| Overheidsorganisatie | Gemeente Menterwolde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2014 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-02-2015 | 01-01-2018 | gewijzigde regeling | 26-06-2014 | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2014 | |
| 01-10-2009 | 09-06-2011 | nieuwe regeling | 10-09-2009 | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2009 |
No: 8/6
De raad van de gemeente Menterwolde;
gelezen het voorstel van de raadsvoorzitter;
gelet op het bepaalde in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;
B E S L U I T :
vast te stellen het:
REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE RAADSCOMMISSIE MENTERWOLDE 2014
In deze verordening wordt verstaan onder:
1. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
2. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
3. (commissie)lid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
4. (commissie)voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
5. raad: de gemeenteraad van de gemeente Menterwolde;
6. vergadering: vergadering van de raadscommissie;
7. burger met spreekrecht: inwoners van de gemeente Menterwolde die ten minste 16 jaar oud zijn en overige belangstellenden;
8. belanghebbenden: personen dan wel organisaties die een direct belang hebben bij een zaak die aan de orde is in de vergadering;
9. agendacommissie: een orgaan als bedoeld in artikel 3 van “Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Menterwolde 2014”,
10. fractie: de leden van de raad, die door het centraal stembureau op de zelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, dan wel één of meer leden van een fractie die als zelfstandige fractie gaan optreden.
1. De raad stelt een raadscommissie in.
2. De raadscommissie bespreekt en adviseert over alle onderwerpen die de raadscommissie daartoe van belang acht.
De raadscommissie heeft de volgende taken:
1. het dienen als informatieplatform voor de raad, waar meningen en informatie kunnen worden uitgewisseld.
2. het dienen als een commissie ter voorbereiding op de besluitvorming in de raad.
3. het uitbrengen van advies aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben: a. beleidsinhoudelijke voorstellen worden voor agendering ter besluitvorming in de gemeenteraad besproken in de raadscommissie; b. in de commissie worden beeldvormende en oordeelsvormende vragen gesteld; c. de commissie kan besluiten dat een voorstel nog niet raadsrijp is en kan het college verzoeken het voorstel pas na aanpassing aan de raad voor te leggen;
4. het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder 3.
1. Een raadscommissie bestaat uit alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen c.q. fracties van de gemeente Menterwolde, overeenkomstig het aantal raadsleden.
2. De raadscommissie heeft een toegevoegde voorzitter c.q. plaatsvervangend voorzitter; de voorzitter is geen lid van de raadscommissie.
3. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
4. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn.
5. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Deze commissieleden hebben daarnaast tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie gestaan.
6. De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie. Het plaatsvervangende lid voldoet aan de in het vierde en het vijfde lid genoemde vereisten.
7. Bij hun aantreden ontvangen commissieleden niet zijnde raadsleden de gedragscode zoals genoemd in artikel 15, derde lid van de Gemeentewet.
8. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.
9. De voorzitter is belast met: 1. Het technisch leiden van de vergadering; 2. het handhaven van de orde; 3. het doen naleven van deze verordening; 4. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
10. De voorzitter kan zelf, of op verzoek van een lid van de commissie, ambtenaren van de gemeente en personen die niet in dienst zijn van de gemeente, uitnodigen om informatie en/of een toelichting te geven in de vergadering.
1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vijfde lid, gestelde eisen.
3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4. De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger van zijn taak ontheffen.
5. Een commissielid en de commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met in achtneming van artikel 4.
7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
1. De griffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de raad aangewezen vervanger. De griffier is daarbij aanwezig als de eerste adviseur.
2. De griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Paragraaf 1. Voorbereidingen
1. In de regel vindt de vergadering van de raadscommissie plaats op een donderdagavond, aanvang 20.00 uur en wordt gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis in Muntendam.
2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
3. Voordat een oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de agenda van de vergadering voorlopig vast.
4. De voorzitter zorgt ervoor dat tenminste 10 werkdagen voor de vergadering de leden een mailbericht ontvangen met de mededeling dat de agenda met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering is geplaatst op de openbare website van de gemeente; de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden digitaal beschikbaar gesteld.
5. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een mailbericht aan de leden gezonden. De aangepaste agenda wordt op de website gepubliceerd. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.
