| Overheidsorganisatie | Gemeente Naarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Invoering Naarder Beraad en Spelregels 2006 |
| Citeertitel | Invoering Naarder Beraad en Spelregels |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-03-2006 | onbekend. | 30-03-2006 | geen. |
De raad van de gemeente Naarden;
Gelezen het voorstel van de werkgroep vergaderorde van de raad van Naarden d.d. 23 maart 2006 (RV06.040),
Overwegende dat het gewenst is nieuwe regels vast te stellen voor de werkwijze van de gemeenteraad,
Besluit:
Met ingang van 31 maart 2006 het raadswerk inrichten volgens het voorgestelde vergaderconcept van het fasenmodel in de vorm van het Naarder beRaad.
Met ingang van 31 maart 2006 het intrekken van de Verordening voor de raadscommissies Naarden d.d. 30 mei 2002 en het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van Naarden d.d..25 april 2002
Het vaststellen van het gewijzigde Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Naarden 2006
Het vaststellen van de spelregels 2006 voor de Voorrondes
De raadsgriffier opdracht geven alle noodzakelijke voorbereidingen te treffen om de invoering van de nieuwe werkwijze te realiseren
Het presidium te machtigen om namens de raad te besluiten over de zaken t.a.v. de werkwijze van de raad voor zover hierin in de bijgevoegde documenten niet is voorzien
Een evaluatieonderzoek uit te laten voeren in de periode september-december 2006.
Het beschikbaar stellen van een budget van € 13.000,- ten laste van de post onvoorzien.
Eventuele meerkosten voor de post fractieondersteuning ten behoeve van de vergoeding van steunfractieleden, voorzitters en waarnemende griffieondersteuning van de beeldvormende gesprekken (Voorrondes) opnemen in het tweede voortgangsverslag.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering der gemeente Naarden, gehouden op 30 maart 2006
Spelregels voor het Naarder beRaad:
Tijdens het Naarder beRaad vinden in beginsel tegelijkertijd op twee locaties Voorrondes plaats, dit zijn beeldvormende gesprekken.Doel van een beeldvormend gesprek is het verzamelen van alle informatie over een onderwerp, zodat de raad daarover een gewogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen.
Iedere raadsfractie is vertegenwoordigd door één raadslid of één steunfractielid. De raad benoemt per fractie maximaal één steunfractielid, die op de kieslijst voor de laatste gemeenteraadsverkiezingen heeft gestaan. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een steunfractielid. Overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet legt een steunfractielid na benoeming door de raad in de handen van de voorzitter de eed of belofte af.
De voorzitter nodigt belanghebbenden en collegeleden uit aan tafel.
Collegeleden kunnen zich laten bijstaan door ambtelijk deskundigen of ambtelijk deskundigen machtigen over een bepaald onderwerp technische vragen te beantwoorden.
De agenda van de vergadering wordt in de afgesproken tijd afgehandeld. De onderwerpen die niet voldoende behandeld zijn worden opnieuw geagendeerd voor een volgende bijeenkomst.
De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering, maar ook de deelnemers aan het gesprek dragen daarvoor verantwoordelijkheid en spreken elkaar erop aan als niet naar de letter en geest van de spelregels gehandeld wordt.
In het beeldvormende gesprek worden vragen gesteld en antwoorden gegeven, geen standpunten verwoord of debatten gevoerd.
Op initiatief van de voorzitter krijgen de deelnemers aan het beeldvormende voorrondegesprek het woord, zodanig dat binnen de beschikbare tijd een goed beeld kan worden gevormd van de verschillende invalshoeken van waaruit het onderwerp benaderd kan worden.
Het beeldvormende gesprek wordt afgesloten met de conclusie dat het onderwerp rijp is voor behandeling in de raadsvergadering, wordt aangehouden of niet op de agenda van de raad wordt geplaatst.Van het beeldvormende gesprek wordt een beknopt verslag gemaakt, waarin de genoemde argumenten pro en contra kort weergegeven worden alsmede de conclusies over het vervolgtraject.
De agenda wordt opgesteld door het presidium van de raad en is minimaal 5 dagen vóór het gesprek beschikbaar. De stukken liggen vanaf dat moment ter inzage. De agenda wordt via de Naarder Koerier en via de gemeentelijke website openbaar bekend gemaakt.
