Algemene subsidieverordening gemeente Skarsterlân

1 Algemene subsidieverordening

Algemene Toelichting

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) geeft een wettelijk kader voor alle subsidies die het Rijk en de lagere overheden toekennen. De eis dat een subsidie in beginsel steeds een wettelijke grondslag heeft, staat hierbij centraal.Voor de gemeente betekent dit dat toekenning van subsidies gebaseerd moet zijn op een verordening. Naast deze Algemene Subsidieverordening, verder te noemen: ASV, zal de uitwerking van het subsidiebeleid op bepaalde beleidsterreinen gestalte moeten krijgen in nadere regels.De besluiten van het college - gebaseerd op de verordening - staan open voor bezwaar en beroep, een en ander zoals is geregeld in de Awb. Een bezwaar bij c.q. beroep op de raad is daarom niet aan de orde.

Reden ASV en belangrijkste wijzigingen

De gemeente Skarsterlân heeft op dit moment een subsidieverordening die bestaat uit een algemeen deel en de uitwerking van de verschillende subsidieonderdelen in hoofdstukken en paragrafen. Daarmee is de subsidieverordening een omvangrijk geheel geworden en is in de praktijk gebleken dat de hoofdstukken en paragrafen niet altijd even goed aansluiten op het algemene deel. Hiermee wordt de kans op problemen bij de uitvoering groter. In het kader van deregulering wordt ervoor gepleit een algemene subsidieverordening op te stellen waarin de bepalingen worden neergelegd die in principe op alle subsidies toepasbaar zijn. De specifieke bepalingen worden dan in deelverordeningen neergelegd. Deze specifieke bepalingen kunnen ook in nadere regels vastgelegd worden, algemeen verbindende voorschriften die door het college worden vastgesteld. Hiermee is de rechtszekerheid voor de subsidieaanvrager (ontvanger) optimaal gewaarborgd en kan de gemeente slagvaardig optreden. Vaststelling door het college in plaats van door de raad scheelt aanzienlijk in tijd. Uitwerking van het subsidiebeleid in nadere regels heeft verder als voordeel dat wanneer de subsidieverstrekking op een beleidsterrein wijzigt niet een gehele verordening opnieuw vastgesteld hoeft te worden, het raakt de overige beleidsterreinen niet. Alleen wijzigingen in de ASV hebben invloed op de verschillende beleidsterreinen, voor zover dit niet opgelost kan worden door het stellen van nadere regels. Dit hangt af van de aard van de wijziging.

De ASV kan beschouwd worden als vervanging van het huidige Hoofdstuk 1 van de Subsidieverordening. Echter in de ASV zijn alleen die zaken opgenomen die in een verordening opgenomen moeten worden. Dit betekent ook dat bij de subsidieverstrekking er steeds teruggevallen dient te worden op de wet.In de ASV is bewust afdeling 4.2.8 niet nadrukkelijk van toepassing verklaard. Deze afdeling bevat veel bepalingen voor per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen. Wanneer deze afdeling in de verordening van toepassing verklaard zou worden gelden alle bepalingen die in deze afdeling zijn opgenomen voor alle aanvragers. Het is dan ook verstandiger om per subsidieaanvraag te beoordelen of afdeling 4.2.8 van toepassing verklaard dient te worden, dan wel bepalingen uit wetsartikelen over te nemen bij de beschikking tot subsidieverstrekking.

De belangrijkste wijzigingen in de verordening betreffen de volgende aspecten:

A Wijze van verantwoording afhankelijk van hoogte subsidieEen belangrijke voorwaarde bij het toekennen van subsidies is dat de ontvanger moet kunnen verantwoorden hoe hij of zij met de door de gemeente ter beschikking gestelde middelen is omgesprongen. In de nieuwe verordening is een nieuwe systematiek van verantwoording opgenomen, waarbij de verantwoordingsplicht zwaarder wordt als er meer subsidie wordt toegekend. Een en ander is met name uitgewerkt in de artikelen 15 tot en met 17. In de toelichting bij deze artikelen zal dieper op dit onderwerp worden ingegaan. In algemene zin kan worden opgemerkt dat het nieuwe systeem voor de meeste subsidieontvangers een administratieve lastenverlichting met zich zal meebrengen, met name voor de ontvangers van lagere subsidies.

