| Overheidsorganisatie | Gemeente Bolsward |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2002 |
| Citeertitel | Onbekend |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Geen |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2002 | 01-01-2011 | Nieuwe regeling | 26-11-2002 Onbekend | Geen |
De raad van de gemeente Bolsward;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 november 2002;
gezien het advies van de raadscommissie van 4 november 2002;
gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;
besluit:
vast te stellen de "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2002"
1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een bureauhoofd gegeven.
3. Indien het bureauhoofd twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist.
4. De griffier of het bureauhoofd informeert zijn sectorhoofd en de gemeentesecretaris over de uitvoering van de verzoeken in het eerste lid, onderdeel a of b.
5. De bijstand, bedoeld In het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid het hem toegewezen aantal uren voor het jaar waarin de bijstand dient te worden verleend daarmee overschrijdt.
2. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.
2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
1. Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.
2. De gemeenteraad bepaalt bij afzonderlijk besluit het aantal uren dat voor de bijstand als bedoeld in het eerste lid per jaar per raadslid beschikbaar is.
3. De gemeentesecretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost.
De gemeentesecretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen vooralsnog geen financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 november 2002.
Algemeen.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
Nieuw inde regeling voor ambtelijke bijstand is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat
of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijker scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college.
De verordening behandelt vrij gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan regels. De ambtenaren werken doorgaans voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffier weet en kan niet alles. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgeverheeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
Artikelgewijze toelichting.
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie . Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.
Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualise- ring zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Het is zaak en punt van aandacht er voor te zorgen dat zulks een vlotte en efficiënte wijze van werken niet in de weg staat. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en de griffier. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan. Dit neemt
niet weg dat ook de griffier ambtenaar in de zin van de Ambtenarenwet is.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikelen 2 en 3
Beoordeling van de vraag of een van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden onder a of b zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is de burgemeester als beroepsinstantie aangewezen. Het ligt in de rede dat hij in voorkomende gevallen overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen
(artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
Artikel 5
Voor elk raadslid is een beperkt aantal uren beschikbaar. Voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b bestaat geen begrenzing. Deze hulp kan "onbeperkt" verleend worden. Het "register" dat door de gemeentesecretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en is van belang bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.
Artikel 6
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand.Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Artikel 7
Fractieondersteuning kan zijn vorm vinden in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Vooralsnog wordt geen financiële ondersteuning
aan de fracties geboden. Dit onderdeel wordt nog uitgewerkt door het presidium.
Artikel 8
Dit artikel behoeft geen toelichting.