| Overheidsorganisatie | Gemeente Harenkarspel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de gemeente Harenkarspel 1996 |
| Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Harenkarspel 1996 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Archief |
Deze regeling is alleen van kracht voor het grondgebied van de voormalige gemeente Harenkarspel. De regeling is vastgesteld door de gemeenteraad van de voormalige gemeente Harenkarspel, welke is opgeheven met ingang van 1 januari 2013. Op grond van artikel 28 van de Wet algemene regels gemeentelijke indeling behoudt deze regeling haar rechtskracht voor het grondgebied waarvoor ze is vastgesteld gedurende twee jaar, tenzij de regeling eerder wordt ingetrokken.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 01-01-1996 | 18-04-2013 | Nieuw | 04-03-1997 Schager Weekblad, 29-12-2010 | HK/506 |
De gemeenteraad van Harenkarspel;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 november 1996;
Gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de door de raad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaardplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet tot gemeentearchivaris benoemde directeur van het Regionaal Archief te Alkmaar
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden vand e gemeentelijke organen, voor zover deze nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Archief van het Samenwerkingsverband Noord- Kennemerland.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat, dat de vervaardiging van de archiefbescheiden. En de bewaring ervan geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaardborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadscommissie voor Algemene Bestuurlijke Zaken).
Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de
archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, collecties en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te
nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of
regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Door het ontplooien van activiteiten op het informatieve en educatief/culturele vlak bevordert de archivaris dat van de archieven en verzamelingen overeenkomstig hun wetenschappelijke en culturele waarde gebruik wordt gemaakt.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en ten behoeve van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit
archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere
werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de
verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens
de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde
beheer van de archiefbewaarplaats.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet
opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door
aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de
beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Jaarlijks brengt de archivaris aan burgemeester en wethouders verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 4 maart 1997 en werkt terug tot 1 januari 1996.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Harenkarspel 1996.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 4 maart 1997
de secretaris, de voorzitter,
J.Perton J.S.C.M. Louter