B Mogelijkheid tot leveren maatwerkOm per subsidieontvanger of per categorie van subsidieontvangers maatwerk mogelijk te maken, is de verordening op een aantal punten aangepast. Zo zijn de meeste indieningstermijnen niet meer in de verordening opgenomen, maar kunnen deze in de beslissing op de aanvraag of in nadere regels worden vastgelegd.

C Meer mogelijkheden tot uitwerking in nadere regelsOp meerdere plaatsen in de nieuwe verordening is expliciet opgenomen dat bepaalde onderwerpen kunnen worden uitgewerkt in nadere regels. Ook dit heeft met name te maken met het feit dat maatwerk op deze manier mogelijk wordt. Verder heeft dit als voordeel dat er adequater kan worden ingespeeld op veranderingen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 - BegripsomschrijvingenIn dit artikel wordt een alfabetische opsomming gegeven van de diverse termen die voor de subsidietoekenning van belang zijn. De lijst is met het oog op de gewenste duidelijkheid zo compleet mogelijk. De meeste omschrijvingen spreken voor zich.

AanvragerDeze omschrijving is opgenomen om aan te geven dat subsidie kan worden verstrekt aan rechtspersonen of aan natuurlijke personen, al naar gelang de aard van de subsidie.Meestal zal subsidie worden verstrekt aan rechtspersonen. In nadere regels wordt vastgelegd of de aanvrager al dan niet een rechtspersoon (met volledige rechtsbevoegdheid) dient te zijn.

Inhoudelijk (jaar)verslagHet belangrijkste doel van het inhoudelijke verslag is het beschrijven van de mate waarin de afspraken zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking voor de betreffende periode zijn gerealiseerd. Het inhoudelijke verslag dient tenminste de volgende zaken te bevatten:• de geleverde prestaties. Hierbij wordt beschreven wat gepland c.q. verwacht was en wat hiervan is gerealiseerd;• de resultaten van de geleverde prestaties, dit kan bijvoorbeeld worden weergegeven in het aantal deelnemers. Hierbij wordt beschreven wat gepland c.q. verwacht was en wat hiervan is gerealiseerd;- een verklaring voor afwijkingen tussen de afspraken zoals opgenomen in de subsidiebeschikkingen de werkelijke geleverde prestaties en de resultaten;- (alleen bij budgetsubsidies:) een beschrijving van de maatschappelijke ontwikkeling en de wijze waarop de subsidieontvanger hierop anticipeert of reageert;- (alleen bij budgetsubsidies:) een beschrijving van beleidsmatige ontwikkelingen van de subsidieontvanger. Hierbij kunnen bijvoorbeeld zaken aan de orde komen als:  de productontwikkeling (welke nieuwe producten ontwikkelt de subsidieontvanger en waarom?); vraaggericht werken (op welke wijze probeert de subsidieontvanger vraaggerichter te werken?); kwaliteitsontwikkeling; schaalvergroting; accommodatiebeleid; vrijwilligersbeleid (bijvoorbeeld of het lukt om voldoende vrijwilligers en bestuurders te vinden); (alleen bij waarderingsbijdragen:) het ledenaantal per 1 januari en 31 december, de hoogte van de contributie en het aantal donateurs; de bestuurssamenstelling en de wijzigingen hierin; eventuele statutenwijzigingen.

SubsidieontvangerEvenals het begrip "aanvrager" kan het - ook in de Awb gehanteerde - begrip "subsidieontvanger", afhankelijk van de aard van de subsidiëring, van toepassing zijn op zowel natuurlijke personen als rechtspersonen. Van de subsidieontvanger wordt verlangd dat hij de inwoners van Skarsterlân dient. Er moet in beginsel een directe relatie zijn tussen de activiteiten van de subsidieontvanger en het belang/welzijn van de inwoners.

SubsidieverstrekkingHieronder wordt het gehele proces van toekennen, voorschotten, vaststellen, terugvorderen et cetera verstaan.

