvoorbeeld welke ambtenaar de bijstand heeftverleend en de hoeveelheid uren die daarmee gepaard zijn gegaan.Wij hebben ons in deze verordening beperkt tot het noemen van bijstand binnen redelijkheid. Dereden om dat zo te doen is dat de bijstand die van het ambtelijk apparaat wordt gevraagd relatiefbeperkt is en dat verdere regulering met registratie e.d. alleen maar leidt tot onnodige extra administratievelasten voor het gemeentelijk apparaat.
Artikel 6In VNG-model is artikel 6 opgenomen waarin wordt aangegeven dat het van belang is dat debetrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door de binnenzijn portefeuille functionerende ambtenaren. Wij hebben dit artikel niet overgenomen. Reguleringlijkt ons niet nodig. In de gevallen dat een substantieel beroep op de ambtelijke capaciteitwordt gedaan lijkt het ons logisch dat de gemeentesecretaris hiervan melding doet aan de portefeuillehouderen/of het college waarna eventuele stappen tot stop zetten of vermindering vanambtelijke inzet in gang kunnen worden gezet. Vanwege het vervallen van artikel 6 uit het VNGmodel,hebben we in dit voorstel artikel 7 vernummerd tot artikel 6.Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaarbij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit iseen gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheidwordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat de inhoud van de verleende bijstandgeheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder drukwordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is bepaald datcollegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelendambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling vaneen verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijkeorganisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijntaak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheidom de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 7Dit artikel behoeft geen toelichting.