| Overheidsorganisatie | Gemeente Sneek |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening 1996 |
| Citeertitel | Archiefverordening 1996 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening |
Geen
artikelen 30, 1e lid en 31 van de Archiefwet 1995
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-1997 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 21-01-1997 Sneeker nieuwsblad | Onbekend |
De raad van de gemeente Sneek;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 januari 1997 (bijlage no. 7) ;
gelet op de artikelen 30, 1e lid en 31 van de Archiefwet 1995;
besluit:
vast te stellen de volgende Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze regeling is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het souterrain van het stadhuis aan de Gedempte Neltjeshaven 11.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden, verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Hij is bevoegd in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Voordat met de hier bedoelde werkzaamheden wordt begonnen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De secretaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
De secretaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voorzover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De secretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de secretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en. verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De secretaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt en bijstaat, heeft, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De secretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s) alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de secretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander(e) beheerseenheid, overheidsorgaan of rechts persoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De secretaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 17 januari 1973, no.10 I, wordt ingetrokken met ingang van de datum als bedoeld in artikel 23.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 1996
voorzitter,
secretaris