UitvoeringsovereenkomstDe Awb maakt het mogelijk om ter uitvoering van de subsidiebeschikking overeenkomsten te sluiten (artikel 4:36 Awb). De subsidiëring is en blijft conform de Awb een publiekrechtelijke handeling waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De overeenkomst zelf wordt beheerst door het privaatrecht. Het instrument van de overeenkomst maakt het mogelijk dat de subsidiebeschikking de activiteiten waarvoor subsidie wordt toegekend op hoofdlijnen beschrijft, waarbij die beschrijving nader wordt uitgewerkt in de uitvoeringsovereenkomst.Een overeenkomst geeft bovendien uitdrukking aan de onderhandelingsrelatie tussen de gemeente en subsidieontvangers; van het maken van afspraken in plaats van het eenzijdig opleggen van prestatie-eisen. Veelal wordt de uitvoeringsovereenkomst gehanteerd om prestatieafspraken met grote, professionele subsidieontvangers vast te leggen. Overigens is het sluiten van een overeenkomst geen juridische noodzaak: de gemeente kan volstaan met een beschikking tot subsidieverlening waarin meer of minder precies is vastgelegd wat van de subsidieontvanger wordt verwacht.

Artikel 2 - Reikwijdte verordeningDe ASV is van toepassing op alle subsidies die door het college krachtens deze ASV worden verstrekt. De genoemde indeling is conform de programmabegroting 2009, met uitzondering van het programma financiën. In nadere regels worden de specifiek subsidies benoemd met specifieke regels voor bepaalde subsidiesoorten of bepaalde categorieën aanvragers dan wel subsidieontvangers. Doorgaans zullen zowel de (algemene) bepalingen van de ASV gelden als de nadere regels. De ASV is echter niet van toepassing als de nadere regels afwijken van de ASV.

Artikel 3 - Bevoegdheid collegeDit artikel wijst het college aan als het voor de subsidiëring relevante bestuursorgaan.Uiteraard is het college daarbij gehouden aan de financiële grenzen (het subsidieplafond) die de raad in de gemeentebegroting heeft vastgesteld (artikel 5). Het college is tevens bevoegd aan de subsidietoekenning voorwaarden en voorschriften te verbinden en uitvoeringsovereenkomsten aan te gaan en te ontbinden (tweede en derde lid). Uitgangspunt is dat het subsidiejaar gelijk is aan een kalenderjaar. Ingevolge het vierde lid kan het college hiervan in een individueel geval afwijken, naast de mogelijkheid om een en ander meer generiek te regelen via nadere regels. Ten slotte is het college bevoegd om te besluiten over subsidies waarvoor een wettelijke grondslag zoals bedoeld in artikel 4:23 van de Awb ontbreekt (vijfde lid).

Artikel 4 - EvaluatieverslagIn artikel 4:24 van de wet is vastgelegd dat er ten minste eenmaal in de vijf jaren een verslag wordt gepubliceerd over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk als de subsidie op een wettelijk voorschrift berust. Bij wettelijk voorschrift kan van deze bepaling worden afgeweken. Van deze mogelijkheid is in deze verordening gebruik gemaakt. Dit betekent dat zelf bepaald kan worden wanneer er een evaluatie plaatsvindt, zonder aan de termijn van vijf jaren gebonden te zijn. Gedachte hier achter dat er geëvalueerd wordt wanneer er behoefte c.q. noodzaak voor evaluatie is en niet in verband met het verstrijken van een termijn. Tevens kan daarmee bepaald worden welke subsidies wel en niet geëvalueerd worden.

Artikel 5 - Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoudIn de Awb zijn in artikel 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een "subsidieplafond" gegeven. De raad stelt subsidieplafonds vast. Het college kan nadere regels opstellen omtrent deelplafonds en de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar wat vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is.

Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

Belangrijk is de verplichting om nadere regels te stellen over de verdeling van de beschikbare bedragen. Er zijn twee mogelijkheden. De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst, "wie het eerst komt, het eerst maalt", waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld. Daarnaast kan er een zogenaamd tendersysteem worden toegepast. Alle aanvragen worden dan opgespaard en zodra de indieningstermijn verstreken is wordt er een besluit genomen op de aanvragen. De beschikbare middelen kunnen daarbij verdeeld worden over het aantal aanvragers, dit kan gebeuren op basis van gelijkheid (budget/aantal aanvragers) of op basis van zwaarte (daarbij dient wel aangegeven te worden hoe de zwaarte berekend wordt; bijvoorbeeld aantal leden, kwaliteitscriteria).

Lid 7Indien wordt gewerkt met een begrotingsvoorbehoud moet er rekening worden gehouden met het feit dat alleen de Rijksoverheid haar begroting direct kan vaststellen. Gemeenten moeten hun begroting voorleggen aan de provincie ter goedkeuring; pas daarna is er sprake van een definitieve begroting en treedt het zesde lid van dit artikel pas in werking.

Artikel 6 - Bij aanvraag in te dienen gegevensIn artikel 4:2 van de Awb is een algemene bepaling over aanvragen opgenomen. Daarin staat bijvoorbeeld dat de aanvraag moet zijn ondertekend. Op grond van artikel 4:4 van de Awb is het college bevoegd om voor het indienen van aanvragen en het verstrekken van gegevens een formulier vast te stellen. Zowel voor de aanvrager als voor de gemeente is het praktisch om te werken met formulieren. De aanvrager weet dan welke informatie hij moet leveren en de gemeente beschikt op overzichtelijke wijze over alle relevante informatie. Dit vergemakkelijkt de onderlinge vergelijking van instellingen, hetgeen van belang kan zijn voor een evaluatie van het beleid, en komt de efficiëntie van het subsidieverleningsproces ten goede.Gegevens die voor de aanvraag nodig en die door middel van het formulier kunnen worden gevraagd zijn:• naam en het adres van de aanvrager, de ondertekening, de dagtekening; de subsidie die wordt gevraagd;• een omschrijving van de activiteiten met vermelding van de aard en het doel ervan en de datum waarop of het tijdvak waarbinnen de activiteiten uitgevoerd worden en voor zover het een aanvraag voor een periodieke subsidie betreft, eventuele afwijkingen ten opzichte van het voorgaande jaar dan wel tijdvak;• een begroting (inclusief toelichting), met voor zover van toepassing inzicht in de kosten van de investeringen, de exploitatieopzet, de liquiditeitsprognose, of het financieringsplan;• een opgave van aanvragen bij andere instanties voor activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvragen, dan wel reeds ontvangen subsidies of bijdragen van andere instanties;• de samenhang van de te subsidiëren activiteiten met activiteiten van derden voor zover dit relevant is;• gegevens over eventuele organisatorische verbanden met andere (rechts)personen en van eventuele banden van financiële aard die van invloed kunnen zijn op de hoogte van de kosten van subsidiabele activiteiten of op de inkomsten daaruit.

Indien de aanvrager een rechtspersoon is en voor de eerste maal subsidie aanvraagt, kan tevens worden gevraagd:• een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd;• een bewijs van inschrijving uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken;• de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, dan wel de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop of, indien deze bescheiden ontbreken, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag.

Artikel 7 - AanvraagtermijnHier worden de termijn genoemd waarbinnen de aanvragen ingediend worden. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor jaarlijkse subsidies. Overigens worden aan grote instellingen bij voorkeur meerjarige subsidies verleend. Via tussentijdse rapportage wordt de gemeente op de hoogte gesteld van de resultaten. Een jaarlijkse aanvraag is daarmee overbodig.In dit artikel heeft de gemeente de ruimte om voor verschillende subsidieregelingen verschillende aanvraagtermijnen vast te stellen zodat rekening gehouden kan worden met seizoensgebonden activiteiten en de wijze van verdeling van het subsidieplafond. Tevens kan dit een spreiding van de werkzaamheden voor de gemeente opleveren.

Artikel 8 - BeslistermijnHier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht.

