| Overheidsorganisatie | Gemeente Naarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 |
| Citeertitel | Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Naarden 2007 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2007 | Nieuwe regeling | 05-06-2007 Gemeenteblad, jrg 14, nr 12, 15 november 2007 | geen. |
Burgemeester en wethouders van Naarden;
Besluiten vast te stellen :
PRIVACYREGLEMENT VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS
In dit reglement wordt verstaan onder:
De Wet: de Wet bescherming persoonsgevens.
De Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494).
Verordening: Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Naarden (vastgesteld door de gemeenteraad 26 juni 2007).
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Naarden
Beheerder: de functionaris die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder.
Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente Naarden is opgenomen.
Ingezetene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente Naarden is opgenomen en waarvan op de persoonslijst geen actueel gegeven is opgenomen van zijn overlijden of zijn vertrek uit Nederland.
Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht.
Binnengemeentelijke afnemer: organen van de gemeente Best en organen die een door het college van burgermeester en wethouders of de gemeenteraad opgedragen gemeentelijke taak uitvoeren.
Buitengemeentelijke afnemer: instellingen die door de Minister van Binnenlandse Zaken zijn geautoriseerd om gegevens op te vragen uit de GBA.
Vrije derde: rechtspersonen zonder winstoogmerk en natuurlijke personen, die niet onder de hierboven genoemde categorieën afnemers vallen en geen derde ingevolge artikel 98 van de Wet GBA zijn.
Protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen als bedoeld in artikel 103 van de Wet GBA.
Ad hoc selectie: incidenteel opgevraagde selectie uit de GBA.
Productiekosten: productiekosten als bedoeld in onderdeel 1.1.5 en hoofdstuk 4 van de tarieventabel behorende bij de legesverordening van de gemeente Naarden.
Beheerregeling GBA: door het college vastgestelde regeling waarin de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de GBA zijn geregeld.
Beheerfunctionaris: volgens bijlage 1 van de Beheerregeling GBA aangewezen functionarissen.
1. Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.
2. Het raadplegen van GBA gegevens in het basisregistratiesysteem is alléén toegestaan indien de binnengemeentelijke afnemer geautoriseerd is voor inzage in de GBA. Inzage blijft altijd beperkt tot die gegevens waarvoor de autorisatie is verstrekt.
3. Koppeling en integratie van gegevens mogen alléén plaatsvinden op grond van een schriftelijk besluit van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van artikel 9 van de Wet.
1. Indien niet met zekerheid vastgesteld kan worden of de verstrekking van de gehele of gedeeltelijke gegevens mag plaatsvinden, wordt niet tot verstrekking overgegaan totdat alsnog zekerheid hierover verkregen is.
2. Een kopie van het schriftelijk verzoek tot verstrekking van gegevens, op grond van artikel 98 en 100 van de Wet GBA, met daarbij een opgave van de verstrekte gegevens, wordt bewaard gedurende een jaar volgende op de verstrekking.
3. Een schriftelijk verzoek tot verstrekking van gegevens uit de GBA kan niet per e-mail plaatsvinden.
4. De gegevensverwerkers van de afdeling Burgerzaken zijn verplicht ten minste éénmaal per jaar kennis te nemen van de inhoud van dit reglement en de bijbehorende bijlagen en volgens de gestelde regels te werken. Eventuele aanvullingen of wijzigingen hierop moeten gemeld worden aan de informatiebeheerder.
5. De informatiebeheerder kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen.
1. Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kunnen aan binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.
2. De systematische verstrekkingen worden door de applicatiebeheerder van de GBA in een daartoe ingericht register opgenomen. Hierin wordt vastgelegd:
aan welke binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens worden verstrekt;
wat het doel is van de verstrekking;
welke gegevens worden verstrekt;
met welke frequentie de gegevens worden verstrekt.
3. De applicatiebeheerder van de GBA draagt zorg voor het in het tweede lid bedoelde register.
1. Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers rechtstreekse toegang tot de GBA verleend worden. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.
2. De informatiebeheerder van de GBA zorgt voor verklaringen met betrekking tot de rechtstreekse toegang tot de GBA waarin het volgende wordt opgenomen:
het doel dat de rechtstreekse toegang rechtvaardigt;
tot welke gegevens uit de GBA rechtstreekse toegang wordt verkregen;
welke medewerkers door de betreffende clustermanager worden aangewezen om de rechtstreekse toegang te verkrijgen;
een schriftelijke ondertekende verklaring van elke onder c aangewezen medewerker die hierdoor instemt met het zich houden aan dit privacyreglement.