1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.
2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
3. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van het mailbericht op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2. Het origineel van een ter inzage liggend stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
3. Agenda’s en stukken ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.
4. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en derde lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
1 Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het in de gemeente te verspreiden huis-aan-huisblad, De Tussenklappen, en door plaatsing op de website van de gemeente.
2 De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijdstip en plaats van de vergadering; b. de wijze waarop en de plaats waar de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kunnen worden ingezien; de mogelijkheid tot het uitoefenen van spreekrecht als bedoeld in artikel 17.
Paragraaf 2. Ter vergadering
1 DDe voorzitter, de leden van de commissie, de griffier, de secretaris en de wethouder die het onderwerp dat ter bespreking aan de orde is in portefeuille heeft, hebben een vaste zitplaats. De zitplaatsen worden door de raadsvoorzitter bij aanvang van iedere nieu¬we zittingsperiode van de gemeenteraad aangewezen.
2 De voorzitter maakt ten behoeve van de digitale verslaglegging melding van de afwezige leden en eventuele vervangers.
3 De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
5 De griffier of diens vervanger is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.
1 .Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.
2 Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter, een kwartier na het verstrijken van het aanvangstijdstip, na vermelding van de namen van de aanwezige leden, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3 Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
1 De digitale verslaglegging van de commissievergadering wordt onder de verantwoordelijkheid van de griffier verzorgd. Dit digitale verslag komt via de website van de gemeente ter beschikking voorzover geen sprake is van een besloten vergadering.
2 De griffier houdt de in de vergadering door de leden van het college van burgemeester en wethouders en of externen gedane toezeggingen bij in een toezeggingenlijst.
1 Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. De voorzitter vat daartoe de beraadslagingen kort samen. Bij meerderheid kan de commissie adviseren dat een voorstel nog niet raadsrijp is en kan het college verzoeken het voorstel pas na aanpassing aan de raad voor te leggen.
1 In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
1 Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2 Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3 Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel, tenzij de voorzitter dit bij interruptie toestaat.
4 Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
1. Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. a. Op verzoek van de voorzitter kunnen aanwezige ambtenaren vakinhoudelijke informatie en technische uitleg verstrekken. b. De commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie, de burgemeester, de wethouder, de secretaris en de griffier deelnemen aan de beraadslaging. Het gaat hierbij om vertegenwoordigers van aan de gemeente gelieerde instellingen voortvloeiend uit wettelijke regelingen en om deskundigen of adviseurs.
2. De agendacommissie doet voorstellen ten aanzien van door de commissie uit te nodigen personen of instellingen, anders dan ambtenaren, en draagt zorg voor de verzending aan hen van een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering.
1 Na de opening van de vergadering en bij elk agendapunt kunnen burgers op de publieke tribune het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.
2 Degenen, die van het spreekrecht gebruik wil maken, wordt geadviseerd dit van te voren schriftelijk dan wel telefonisch te melden aan de griffier.
3 Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
4 De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volg¬orde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5 De burger heeft bij elk agendapunt twee keer de gelegenheid het woord te voeren. De eerste keer direct bij het begin van de behandeling van het agendapunt, de tweede keer, als de voorzitter dat nodig vindt, in ieder geval nadat de commissieleden in eerste instantie aan het woord zijn geweest. In uitzonderingsgevallen, als de voorzitter dat nodig vindt kunnen nog meer termijnen worden toegestaan.
6 De spreker voert het woord uitsluitend over het in behandeling zijnde agendapunt, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
7 Elke spreker voert hoogstens vijf minuten het woord en stopt met spreken, zodra de voor¬zitter hem op het verstrijken van zijn spreektijd wijst. In bijzondere gevallen, als de com¬missie dat nodig vindt, kan een langere termijn worden toegestaan.
8 8. De voorzitter is be¬voegd in gevallen, waarvan hij van mening is, dat de goede gang van zaken verstoord wordt, de spreektijd te bekorten.
9 Als daarvoor aanleiding is, kan de voorzitter of, op zijn verzoek, een lid van de commissie reageren op hetgeen door de spreker is gezegd. In dat geval kan de spreker in tweede in¬stantie het woord voeren, echter niet langer dan drie minuten. In uitzonderingsgevallen, als de voorzitter dat nodig vindt, kunnen nog meer termijnen worden toegestaan.