In verband met de invoering van de Wet dwangsom en beroep is het van groot belang dat het college zich houdt aan de gestelde termijnen. Ook al lijken de termijnen redelijk royaal, werkprocessen moeten zodanig ingericht zijn dat de gestelde termijn gerealiseerd worden. De genoemde termijn zijn maximale termijnen. Uitgangspunt is dat een aanvraag zo snel mogelijk wordt afgehandeld.

Artikel 9 - WeigeringsgrondenDe artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb noemen een aantal weigeringsgronden. Artikel 4:25 geeft als grond het overschrijden van het subsidieplafond. Volgens artikel 4:35 kan de subsidieverlening in ieder geval worden geweigerd indien er een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat:• de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;• de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen of;• de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor over deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

Verder kan volgens artikel 4:35 Awb worden geweigerd indien de aanvrager:• in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zouden hebben geleid, of• failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

In aanvulling op deze gronden bevat artikel 9 van de verordening enkele weigeringsgronden (eerste lid). Bovendien kan het college bij nadere regels nog aanvullende weigeringsgronden opnemen (tweede lid). Het ligt voor de hand dat het college in nadere regels aangeeft wanneer er sprake is van onvoldoende inwoners die gebaat zijn bij de activiteiten. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een minimaal aantal deelnemers uit de gemeente (aantal of percentage) of dat de activiteiten (bijvoorbeeld repetities of uitvoeringen) in de gemeente plaatsvinden.

De weigeringsgronden van artikel 9 kunnen worden gebruikt indien er voldoende geld beschikbaar is gesteld door de raad. Indien er geen of onvoldoende geld beschikbaar is, dan kan de subsidie namelijk worden geweigerd op grond van artikel 5 (subsidieplafond).Want strikt genomen mag het college zich slechts een oordeel vormen over de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Het is vaak eenvoudiger om de subsidie te weigeren wegens de verwachting, dat de activiteiten onvoldoende gericht zijn op de beleidsdoelen.

Artikel 10 - Verlening van de subsidieIngevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van begin af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zal dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn. Een uitputtende opsomming in de verordening van alle mogelijke aan een subsidiënt op te leggen verplichtingen komt de overzichtelijkheid, noch de doelmatigheid van de verordening ten goede. Een bij de beschikking verstrekte bijlage, waarin de verplichtingen zijn opgenomen, is overzichtelijk en klantvriendelijk. In artikel 4:37 Awb staan de standaardverplichtingen vermeld welke het college bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kan opleggen. Er kan maatwerk worden gevonden door een differentiatie te maken tussen verplichtingen, die worden gesteld aan eenmalige subsidies, en jaarlijkse (boekjaar)subsidies. Voor een selectie uit de verplichtingen, die te stellen zijn bij het verlenen van de jaarlijkse subsidies; zie ook titel 4.2.8 Awb. Denk hier ook aan deregulering en zie artikel 12, waarin een zo licht mogelijk regime is voorgesteld van tussentijdse rapportages.

Bij de in het tweede lid van artikel 10 te stellen verplichtingen kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken, die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het college voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 Awb.

Het is van belang voor de verantwoording, dat op een heldere manier wordt aangegeven wat met de verlening van de subsidie wordt verlangd. Oftewel: welke indicatoren leiden tot beantwoording van de vraag of de prestatie is geleverd. Als de prestatieverlening te gedetailleerd is geformuleerd, kunnen er onbedoeld problemen ontstaan bij de verantwoording.

Artikel 11 - Betaling en bevoorschottingVoorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaatsvindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is volgens artikel 13 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

De bepalingen van afdeling 4.4 Awb zijn van toepassing.

Artikel 12 - Tussentijdse rapportage In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan € 50.000, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 13 - MeldingsplichtDe subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht.

In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.

