| Overheidsorganisatie | Gemeente Anna Paulowna |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Anna Paulowna |
| Citeertitel | Beheerregeling GBA gemeente Anna Paulowna |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Anna Paulowna, vastgesteld bij raadsbesluit van 18 december 2003.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14. lid 1
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-07-2008 | 18-10-2012 | Nieuwe regeling | 25-03-2008 CTR/Polderbode, 23-07-2008 | 2008.046 |
Burgemeester en wethouders van de Gemeente Anna Paulowna,Gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 [1] van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;besluiten vast te stellen de navolgende Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Deze regeling verstaat onder:
a. wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);b. de verantwoordelijke: degene die verantwoordelijk is voor de basisadministratie, zijnde burgemeester en wethouders;c. de beheerder: de functionaris die onder toezicht van de verantwoordelijke, zijnde burgermeester en wethouders, is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;d. informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingsprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;e. kwaliteitsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;f. applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;g. privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening;h. gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;i. toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden;j. procedure: de voorgeschreven wijze waarop meerdere activiteiten moeten worden uitgevoerd;k. kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;l. persoonslijst: verzameling van gegevenselementen verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene;m. periodieke gegevensverstrekking: de verstrekking op basis van een besluit van de Minister, waarmee op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA-netwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium persoonsgegevens worden verstrekt;n. brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet, gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst;o. netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen gemnetlijn;p. actualisering: vernieuwing van gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten middels een voorgeschreven procedure;q. categorie: een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst onder een bepaald onderwerp: persoon, vader, moeder, verblijfplaats etc.;u. foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;v. verschillenlijst: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van mogelijke foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie van Anna Paulowna bevinden;w. handleiding: gebruikershandleiding van het GBA-toepassingssysteem;x. autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;y. uitwijkregeling: regeling die voorziet in mogelijkheden om kritische bedrijfsprocessen buiten het gemeentehuis voort te zetten, ingeval de voorzieningen in het gemeentehuis niet bruikbaar zijn; z. reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten dat is gericht op het operationeel krijgen van een kritisch bedrijfsproces in een andere locatie dan het gemeentehuis;aa. back-up: kopie van gegevensbestanden, opgeslagen op een ander medium dan de originele gegevensbestanden;bb. medewerkers: alle medewerkers van de sectie Publiekszaken en de medewerkers die gebruik maken van het GBA-toepassingssyteem binnen de gemeente Anna Paulowna.
In het kader van een adequaat beheer van de GBA heeft het college de beheertaken neergelegd bij de sectie Publiekszaken en de sectie Interne Zaken/I&A. 1. Het Sectorhoofd Inwonerszaken, verantwoordelijk voor de sectie Publiekszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder.2. Het sectorhoofd Inwonerszaken kan deze beheertaken geheel of gedeeltelijk opdragen aan één of meer ondergeschikte ambtenaren.
De sectie Publiekszaken is verantwoordelijk voor:a. taakverdeling en verantwoordelijkheidsverdeling op de sectie Publiekszakenb. procedures inzake de bijhouding van de GBAc. procedures inzake de controle op de GBAd. procedures inzake het waarborgen van de privacye. procedures inzake het verwerken van terugmeldingenf. technisch beheer op applicatieniveaug. kwaliteitsbeheer
De sectie Interne Zaken en I&A is verantwoordelijk voor:a. technisch beheer van systeem en netwerk; b. uitvoering kritische ICT procedures in het kader van de waarborging van beschikbaarheid, continuïteit en beveiliging.
Minimaal een maal per jaar wordt schriftelijk verantwoording afgelegd aan het College van Burgemeester en Wethouders.
Twee maal per jaar wordt door middel van controles een toetsing uitgevoerd op de kwaliteit van en de werkwijze rondom de GBA.
Om de gegevensverstrekking plaats te laten vinden conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens, wordt gegevensverstrekking alleen geregeld onder verantwoordelijkheid van de privacybeheerder GBA.
1 Het sectorhoofd Inwonerszaken, verantwoordelijk voor de sectie Publiekszaken is informatiebeheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
2 Hij kan de taken van informatiebeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren maar houdt hier wel toezicht op.
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan (zie bijlage) die worden belast met:- het kwaliteitsbeheer/gegevensbeheer;- het applicatiebeheer;- het privacybeheer- de gegevensverwerking;De seniormedewerker Interne Zaken/I&A wijst een systeembeheerder aan voor het technisch systeembeheer.
Jaarlijks vindt overleg plaats tussen de informatiebeheerder, kwaliteitsbeheerder/gegevensbeheerder, systeembeheerder, applicatiebeheerder en privacybeheerder.
De informatiebeheerder voorziet in:a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;b) een jaarlijkse rapportage aan het management over de bij a. bedoelde planning in het afdelingsplan.c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 18 bedoelde kwaliteitssteekproef;d) uitvoering van de driejaarlijkse 'periodieke audit GBA';e) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;f) periodiek overleg tussen de informatiebeheerder en de kwaliteit-, gegevens-, applicatie- , privacybeheerder;g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur als beheerder van de gemeentelijke basis- administratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens te weten:- persoonsinformatievoorziening;- beveiliging;- privacy;- kwaliteit van de gegevens.
