Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Menterwolde

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

a. wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b. verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 26 februari 2009;

c. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

d. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

f. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

g. binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

• 1 Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d. 

• 2 Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is Oost-Groningen Digitaal (OGD) degene als bedoeld in artikel 1 onder e. 

• 3 De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke organisaties;

  b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

  c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. 

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikel 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. 

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

• 1 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

  a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Publiekszaken;

  b. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

  c. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 vand e wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

• 2 De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 

• 3 Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. 

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 vand e wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. 

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

• 1 Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. 

• 2 De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd. 

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. 

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikel 98 en 99 van de wet, aan de Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daartoe niet onevenredig wordt geschaad. 

Artikel 9 Terugmeldplicht

• 1 Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 

• 2 In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. 

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan. 

Artikel 11 Slotbepaling

• 1 Dit reglement wordt aangehaald als "GBA privacyreglement gemeente Menterwolde".

• 2 Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt. 

• 3 Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.