| Overheidsorganisatie | Waterschap Regge en Dinkel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002 |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Geen
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-02-2014 | 01-01-2014 | 01-01-2014 | intrekking | 02-01-2014 Waterschapsblad, 2014, 1022 | WVS - 25 |
| 08-12-2002 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 14-11-2002 Twentsche Courant Tubantia, 30-11-2002 | .07.353.221 |
Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: waterschapsorganen:
de archiefbewaarplaats:
beheerder:
beheerseenheid:
informatiesysteem:
de Archiefwet 1995;
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;
de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het waterschapshuis, ruimten nrs. 1.16 en 1.01 aan de Kooikersweg 1 te Almelo.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van een beheerder.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op een zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voor de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van een ruimte waarin deze ter beschikking worden gesteld.
De secretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag volgend op die van haar bekendmaking.
Deze verordening wordt aangeduid als Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002.
Met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening, wordt de Archiefverordening vastgesteld door het algemeen bestuur van het waterschap Regge en Dinkel d.d. 21 februari 1974, ingetrokken.
Almelo, 14 november 2002.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het algemeen bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 111 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de waterschapssecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle waterschappen aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichting seis en de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer waterschap Regge en inkeI.
Artikel 6
Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt kan het eerste lid van artikel 6 vervallen, waarbij het tweede lid als enige overblijft.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, achten wij dit onjuist. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook. profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening waterschap Regge en DinkeI.
Artikel 9
De wet draagt de secretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 14
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor de raadpleging en het gebruik van een ruimte hiervoor.