De informatiebeheerder beslist:a. over invoering van nieuwe werkprocessenb. over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem op advies van de applicatiebeheerder;c. over te nemen acties om het beheer en kwaliteit van de GBA te waarborgen of te verbeteren.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:a. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;b. de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;c. de managementsamenvatting van de driejaarlijkse "periodieke GBA-audit" ter kennis komt van de gemeenteraad;d. dat alle in artikel 9 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;e. de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 9, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.
De kwaliteitsbeheerder/gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:a. het waarborgen van de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b. het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;c. het laten uitvoeren van periodiek steekproefsgewijze controle op de juistheid van gegevens;d. projectmatige werkzaamheden rond de kwaliteit van de GBA;e. toezien op een juiste verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers en derden.
De kwaliteitsbeheerder en de gegevensbeheerder zijn bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven of te laten geven inzake de omgang met de GBA.
De kwaliteitsbeheerder en de gegevensbeheerder voorzien in minimaal een jaarlijkse kwaliteitscontrole op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.
De Systeembeheerder voorziet in:a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;b. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het computersysteem;c. de beschikbaarheid van computersysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;d. uitwijkvoorzieningen;e. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld, bij voorkeur een ander gebouw;f. het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;g. de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingsysteem.
De Systeembeheerder is bevoegd:a. direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is en rapporteert daarover aan de informatiebeheerder;b. aanwijzingen te geven over:- beheer toepassingssystemen;- beheer van bestanden;- reconstructiemaatregelen.
De systeembeheerder legt verantwoording af aan de seniormedewerker Interne Zaken/I&A
De applicatiebeheerder voorziet in:a. een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken wordt gedaan;b. de communicatie bij storingen in hard- en software met betrekking tot de GBA;c. een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem;d. maatregelen om de gevolgen van onjuist uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;e. de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveaus (van actualiseringen) aan de gegevensverwerkers;f. het beheren van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig dit artikel zijn toegekend;g. de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers;h. het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;i. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;j. de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de ICT systeembeheerders of een derde voor een oplossing te zorgen;k. de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;l. de coördinatie van de werkzaamheden op de sectie Publiekszaken in geval van uitwijk;m. de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend in samenwerking met de kwaliteitsbeheerder;n. de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;o. de toegang in het systeem van:- medewerkers die gegevens raadplegen;- medewerkers die gegevens muteren;p. melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;b. het tijdig opschonen van de database van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;c. de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de privacyverordening;d. het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;e. het beheer van de gebruikersdocumentatie;f. het controleren van automatisch verwerkte terugmeldingen.
De applicatiebeheerder is bevoegd:a. de gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het toepassingssysteem;b. gedragsregels op te stellen over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens.
De applicatiebeheerder adviseert de coördinator I&A over:a. gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;b. installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder neemt deel aan:a. het in artikel 10 genoemde overlegb. het externe gebruikersoverleg.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Privacyverordening GBA;b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Privacyverordening GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
De privacybeheerder voorziet in:a. de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e , 2e en 5e lid van de wet;b. de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79,103 en 104 van de wet worden ontvangen.
De privacybeheerder is bevoegd:a. alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;b. advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.c. te beslissen op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens .
De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De gegevensverwerker voorziet in:a. het verwerken van de gegevens overeenkomstig krachtens de wet, door middel van het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;b. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;c. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt; d. de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 81 en 82 van de wet;e. de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;f. de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;g. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningsstatus is gegeven;h. de dagelijkse controle van het systeem aangebrachte actualiseringen;i. de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:- wijziging van het naamgebruik- vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;j. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:- eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;- een vervolginschrijving uit het buitenland
De gegevensverwerker beslist op aangiften of verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.
Om te toetsen of conform wet en regelgeving gewerkt wordt en de kwaliteit en exclusiviteit gewaarborgd wordt, wordt door de informatiebeheerder een jaarplan met diverse controlemomenten en acties gepland. De kwaliteitsbeheerder en de gegevensbeheerder zijn verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van deze controles.
1 Minimaal twee maal per jaar worden de protocolgegevens gecontroleerd op onjuistheden.
2 Van deze controle wordt verslag gedaan aan de informatiebeheerder. Resultaten worden schriftelijk vastgelegd.
Minimaal twee maal per jaar worden inhoudelijke kwaliteitscontroles uitgevoerd op de inhoudelijke gegevens binnen de GBA. De resultaten uit deze kwaliteitscontroles zoals ook genoemd in artikel 18, worden teruggekoppeld aan de informatiebeheerder.
Alle GBA-mutaties worden gecontroleerd op de afdeling. Hierbij is afgesproken dat elke mutatie wordt gecontroleerd door een ander dan degene die gemuteerd heeft. Dit wordt op de mutatieformulieren aangegeven.
1 Halfjaarlijks wordt een controle uitgevoerd op de autorisaties in het systeem;
2 Hierbij wordt de actualisatie en juistheid van de binnengemeentelijke autorisaties getoetst;
3 Deze toetsing wordt uitgevoerd door de kwaliteitsbeheerder en de gegevensbeheerder;
4 De resultaten van de controle worden schriftelijk gerapporteerd aan de informatiebeheerder
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.
1 1. De huidige beheerregeling vastgesteld op 18-12-2003 wordt ingetrokken;
2 Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking;
3 Deze regeling wordt aangehaald als beheerregeling GBA Gemeente Anna Paulowna.