| Overheidsorganisatie | Gemeente Middelharnis |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening |
| Citeertitel | Archiefverordening |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | Personeel en organisatie |
Regeling vervangt Archiefverordening 2009.
Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, art. 31, art. 32, lid 2
Regeling Informatiebeheer.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-03-2010 | 12-03-2013 | Nieuwe regeling | 04-02-2010 | Besluitnummer: 16c |
De raad;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders (het college) van 12 januari 2010;
gelet op de artikelen 30, lid 1, 31 en 32, lid 2, van de Archiefwet 1995;
besluit:
vast te stellen de navolgende
Verordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
In deze verordening wordt verstaan onder:a. de wet : de Archiefwet 1995;b. het besluit : het Archiefbesluit 1995;c. gemeentelijke organen : de overheidsorganen als bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;d. archiefbewaarplaats : de archiefbewaarplaats van het streekarchief; e. streekarchief : het streekarchief Goeree-Overflakkee;f. archiefbescheiden : bescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; g. archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde (streek)archivaris;h. beheerder : degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (de gemeentesecretaris);i. beheereenheden : door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdelen;j. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
1 Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2 Lid 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het college bevordert, dat bij deelname in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan haar zijn uitgebracht in verband met het toezicht als bedoeld in artikel 15 van deze verordening.
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2, van de wet opgedragen toezicht, zich onder zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma in de archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2 De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet mededeling aan de archivaris tenminste drie maanden voor het geplande tijdstip van het voornemen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet éénmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht als bedoeld in artikel 32, lid 2, van de wet.
De op 7 mei 2009 vastgestelde Archiefverordening 2009, wordt ingetrokken op het moment van in werking treden.
Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de bekendmaking van dit besluit.
Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Archiefverordening’.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 4 februari 2010.
De griffier, De voorzitter,
P. W. Berrevoets-Ringelberg. drs. P. Zevenbergen.