| Overheidsorganisatie | Gemeente Littenseradiel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel |
| Citeertitel | Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | afnemer, basisadministratie, beheerder, betrokkene, bevolkingsadministratie, binnengemeentelijke en buitengemeentelijke, gba privacyreglement, ingeschrevene, ingezetene, protocol, verantwoordelijke |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-11-2010 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 09-11-2010 Op 'e Skille, 11-11-2010 | Collegebesluit, 09-11-2010, nr. 7 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Littenseradiel;
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Littenseradiel;
besluit:
vast te stellen het Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel
de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Littenseradiel;
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Littenseradiel als bedoeld in artikel 2 van de wet;
basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Littenseradiel;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen;
geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Littenseradiel en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;
authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;
aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet;
verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit;
bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd;
beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;
binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde, en;
vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.
1. Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is het hoofd van de afdeling Welzijn en Burgerzaken.
2. Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is het ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân.
3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
1. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:
de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het bureau Burgerzaken;
de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;
voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de basisregistratie personen. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
4. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.
3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.
4. In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.
De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.
1. Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.
2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
1. Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke.
2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
4. Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden binnen drie maanden na een daartoe strekkend besluit door de beheerder uit de basisregistratie verwijderd.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het Informatiebeveiligingsplan.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
1. Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
2. Het GBA privacyreglement gemeente Littenseradiel vastgesteld op 25 september 2007 wordt op de in het eerste lid genoemde datum ingetrokken.
3. Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Littenseradiel”.
Wommels, 9 november 2010
Het college van burgemeester en
wethouders van Littenseradiel,
, burgemeester , secretaris
| Organisatieonderdeel | Wettelijk kader | Gegevensset Basisregistratie | Gegevensset GBA-V |
| Bureau Burgerzaken | Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en Regelgeving rijbewijzen en de Wet maatschappelijke ondersteuning | Alle gegevens op PL en verwijsgegevens | Alle gegevens, die in de GBA-V geraadpleegd kunnen worden |
| Afdeling Financiën | Gemeentewet, Invorderingswet en de Wet WOZ, Belastingwetgeving en de Financiële Administratie | Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevens | De gegevens opgenomen in Bijlage II van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| Afdeling Vergunningen en Handhaving | Drank- en Horecawet, Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de Lijkbezorging | Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevens | De gegevens opgenomen in de Bijlage VII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| Afdeling Welzijn | Leerplichtwet en de Wet Inburgering | Persoonsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens | De gegevens opgenomen in de Bijlage XII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| Stafafdeling | Algemene wet Bestuursrecht, Huisvestingszaken, de Wet bestrijding infectieziekten, en bijzondere opnemingen in psychiartische ziekenhuizen, Pensioenwet politieke ambtsdragers en Ambtenarenwet (wachtgeldregeling) | Niet van toepassing (incidentele bevraging bij het bureau Burgerzaken) | De gegevens opgenomen in de Bijlage XI van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling | Monumentenbeleid, Volkshuisvesting, de BAG, de WABO en Huisummering | Persoonsgegevens, overlijdensgegevens en verblijfplaatsgegevens | De gegevens opgenomen in de Bijlage IV van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
| Organisatieonderdeel | Waarvoor | Gegevensset |
| Afdeling Financiën | Uitvoering gemeentelijke belastingregelgeving. | Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. |
| Registratie | Waarvoor | Gegevensset |
| Leerling-administratie | Leerplichtwet | De gegevens opgenomen in de Bijlage XII van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| BAG | Monumentenbeleid, Volkshuisvesting en de WABO | De gegevens opgenomen in de Bijlage IV van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| GISVG | Uitvoering gemeentelijke belastingregelgeving. | De gegevens opgenomen in Bijlage II van het Autorisatiebesluit BZK d.d. 2 november 2009 |
| CORSA | Diverse gemeentelijke taken | NAW-gegevens |
| Wie | Waarvoor | Welke categorie | Welke gegevens | Geheimhouding | Leges | Basis |
| Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) | Voor de bijhouding van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Buitenlandse EU-overheden | Ter uitvoering van de opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl | Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Advies: toestemming burger vragen. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA Art. 76 WBP |
| Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande | Ter uitvoering van de opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) | Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Culturele organisaties | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Fondsverwervende organisaties | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde) | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Kerken (niet zijnde de SILA) | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) | Voor de aan deze organisatie opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijk) | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Migrantenorganisaties | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Natuurlijke personen | Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Onderwijsinstellingen | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Ouderenorganisaties | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Patiëntenverenigingen | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Pensioenfondsen | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Plaatselijke afdelingen van politieke partijen | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Reclassering/verslaafden-zorg | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Sportorganisaties en -verenigingen | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Thuiszorgorganisaties | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Vakorganisaties | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel | Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Vrouwenorganisaties | Voor het bijhouden van de ledenadministratie | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties | Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Ziekenhuizen | Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg | Vrije derde | Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA | Mogelijk | Ja | Art. 100 Wet GBA |
| Organisatieonderdeel | Gegevens |
| In de gemeente Littenseradiel niet van toepassing | |