| Overheidsorganisatie | Gemeente Bolsward |
|---|---|
| Officiële naam regeling | verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Bolsward |
| Citeertitel | Beheersverordening |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Geen |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2002 | 01-01-2011 | Nieuwe regeling | 29-01-2002 Onbekend | Geen |
Onderwerp:
beheersverordening.
De raad van de gemeente Bolsward;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;
gehoord de commissie BEM;
gelet op artikel 212, lid 1 van de Gemeentewet;
besluit:
vast te stellen de navolgende :
VERORDENING OP DE ORGANISATIE VAN DE ADMINISTRATIE EN VAN
HET BEHEER VAN VERMOGENSWAARDEN VAN
DE GEMEENTE BOLSWARD
In deze verordening wordt verstaan onder:
Administratie.
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van onderdelen van de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Financiële administratie .
Het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen, teneinde te komen tot een goed inzicht van:
de financieel-economische positie;
het beheer van vermogenswaarden;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van schulden en vorderingen;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
Administratieve organisatie.
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van een goede werking van de administratie.
Management controlsysteem.
Het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.
Beheer van vermogenswaarden.
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term "beheer".
Rechtmatigheid.
Onder rechtmatigheid wordt verstaan:
de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;
de rechtmatigheid van verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;
het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voorzover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële consequenties heeft);
ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
Doelmatigheid.
Binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de gemeenteraad handelen burgemeester en wethouders zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel C.q. de beslissing(en ) van de gemeenteraad. Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:
het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;
de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;
het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten.
Middelenbeleid en -plannen.
Beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.
Organisatieonderdelen.
De sectoren en de daarin uiteenvallende bureaus en de staf.
1. De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij burgemeester en wethouders.
2. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en instandhouden van een management controlsysteem.
3. Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie nemen burgemeester en wethouders het gestelde in deze verordening in acht.
1. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeente berust bij burgemeester en wethouders.
2. De in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid omvat mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het management controlsysteem. Burgemeester en wethouders mandateren het opzetten en instandhouden van de administratieve organisatie en van het management controlsysteem aan het hoofd van de staf en de hoofden van de sectoren.
3. De opzetten van de administratieve organisatie en van het management controlsysteem worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan burgemeester en wethouders.
4. Onverlet het gestelde in de Verordening op grond van artikel 159 Gemeentewet van de gemeente Bolsward moet de secretaris, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij burgemeester en wethouders worden ingediend toetsen op:
tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
rechtmatigheid en doelmatigheid;
juistheid van de te volgen procedure;
aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
1. De administratie van de gemeente bestaat uit de algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per organisatie-eenheid verbijzonderde administraties.
2. De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.
3. De inrichting en werking van een financiële administratie moet voldoen aan het gestelde in de comptabiliteitsvoorschriften die voor gemeenten gelden. In dit kader stelt de gemeenteraad nadere richtlijnen vast met betrekking tot:
het beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen;
het activeringsbeleid;
het afschrijvingsbeleid.
4. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:
het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerendgoedbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;
het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;
het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.
1. De opzet en werking van het management controlsysteem zijn gericht op:
het waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);
het opzetten en onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;
de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.
2. De opzet en de werking van de administratieve organisatie moeten dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.
3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie moet een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en beheersorganen wordt verstrekt, is gewaarborgd.
1. Het sectorhoofd Middelen heeft, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders en de secretaris, onder meer de zorg voor:
de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;
het opstellen van de gemeentebegroting en -rekening en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplanning;
het opstellen van periodieke (voortgangs)rapportages voor de algemene dienst van de gemeente;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;
de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en het management controlsysteem voor de algemene dienst van de gemeente;
het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie bij de algemene dienst van de gemeente;
de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens welke hij zodanig verdeelt en bewerkt dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten bij de algemene dienst van de gemeente door het betrokken management en voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie;
de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om burgemeester en wethouders dan wel de gemeenteraad in staat te stellen de doelmatigheid en rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;
de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering.
2. Het sectorhoofd Middelen heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de secretaris een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie. Hij toetst (of laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van het management controlsysteem.
3. Het sectorhoofd Middelen zorgt voor het opzetten van en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de algemene dienst van de gemeente. De gemeenteraad stelt voor het opzetten van een budgetsysteem nadere regels vast.
4. Het sectorhoofd Middelen ondersteunt de organisatieonderdelen bij het opzetten en doen functioneren van het management controlsysteem.
5. Indien het sectorhoofd Middelen van mening is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van het desbetreffende organisatieonderdeel. Zonodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan burgemeester en wethouders.
