| Overheidsorganisatie | Gemeente Goedereede |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Goedereede 2009 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Goedereede 2009 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt Archiefverordening Goedereede 2007
Archiefwet 1995, artikel 30, eerste lid Archiefwet 1995, artikel 32, tweede lid
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-03-2013 | 12-03-2013 | Intrekking | 17-01-2013 Groot Goeree-Overflakkee 11-3-2013 | 13 | |
| 12-03-2013 | 12-03-2013 | intrekking | 17-01-2013 Groot Goeree-Overflakkee 11-03-2013 | Besluitnummer 13 | |
| 01-06-2009 | 12-03-2013 | Nieuwe regeling | 28-05-2009 Publicatieblad datum 11 juni 2009 | 2009-8 |
De raad van de gemeente Goedereede;
gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 18 mei 2009;
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
het besluit: het Archiefbesluit 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het streekarchief;
de archiefruimte: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefruimte;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (de gemeentesecretaris);
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
het streekarchief: het Streekarchief Goeree-Overflakkee.
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de grote bewaarplaats die zich bevindt in het streekarchief aan de Dwarsweg 40 te Middelharnis.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel 16.
De streekarchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De streekarchivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening Goedereede 1997 wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 2009.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Goedereede 2009.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Goedereede, gehouden op 22 december 2005.
De griffier, De voorzitter,
D.A. Koppenol. G.J. van de Velde-de Wilde.