10 Als een spreker beledigende woorden of gebaren, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen en het recht van spreken ontzegd.
11 Het spreekrecht dient zich te beperken tot een relevante bijdrage, dit ter beoordeling van de voorzitter.
12 Een spreker die bij herhaling de orde, dan wel de geregelde gang van zaken verstoord kan het recht van spreken worden ontzegd voor ten minste drie aansluitende vergaderingen, dit ter beoordeling van de meerderheid van de commissie.
1 De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
2 Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
3 Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4 Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
1 Van besloten commissievergaderingen worden schriftelijke verslagen opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.
2 De verslagen moeten inhouden: a. De namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig en van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren. b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aan¬wezigen die het woord voerden; d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25 spreekrecht is toegekend.
3 De verslagen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.
4 Deze verslagen worden binnen één maand na de ter inzage legging geacht ongewijzigd te zijn vastgesteld, tenzij (tenminste) een lid van de raadscommissie vaststelling van deze verslagen verlangt in een besloten vergadering, welke vergadering dan zo spoedig mogelijk gehouden wordt.
5 Indien het verslag een maand na ter inzage legging vastgesteld wordt, dan is het verslag vastgesteld als zijnde niet openbaar. De commissie kan te allen tijde besluiten tot openbaarmaking van deze verslagen.
6 De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
1 Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2 Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3 De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4 Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
1 Indien de voorzitter dit voor een goed verloop van de vergadering van belang acht, is hij bevoegd om personen die van een openbare commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, aanwijzingen te geven.
Het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2011” wordt ingetrokken. Dit reglement is vastgesteld bij raadsbesluit van 26 mei 2011 nr. 9/5
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de raadscommissie Menterwolde 2014.
Muntendam, 26 juni 2014.
De raad voornoemd:
De voorzitter, De griffier,
(E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit)
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. Dit reglement heeft betrekking op de raadscommissie Menterwolde.
Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Voor de invulling van de term ‘belanghebbende’ wordt ook verwezen naar artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht. De tekst is:
Artikel 1:2
Onder belanghebbende wordt verstaan: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken.
Ten aanzien van bestuursorganen worden de hun toevertrouwde belangen als hun belangen beschouwd.
Ten aanzien van rechtspersonen worden als hun belangen mede beschouwd de algemene en collectieve belangen die zij krachtens hun doelstellingen en blijkens hun feitelijke werkzaamheden in het bijzonder behartigen.
In dit reglement van orde wordt onder een organisatie zowel een rechtspersoon als een informele groepering verstaan. Een informele groepering kan bijvoorbeeld zijn een groep bewoners.
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
In Menterwolde is er voor gekozen het politieke debat plaats te laten vinden in de raad.
Als gekeken wordt naar het BOB-model voor besluitvorming waarin het proces wordt uiteengerafeld in drie delen, namelijk Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming, In het algemeen zal de besluitvorming door de raad worden aangevlogen via het eenvoudige BOB model. Voor zeer uitgebreide besluiten kan gekozen worden voor de uitgebreide procedure.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Beleidsinhoudelijke stukken die op de raadsagenda worden geagendeerd moeten eerst besproken zijn in de raadscommissie De rol van de commissie blijft nog steeds een commissie ter voorbereiding op de besluitvorming door de raad. In de commissie wordt echter tevens bepaald of een stuk wel of niet raadsrijp is. De commissie kan het college verzoeken om een stuk aan te passen en in gewijzigde vorm wederom te laten agenderen in de commissie.
Pas als de commissie het stuk raadsrijp acht kan de agendacommissie het stuk agenderen voor de raadsvergadering.
In de commissie wordt geen politiek bedreven. Dat is exclusief voorbehouden aan de behandeling in de raadsvergadering (ter bewaking aan de voorzitter van de commissie). In de commissie worden beeldvormende en oordeelsvormende vragen gesteld door en aan de commissieleden onderling of aan het college.
De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie in samen spraak met de agendacommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming en taken commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een maximum aantal leden per fractie[naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad].
