50678_1Privacyreglement basisregistratie personen gemeente LittenseradielnlregelingLittenseradiel2010-11-08Op 'e Skille, 11-11-2010Privacyreglement basisregistratie personen gemeente LittenseradielVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente LittenseradielWet bescherming persoonsgegevensWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersalgemeen2010-11-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-11-122014-01-06Nieuwe regelingCollegebesluit, 09-11-2010, nr. 7afnemer, basisadministratie, beheerder, betrokkene, bevolkingsadministratie, binnengemeentelijke en buitengemeentelijke, gba privacyreglement, ingeschrevene, ingezetene, protocol, verantwoordelijkeGeen.Geen.Privacyreglement basisregistratie personen gemeente LittenseradielHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Littenseradiel;gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Littenseradiel;besluit:vast te stellen het Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel1Begripsbepalingen
de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Littenseradiel;
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Littenseradiel als bedoeld in artikel 2 van de wet;
basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Littenseradiel;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen;
geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Littenseradiel en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;
authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;
aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet;
verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit;
bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd;
beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;
binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde, en;
vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.
2Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen1. Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is het hoofd van de afdeling Welzijn en Burgerzaken.2.Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is het ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân.3.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen.
3Authentieke gegevensMet inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.4Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V1.Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:
de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het bureau Burgerzaken;
de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;
voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2.De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de basisregistratie personen. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3.Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.4.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersMet inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.6Verbanden met andere gemeentelijke registraties1.Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.2.De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.7Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.8Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrektMet inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.9Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder.2.De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.3.De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.4.In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.10ProtocolplichtDe beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.11Recht op inzage en kennisneming van verstrekking1.Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.12Recht op correctie1.Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke.2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.4.Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden binnen drie maanden na een daartoe strekkend besluit door de beheerder uit de basisregistratie verwijderd. 13BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het Informatiebeveiligingsplan.14VernietigingVernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.15Inwerkingtreding en citeertitel1.Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.2.Het GBA privacyreglement gemeente Littenseradiel vastgesteld op 25 september 2007 wordt op de in het eerste lid genoemde datum ingetrokken.3.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel”.Wommels, 9 november 2010Het college van burgemeester en wethouders van Littenseradiel,, burgemeester , secretaris1Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-VDe medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Littenseradiel hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit.
OrganisatieonderdeelWettelijk kaderGegevensset BasisregistratieGegevenssetGBA-VBureau Burgerzaken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en Regelgeving rijbewijzen en de Wet maatschappelijke ondersteuning Alle gegevens op PL en verwijsgegevensAlle gegevens, die in de GBA-V geraadpleegd kunnen wordenAfdeling FinanciënGemeentewet, Invorderingswet en de Wet WOZ, Belastingwetgeving en de Financiële Administratie Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevensDe gegevens opgenomen in Bijlage II van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009Afdeling Vergunningen en HandhavingDrank- en Horecawet, Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de LijkbezorgingPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevensDe gegevens opgenomen in de Bijlage VII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009Afdeling Welzijn Leerplichtwet en de Wet Inburgering Persoonsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens verblijfstitelgegevens en verwijsgegevensDe gegevens opgenomen in de Bijlage XII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009StafafdelingAlgemene wet Bestuursrecht, Huisvestingszaken, de Wet bestrijding infectieziekten, en bijzondere opnemingen in psychiartische ziekenhuizen, Pensioenwet politieke ambtsdragers en Ambtenarenwet (wachtgeldregeling) Niet van toepassing (incidentele bevraging bij het bureau Burgerzaken)De gegevens opgenomen in de Bijlage XI van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009Afdeling Ruimtelijke OntwikkelingMonumentenbeleid, Volkshuisvesting, de BAG, de WABO en HuisummeringPersoonsgegevens, overlijdensgegevens en verblijfplaatsgegevensDe gegevens opgenomen in de Bijlage IV van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. 2Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personen
3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.
RegistratieWaarvoorGegevenssetLeerling-administratieLeerplichtwetDe gegevens opgenomen in de Bijlage XII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009BAGMonumentenbeleid, Volkshuisvesting en de WABODe gegevens opgenomen in de Bijlage IV van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009GISVGUitvoering gemeentelijke belastingregelgeving.De gegevens opgenomen in Bijlage II van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009CORSADiverse gemeentelijke takenNAW-gegevens
4Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisBibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Voor de bijhouding van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse EU-overhedenTer uitvoering van de opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP)www.cbpweb.nl Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!Advies: toestemming burger vragen.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPBuitenlandse vertegenwoordigingen hier te landeTer uitvoering van de opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACulturele organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInstellingen/organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-WerkvoorzieningVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAJuridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKerken (niet zijnde de SILA)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInburgeringsbureaus(niet gemeentelijk)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAMigrantenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOnderwijsinstellingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOuderenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPatiëntenverenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen van politieke partijenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAReclassering/verslaafden-zorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBASportorganisaties en-verenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVakorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doelVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigin-gen/woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBA
5Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.
OrganisatieonderdeelGegevensIn de gemeente Littenseradiel niet van toepassing