6. Het sectorhoofd Middelen wordt door burgemeester en wethouders aangewezen als ambtenaar als bedoeld in artikel 231, lid 2b en lid 2c van de Gemeentewet.
7. Het sectorhoofd Middelen kan burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.
8. Burgemeester en wethouders kunnen onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan het sectorhoofd Middelen, met het oog op de handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen geeft.
9. Het sectorhoofd Middelen is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders voor de aan hem krachtens deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
10. Het sectorhoofd Middelen neemt hetgeen in acht dat is opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut.
1. Het hoofd Financiën zorgt voor:
het voeren van de financiële administratie van de algemene dienst;
het opstellen van de begroting en de rekening van de algemene dienst;
het opstellen van minimaal twee jaarlijkse tussentijdse rapportages (Voorjaarsnota en Najaarsnota) van de algemene dienst;
het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van gemeentelijke debiteuren;
het tijdig opleggen van de gemeentelijke belastingen.
2. Ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot het opleggen van de gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken kunnen burgemeester en wethouders nadere richtlijnen vaststellen.
3. Bij het uitvoeren van zijn taak neemt het hoofd bureau Financiën de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van het sectorhoofd Middelen in acht.
4. Het hoofd bureau Financiën zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.
5. Het hoofd bureau Financiën zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit zijn administratie aan het sectorhoofd middelen.
6. Het hoofd bureau Financiën neemt hetgeen in acht dat is opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut.
1. Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de medewerker belast met de Treasury. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente.
2. Tot de taak van de medewerker belast met de treasury behoort mede de belegging van overtollige geldmiddelen overeenkomstig de daarvoor door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en onder toezicht van het hoofd afdeling Financiën.
3. Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door burgemeester en wethouders aangewezen bankinstellingen . Het aanhouden van chartale gelden (kassen) kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring door het hoofd sector Middelen, plaatsvinden.
4. Alvorens betalingen te doen vergewist de medewerker belast met de treasury zich ervan dat de opdrachten door bevoegde medewerkers zijn goedgekeurd. Deze medewerkers zijn door burgemeester en wethouders aangewezen (productbeheerders).
5. De medewerker belast met de treasury neemt hetgeen in acht dat is opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut.
6. Onder verantwoordelijkheid van de medewerker belast met de treasury zijn kashouders belast met de bewaring van chartale gelden. Burgemeester en wethouders stellen voor de kashouders een instructie vast.
1. Het sectorhoofd Middelen en het hoofd bureau Financiën worden door burgemeester en wethouders tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de gemeenteraad en burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de sectoren genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.
2. De daarvoor in aanmerking komende medewerkers verstrekken het sectorhoofd Middelen c.q. het hoofd bureau Financiën alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van de juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig heeft. Zij stellen in overleg met hem en de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen in acht worden genomen.
1. De gemeentebegroting en de -rekening worden opgemaakt overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen, het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke bepalingen.
2. De opmaak gebeurt binnen door burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning.
3. Het sectorhoofd Middelen stelt in samenspraak met het hoofd bureau Financiën een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de begrotingsgegevens en rekeningsgegevens alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatieonderdelen te waarborgen.
1. Periodiek wordt voor de gehele gemeentelijke organisatie een bedrijfsdiagnose uitgevoerd met als doel de conditie c.q. het functioneren van de sectoren en de stafafdeling (en) te beoordelen. De beoordeling is bedoeld als een instrument ter bevordering en bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.
2. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de leiding van de sectoren en stafafdeling(en) op basis van door de secretaris aangegeven methoden en technieken.
3. De resultaten van de diagnose worden voorgelegd aan burgemeester en wethouders. Op basis hiervan formuleren burgemeester en wethouders zo nodig een programma tot aanpassing en verbetering.
1. De organisatieonderdelen stellen jaarlijks een rekening en een verslag over het gevoerde beheer op. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan burgemeester en wethouders.
2. Aanbieding van de rekening en verslag door de leiding van het organisatieonderdeel geschiedt binnen de door burgemeester en wethouders gestelde termijn en overeenkomstig de door hen gegeven richtlijnen.
3. Aanbieding door burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de gemeenteraad. impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders vallende organisatieonderdelen en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.
4. Het gestelde in het vorig lid is niet van toepassing indien burgemeester en wethouders. voor aanbieding van de rekening en het verslag aan de gemeenteraad. Het desbetreffende organisatieonderdeel en/of ambtenaar schriftelijk heeft meegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 februari 2002.
2. Met ingang van dezelfde datum vervalt de door uw raad op 21 december 1993 vastgestelde verordening financiële administratie en kasbeheer Bolsward.
3. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Beheersverordening".