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het vijfde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het vijfde lid).
Uit het vierde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Deze commissieleden (“burgerleden”) moeten tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie gestaan hebben.
Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.
Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Dit onderzoek kan worden uitgevoerd door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat dan vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
In Menterwolde is bij raadsbesluit van 26 april 2012 in de gedragcode bestuurlijke integriteit geregeld dat de niet raadsleden (“burgerleden”) in handen van de burgermeester de eed/belofte afleggen en een integriteitverklaring tekenen. De griffier en de burgemeester beleggen daartoe een bijeenkomst voordat een (plaatsvervangend) commissielid daadwerkelijk deelneemt aan een vergadering. De te onderzoeken vereisten inclusief de nevenfuncties worden in deze bijeenkomst meegenomen.
Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het zesde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor hen gelden dezelfde eisen als voor commissieleden.
Het voorzitterschap van een commissie conform artikel 82 gemeentewet wordt in Menterwolde altijd bekleed door een raadslid. Het is een principiële vraag of de (plv.) voorzitter van een commissie lid moet zijn van de commissie of dat er ook sprake kan zijn van een toegevoegd technisch voorzitter (die dus wel lid is van de raad, maar niet van de betrokken raadscommissie). De voorzitter heeft dan slechts één rol, namelijk het technisch voorzitten, en vertegenwoordigt niet zijn of haar fractie in de beraadslagingen. In Menterwolde is gekozen voor een toegevoegde technische voorzitter. Elke fractie blijft in de commissie met hetzelfde aantal zetels vertegenwoordigd als in de raadsvergaderingen.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vijfde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Voorbereidingen
Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda
Het vierde lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
Het vierde lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 86, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 9, vierde lid).
Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurd door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in artikel 3 van “Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Menterwolde 2014”.
Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in lid 4 van artikel 7.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Naast de fysieke ter inzage legging op het stadhuis, worden de stukken op elektronische wijze aangeboden.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.
Artikel 10. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. In Menterwolde is hiervan sprake bij publicatie in De Tussenklappen.
Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.
Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 11. Zitplaatsen en presentielijst
Het is praktisch om een procedure op te nemen ten aanzien van de zitplaatsen.
De presentielijst is van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 12. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is kan worden vergaderd.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 14. Advies; geen stemmingen
Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden
genomen.
Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheids-standpunten, wordt de commissievergadering digitaal gearchiveerd. De standpunten van alle fracties en individuele leden zijn hierdoor ook achteraf nog terug te halen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt. Het is aan de raadsfracties hoe in de besluitvorming de standpunten van de commissieleden een plaats krijgen.
Artikel 15. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden.
Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
Artikel 17. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Burgers kunnen in Menterwolde inspreken tijdens de raadsvergadering en de commissievergadering.
Tijdens de commissievergaderingen zijn mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur,
De commissie heeft tot doel informatie te verzamelen (beeldvorming en oordeelsvorming). Insprekers kunnen een bron van informatie zijn die de toekomstige besluitvorming in de raad ten goede komt.
Er is in tegenstelling tot de vergadering in de raad geen maximale termijn afgesproken waarbinnen alle burgers gezamenlijk kunnen spreken. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie.
In het derde lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. In het zevende lid is ervoor gekozen om een burger twee maal het woord te geven.
De burgers die wensen in te spreken wordt gevraagd zich voor de vergadering melden bij de griffier. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot. De voorzitter zal bij het vaststellen van de agenda vragen of er nog aanwezigen gebruik willen maken van het spreekrecht. Dit is het laatste moment waarop een burger zich kan verzekeren van het recht tot spreken.
Burgers die hebben ingesproken hebben de mogelijkheid hun inspraaktekst aan de griffier te overhandigen. Deze zorgt er voor dat de tekst in bezit komt van de leden van de gemeenteraad.
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan. In veel gemeenten, zo ook Menterwolde, is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.
Artikel 18. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 19. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie.
Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde.
De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.
Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 21. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de (commissie)griffier.
Artikel 22. Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheim-houdingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie op grond van artikel 86 Gemeentewet ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (Analoge artikelen staat er in de gemeentewet voor raad en college, te weten artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 23. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.
Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.