Belanghebbenden kunnen over alle onderwerpen meepraten met uitzondering van geagendeerde raadsmededelingen en bij presentaties, waarbij alleen ruimte is voor informatieoverdracht en er in beginsel geen gesprek plaatsvindt. Als belanghebbenden willen meepraten, moeten zij dit uiterlijk de dag voor de bijeenkomst om 16.00 uur bij de griffie melden.
Onderwerpen waarvoor op basis van een wettelijk kader inspraakprocedures georganiseerd zijn, worden niet geagendeerd voor een beeldvormend gesprek. De raadsleden worden standaard als toehoorder uitgenodigd voor alle door het college georganiseerde inspraakbijeenkomsten en krijgen de beschikking over de verslagen van deze bijeenkomsten. Deze onderwerpen worden vervolgens rechtstreeks geagendeerd voor een meningsvormende raadsvergadering of voor een aparte bijeenkomst, als dit voorgeschreven is of als het presidium dit nodig acht.
Het beeldvormende gesprek is openbaar.
De griffie nodigt belanghebbenden en collegeleden uit voor het gesprek.
De raad benoemt op voordracht van de fracties de voorzitters en plaatsvervangers. Alle fracties dragen maximaal twee kandidaten voor die deel uit maken van hun fractie of geplaatst geweest zijn op de kieslijst van de fractie voor de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen. Voor voorzitters, niet zijnde raadsleden gelden dezelfde regels als voor steunfractieleden.
A. Algemeen:
Het Naarder beRaad is de werkwijze van de gemeenteraad van Naarden. De raad van Naarden vergadert op dinsdagavond in het stadhuis. Er is een cyclus van in beginsel vier weken. In de schoolvakanties wordt niet vergaderd, daardoor kan een cyclus wel eens iets langer of iets korter zijn.
1e week :Maandag bij griffie inleveren verzoeken om nieuwe onderwerpen te agenderen (raadsleden, burgers, ambtenaren, organisaties, college) .Maandag presidium: agenda voor beeldvormende gesprekken en voor raadsvergadering worden vastgesteld, stukken worden voor het weekeind verzonden.
2e week :Stukken worden gelezen.Dinsdagavond reserveavond voor werkbezoeken, extra bijeenkomsten etc.
3e week :Maandag: bij griffie aangeven of er technische vragen zijn waarvoor ambtelijke bijstand nodig is.Dinsdagavond19.30-20.00 individuele technische vragen aan ambtenaren op verzoek raadsleden 20.00-21.15 beeldvormende gesprekken21.30-22.30 beeldvormende gesprekkenWoensdag of donderdag: fractievergaderingen
Griffier stelt n.a.v. beeldvormende vergadering definitieve raadsagenda op (vaststelling aan begin raadsvergadering)
4e week:Maandag: bij griffie inleveren vragen voor rondvraag, opmerkingen over verslagenDinsdagavond 20.00-21.45 debat: meningsvormende raad 22.00-22.30 besluitvorming Woensdag: collegestukken aanleveren bij griffie voor de raad van week 7 en 8. Donderdag: griffie stuurt stukken naar presidium .
5e week: zie 1e week etc. Maandag bij griffie inleveren verzoeken om nieuwe onderwerpen te agenderen (raadsleden, burgers, ambtenaren, organisaties,college) Maandag presidium: agenda voor beeldvormende gesprekken en voor raadsvergadering worden vastgesteld, stukken worden voor het weekeind verzonden.
(Dinsdag uitloopavond als raadsvergadering in week 4 niet afgerond is.)
N.B.: De periode tussen het beeldvormende gesprek en de raadsvergadering is één week. In het algemeen is het niet mogelijk in die periode aanvullende informatie te verstrekken, waarover een collegebesluit genomen moet worden. In dat geval wordt de behandelingstermijn dus met vier weken verlengd, tenzij zeer dringende redenen een extra bijeenkomst noodzakelijk maken.
B. Lange-termijnagenda (LTA) Het presidium stelt eens in de vier weken de Lange-termijnagenda (LTA) vast. Het is de agenda van de raad met daarop alle inhoudelijke punten, die de komende maanden op de agenda van de raad staan. Na vaststelling wordt de LTA met het verslag van het presidium aan de raads- en collegeleden beschikbaar gesteld en daarnaast op de gemeentelijke website geplaatst. De LTA is leidend voor de agendavorming van de beeldvormende ge¬sprekken en de raadsvergaderingen.