3. Verklaring als bedoeld in het tweede lid, onder d, wordt door de informatiebeheerder opgenomen in een daartoe ingericht register. Nadat het verzoek is toegekend wordt een afschrift van de verklaring met daarop de datum van toekenning aan betreffende medewerker verstrekt.
4. Burgemeester en wethouders kunnen sancties opleggen indien gedragscodes, met betrekking tot de rechtstreekse toegang tot de GBA, niet nagekomen of opgevolgd worden.
1. Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers een ad hoc-selectie van gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.
2. Bij de informatiebeheerder moet een schriftelijk verzoek ingediend worden met betrekking tot het bovengenoemde. In dit verzoek moet zijn opgenomen:
welk beleid aan het verzoek ten grondslag ligt;
met welk doel de gegevens worden gevraagd;
om welke personen het gaat;
welke gegevens geleverd moeten worden.
3. Indien ad hoc-selectie van gegevens alléén betrekking heeft op tellingen van personen kan volstaan worden met de in het tweede lid onder d bedoelde, in het schriftelijk verzoek.
1. Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers op individueel verzoek gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.
2. Het in artikel 6 tweede lid bepaalde is van toepassing tenzij:
vanwege spoedeisende zaken, direct telefonisch of mondeling informatie gevraagd wordt en
de aanvrager door zijn clustermanager is geautoriseerd om telefonisch of mondeling informatie op te vragen, en deze autorisatie door de informatiebeheerder is goedgekeurd en
de identiteit van de aanvrager vastgesteld kan worden.
3. De bepalingen in artikel 4 tweede en derde lid zijn van toepassing op de autorisatie met betrekking tot het verkrijgen van telefonische of mondelinge informatie.
4. Indien de bevraagde om geheimhouding van gegevens heeft verzocht, worden de gegevens niet telefonisch of mondeling verstrekt. Het verzoek moet bij geheimhouding van gegevens altijd schriftelijk plaatsvinden in verband met protocollering van het verzoek.
5. Per e-mail wordt geen informatie uit de GBA verstrekt.
1. Binnengemeentelijke afnemers zijn verplicht de door hen geconstateerde afwijkingen, tussen gegevens die zij uit de GBA verkrijgen en gegevens waarvan zij op een andere wijze kennis hebben gekregen, te melden aan de gegevensbeheerder van de GBA.
2. De verplichting zoals bedoeld in het eerste lid geldt slechts voor die gegevens die aan hem op grond van dit reglement verstrekt kunnen worden.
1. De verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers is geregeld in een autorisatiebesluit dat door de Minister van Binnenlandse Zaken is vastgesteld. Het betreft hier verstrekkingen via het GBA-netwerk, alternatieve media en schriftelijk.
2. Telefonisch worden uitsluitend gegevens verstrekt aan andere gemeenten ter uitvoering van de aan hen opgedragen taken die geen uitstel dulden.
3. Het verstrekken van gegevens uit de GBA aan buitengemeentelijke afnemers is alléén toegestaan door de het afdelingshoofd Burgerzaken en de aangewezen gegevensverwerkers van de afdeling Burgerzaken.
4. Indien een buitengemeentelijke afnemer schriftelijk om gegevens uit de GBA verzoekt worden productiekosten in rekening gebracht, tenzij uit een no-hit verklaring blijkt dat de gegevens via het GBA-netwerk niet verstrekt konden worden.
1. Elke verstrekking op basis van dit artikel moet in een juiste verhouding staan tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en het doel moet niet op een minder ingrijpende wijze kunnen worden bereikt.
2. Aan vrije derden, zijnde rechtspersonen zonder winstoogmerk, kunnen alleen gegevens worden verstrekt voorzover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij de verstrekking gerechtvaardigd moet worden door een dringende maatschappelijke behoefte.
3. Aan vrije derden, zijnde natuurlijke personen, kunnen alléén gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.
4. De schriftelijke toestemming zoals bedoeld in het derde lid kan achterwege blijven indien:
de verstrekking betreft een uittreksel uit de GBA van een persoon die op hetzelfde adres staat ingeschreven in de GBA als verzoeker en
de identiteit van de verzoeker deugdelijk wordt vastgesteld en
de verstrekking van het uittreksel gerechtvaardigd en noodzakelijk is en
geen vermoedens bestaan dat de bescherming van de persoon, wiens gegevens het betreft, in geding kan komen.
5. Aan de in het tweede en derde lid bedoelde personen kunnen, met inachtneming van artikel 100 tweede lid van de Wet GBA, gegevens worden verstrekt indien zij behoren tot de in bijlage 1 van dit reglement bedoelde personen.