Totstandkoming LTA Alle beleidsonderwerpen, waarover de raad gaat spreken, moeten op de LTA zijn opgenomen. Wanneer het college, het presidium, een fractie of een raadslid een onderwerp op de raadsagenda wil krijgen, moet een verzoek daartoe worden ingediend bij het presidium. Raadsleden kunnen agendaverzoeken inleveren bij de raadsgriffier. Collegeleden en ambtenaren doen dat via de secretaris. Burgers kunnen via het burgerinitiatief zaken op de LTA krijgen. Het presidium overlegt regelmatig met het college over de lange termijn agenda. Incidentele, niet-beleidsmatige zaken worden op de gebruikelijke manier via het college aangeleverd voor het presidium. Het gaat dan bijvoorbeeld om kleine wijzigingen van bestemmingsplannen ('postzegel¬plan¬netjes'), spoedprocedures of benoemingen.
C. Agenda van de beeldvormende gesprekken (Voorrondes) Afhankelijk van de aangeboden stukken worden op één avond maximaal 4 beeldvormende gesprekken gehouden tijdens de voorrondes. Het presidium bundelt de stukken in 4 clusters en plaatst die op de betreffende voorronde-agenda's. De politiek meest gevoelige onderwerpen en de onderwerpen waarbij de meeste publieke belangstelling wordt verwacht worden aan het begin van de avond gepland. De meer intern gerichte zaken komen na de pauze aan de orde. De organisatie is zodanig flexibel dat het presidium er ook voor kan kiezen bij politiek zwaardere onderwerpen plenaire sessies te houden of een extra bijeenkomst te beleggen.
D. Ingekomen stukken Wij kennen drie categorieën van ingekomen stukken. Hieronder is per categorie aangeven wat de aard ervan is en welke aanknopingspunten de raad heeft om over stukken in die categorie te spreken. Algemeen geldt dat indien een ingekomen stuk gericht is aan de raad of de raadsleden het wordt opgenomen op de lijst van ingekomen stukken, die regelmatig wordt verzonden aan de raad. De brieven worden slechts geagendeerd wanneer een raadslid of -fractie verzoekt een ingekomen brief te agenderen. Daartoe richt het raadslid zich tot het presidium, die het stuk op de concept-agenda op kan nemen. Het spreekt voor zich dat een dergelijk verzoek gemotiveerd wordt. Vervolgens besluit de raad over de agendering bij het vaststellen van de agenda bij het begin van de raadsvergadering. De raadsgriffier is gemachtigd om de bij de raad ingekomen stukken in de vermelde categorieën onder te verdelen en daarvan namens de raad overeenkomstig mededeling te doen aan de briefschrijver (incl. ondertekeningsmandaat) en ook om namens de raad mededeling te doen aan de briefschrijver van het procedurele vervolg van de eventueel als agendapunt behandelde ingekomen stukken (incl. ondertekeningsmandaat). Categorie A, voor kennisgeving aan te nemen stukken De raad neemt kennis van het stuk. Er wordt geen verdere actie ondernomen, tenzij de raad daarover expliciet een afspraak maakt. De brief ligt ter inzage. Categorie B, de stukken worden in handen gesteld van het college ter afdoening Dit zijn stukken over zaken, waarvoor het college bevoegd is die af te doen. De raad stuurt het stuk daarom door aan het college. Alle raadsleden ontvangen een kopie van deze categorie ingekomen brieven. Het college stuurt een kopie van de afdoeningsbrief aan de raad, zodat de raadsleden en –fracties kunnen beoordelen of agendering nodig of wenselijk is. Categorie C, van deze ingekomen stukken wordt nader advies gevraagd aan het college Dit zijn stukken over zaken, waarvoor de raad bevoegd is die af te doen. Om tot een goed oor¬deel te komen wordt echter het college gevraagd met een nader uitgewerkt voorstel te komen. In elk geval komt het stuk op een later tijdstip als agendapunt terug in de raads¬vergadering. Alle raadsleden ontvangen een kopie van deze categorie ingekomen brieven. Anonieme brieven Anonieme brieven worden niet op de lijst van ingekomen stukken geplaatst en dus niet behandeld. De brieven worden wel verspreid onder alle raadsleden (ter kennisneming). Wanneer iemand vertrouwelijke informatie aan raad of commissie wil geven kan dat als dat op die manier is aangegeven (brief vertrouwelijk ter inzage te leggen) en eventueel in een vertrouwelijke vergadering.