1. Een verzoek van een vrije derde om gegevensverstrekking uit de GBA wordt uitsluitend schriftelijk ingediend en schriftelijk afgehandeld.
2. Een verzoek om gegevensverstrekking op grond van artikel 10 moet met name genoemde personen betreffen.
3. Telefonisch wordt geen informatie verstrekt aan een vrije derde. De informatiebeheerder kan in bijzondere gevallen bepalen dat van deze regel wordt afgeweken.
4. Per e-mail wordt geen informatie verstrekt.
5. Indien de ingeschrevene, van wie gegevens worden gevraagd, om geheimhouding van zijn gegevens heeft verzocht worden geen gegevens aan vrije derden verstrekt.
6. Indien de ingeschrevene, van wie gegevens worden gevraagd door een persoon zoals bedoeld in artikel 10, derde lid, geen schriftelijke instemming geeft met betrekking tot de verstrekking worden geen gegevens aan verzoeker verstrekt, tenzij de verzoeker aan kan tonen, persoonlijk, een geldelijke vordering te hebben op betreffende ingeschrevene. Hierbij worden alléén algemene of verwijsgegevens over het adres en de gemeente van inschrijving verstrekt.
7. Het is niet toegestaan de op grond van artikel 10 verkregen gegevens in welke vorm dan ook te benutten voor een ander doel dan waarvoor zij zijn verstrekt, noch is het toegestaan deze gegevens door te geven aan derden of enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk te publiceren. Bij verstrekking van gegevens wordt dit schriftelijk aan verzoeker kenbaar gemaakt.
8. Indien is gebleken dat van het bepaalde in het zesde lid is afgeweken, wordt aan die betreffende vrije derde niet meer tot gegevensverstrekking overgegaan.
9. Voor de verstrekking van gegevens worden, voorafgaand aan die verstrekking, productiekosten in rekening gebracht.
1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a) gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
informatie te leveren aan de afdeling Burgerzaken ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende vervulling van de aan hun opgedragen taken;
informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover deze daar recht op hebben;
informatie te leveren aan ingeschrevenen, ingezetenen en in de basisregistratie geregistreerde niet zijnde ingeschrevenen of ingezetenen, slechts met betrekking tot de op henzelf betreffende gegevens.
1. Aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 3 kunnen in de bevolkingsadministratie worden opgenomen indien aan een in artikel 12 vermeld doel wordt voldaan.
2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.
1. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke.
2. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
3. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen acht weken nadat het daartoe strekkend besluit is genomen of binnen de in het besluit gestelde termijn.
Aanvragen met betrekking tot gegevensverstrekking dienen ter besluitvorming aan het college van burgemeester en wethouders te worden voorgelegd indien het politiek gevoelige aanvragen betreft.
De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.
1. Het reglement treedt in werking op datum 1 juli 2007
2. Het reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie, d.d. ________wordt ingetrokken.
3. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis,
Het reglement wordt aangehaald als "Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Naarden".
Aangehaakte gegevens zijn: • Binnengemeentelijke afnemersindicaties • Adreshistorie • Voogdijgegevens • Onderzoeksgegevens • Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties • Burgerlijke staat • Stemdistricten • PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens) • Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, naturalisaties, straatnaamgeving, huisnummering etc.)
De volgende dienstonderdelen van de gemeente Naarden hebben toegang tot de basisadministratie:
Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Burgerzaken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Verordening lijkbezorgingsrechten Huursubsidie, Markten en Havens, Drank- en Horecawet, Parkeervergunningen, Alle gegevens op PL en verwijsgegevens Financiën Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, WOZ Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens Ruimtelijke Ordening Bouwen en Milieuw Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet Beheer Openbare Ruimten, Leefbaarheid, Veiligheid en Bijzondere doelgroepen, Projectontwikkeling, Ruimte en Strategie, Vastgoed Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, hoofdbewoners, woningregister. Sociale Zaken & Werkgelegenheid (Bussum) Uitkeringsadministratie, Bijstand en Uitstroom, Inburgering, Leerplichtwet, Wet voorziening gehandicapten, Schuldhulpverlening Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verwijsgegevens, verblijfstitels, historische gegevens, hoofdbewoners, woningregister. Bureau Bedrijfsondersteuning bedrijfsvoering/Bestuursadvisering Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw, APV en bijzondere wetten Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens. Onderwijs, Welzijn en Recreatie Economie en Arbeid, Maatschappelijke Ontwikkeling, Welzijn, Sport, Onderwijs en Cultuur, Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, woningregister Brandweer Secretariaat, administratie Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens Informatisering en Automatisering T.b.v. juiste werking van de computers, het netwerk en applicaties Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, woningregister, hoofdbewoners
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.