E. Raadsmededelingen Voor het afleggen van verantwoording over het gevoerde bestuur of om de raad anderszins te informeren gebruikt het college de, bijvoorkeur schriftelijke, raadsmede¬de¬ling. Hiermee wordt invulling gegeven aan de passieve (n.a.v. een vraag van een raadslid) en actieve (ongevraagd, op eigen initiatief) informatieplicht van het college. Raadsmededelingen zijn gericht aan de raad en kunnen als afzonderlijk agendapunt geagendeerd worden voor de beeldvormende gesprek en, indien nodig, de raadsvergadering. In raadsmededelingen wordt geen besluit gevraagd.
F. Hoe voeren we de beeldvormende gesprekken? De bedoeling van de beeldvormende gesprekken is tweeledig: het verzamelen van informatie voor de raadsleden en het bieden van ruimte voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om hun meningen en ideeën te geven. Er is geen ruimte voor een politiek debat, wel voor een open en informatief gesprek. Anders gezegd: het gaat de raadsleden om beeldvorming, zodat in een politiek debat in de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden. Bij beeldvorming gaat het erom een goed inzicht in een situatie te krijgen. De raadsleden inventariseren meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra.
Rol van de raadsleden: • bijdragen aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp; • informatieve vragen stellen. Niet: • herhaling van standpunten; • interrumperen en debatteren.
Een burger, portefeuillehouder, ambtenaar of extern deskundige geeft informatie over een onderwerp, geeft een visie en een waardering.
Rol van de raadsleden: • actief luisteren; • relevante informatieve vragen stellen; • doorvragen naar zaken die nog niet helder zijn; • parafraseren: in eigen woorden weergeven wat een spreker gezegd heeft. Niet: • stellingen innemen; • 'schoten voor de boeg geven'; • een inhoudelijke reactie of commentaar geven.
Het beeldvormende gesprek is onderdeel van het politieke proces dat loopt van beeldvorming via oordeels- of menings¬vorming naar besluitvorming. Dit impliceert dat ook het beeldvormende gesprek een politiek karakter heeft. De vragen, die er gesteld worden, zullen daarom vaak vanuit een politieke achtergrond gesteld wor¬den. Dat is niet erg, zolang de raadsleden zich houden aan de afspraken, zoals hiervoor beschreven.
Een vraag behoort geen betoog te worden, waarin een politieke mening of een oordeel wordt uitge¬sproken. Een vraag is beknopt, to-the-point en heeft altijd als doel het beeld van een situatie te completeren. Dat lukt alleen door elkaar ruimte te geven, goed te luisteren en te registeren wat door anderen naar voren wordt gebracht.
De voorzitter van het beeldvormdende gesprek bewaakt de hand¬leiding, inclusief de hierboven beschreven leidraad. Hij rondt ieder agendapunt af met:
formuleren van nog openstaande vragen,
formuleren van de toezeggingen, en
concluderen dat het onderwerp: a. is afgedaan, b. nogmaals wordt geagendeerd voor een volgend beeldvormend gesprek, c. wordt geagendeerd voor de meningsvormende raadsvergadering d. als hamerstuk kan worden geagendeerd voor de besluitvormende raadsvergadering of e. in handen wordt gesteld van het college.
G. Verslaglegging Van het beeldvormende gesprek wordt aan de hand van een vast model een beknopt verslag gemaakt. Daar¬in staat een beknopte weergave van het gesprek, met name worden de genoemde argumenten pro en contra opgesomd en zo mogelijk de essentie van de inbreng van betrokkenen; tevens worden de afspraken en toezeggingen vermeld. Verder wordt aangegeven wat er verder met het onderwerp zou moeten gebeuren: afgedaan, nogmaals agenderen voor een beeldvormend ge¬sprek of agenderen voor een voorbereidende raadsvergadering of als hamerpunt voor de besluitvormende raadsvergadering. De voorzet hiertoe is al gegeven door het presidium in het opstellen van de concept-agenda voor de raad.