Artikel 14 - Overige verplichtingen van de subsidieontvangerIn artikel 14 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet "schriftelijk" hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

In lid 3 is bepaald dat subsidieontvangers dienen te voldoen aan het gestelde in artikel 4:71 Awb. In dit artikel wordt een reeks van handelingen genoemd waarvoor een subsidieontvanger voorafgaande toestemming van het subsidieverlenende bestuursorgaan behoeft. Toestemming kan onder andere worden geëist voor een wijziging van statuten, het verwerven, vervreemden of bezwaren van registergoederen voor zover deze mede zijn verworven door middel van subsidiegelden dan wel de lasten worden bekostigd uit subsidiegelden, het vormen van fondsen en reserves, het aangaan van kredietovereenkomsten, het vaststellen van tarieven voor de door de subsidieontvanger te verrichten prestaties, het ontbinden van de rechtspersoon en het doen van aangifte tot faillissement of het aanvragen van surseance van betaling. Artikel 4:71 geldt alleen voor subsidies indien dit bij wettelijk voorschrift of bij de subsidietoekenning is bepaald. Door middel van het opnemen van de onderhavige bepaling in de ASV, is bij wettelijk voorschrift bepaald dat het artikel van toepassing is op periodieke subsidies.Voor een aanzienlijke verzwaring van de (administratieve) lasten behoeft niet te worden gevreesd. Immers wanneer er geen reden bestaat toestemming te onthouden aan een bepaalde handeling en een reactie binnen de in artikel 4:71 gestelde termijn moeilijk haalbaar is, kan door niet handelen hetzelfde worden bereikt als door het expliciet verlenen van toestemming.

Artikel 15 - Verantwoording subsidies tot € 5.000 Kenmerkend voor subsidies tot € 5.000 is dat meestal een vast bedrag (per lid/deelnemer) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidie-ontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de eventuele bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Uitgangspunt is echter dat er zo min mogelijk bewijsstukken (zie artikel 6 Bij aanvraag in te dienen gegevens) worden gevraagd. De subsidie wordt bij de “standaard”subsidies bepaald aan de hand van de gegevens die de subsidieaanvrager op een aanvraagformulier. Op basis van vertrouwen worden geen bewijsstukken, zoals bijvoorbeeld ledenlijsten, gevraagd. Wanneer er gegronde reden is om aan te nemen dat de verstrekte informatie onjuist is kan er, nadat eerst op andere wijze getracht is duidelijkheid te krijgen over de verstrekte gegevens (bijvoorbeeld contact met subsidie-ontvanger), besloten worden bewijsstukken te vragen. In verband met de Wet bescherming persoonsgegevens dient uitermate terughoudend omgegaan te worden met het ledenlijsten. Wanneer een dergelijke lijst gevraagd wordt mag deze lijst in principe alleen een selectie van postcodes bevatten.

Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

Artikel 16 - Verantwoording subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieontvanger de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enzovoort.Ook hier kan het college bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hun verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Waar het hier uiteraard om gaat, is te voorkomen dat subsidieontvangers speciale stukken met andere verantwoordingsmethoden moeten opstellen dan zij gebruikelijk al doen. Zo kan uit een algemeen jaarverslag genoegzaam blijken, dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel, waarvoor de subsidie werd verstrekt. Voor kleinere subsidies is de mogelijkheid geopend in het derde lid voor het college om andere bewijsmiddelen te verlangen dan de gebruikelijke.

Artikel 17 - Verantwoording subsidies vanaf € 50.000Bij subsidies van € 50.000 of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten.

In artikel 17 lid 2 wordt uitgegaan van een accountantsverklaring. In het derde lid van artikel 17 is deze accountantsverklaring nader gespecificeerd.Doel van een accountantsverklaring is om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Bij een accountantsverklaring controleert de accountant de door de opdrachtgever (subsidieontvanger) aangeleverde gegevens.

Een accountantsverklaring kan bestaan uit één van de volgende 4 soorten:- goedkeurende accountantsverklaring;- accountantsverklaring met beperking;- accountantsverklaring met oordeelonthouding;- afkeurende accountantsverklaring.

De standaard is een goedkeurende accountantsverklaring. In het geval de accountant een oordeelsonthouding of afkeurende verklaring aflegt, kan de gemeente intern beoordelen wat met deze bevindingen wordt gedaan bij het vaststellen van de subsidie. Deze beslissing staat los van de gemeentelijke rechtmatige uitgaven. Met het voldoen aan de eigen eisen, het geven van een controleopdracht, is de uitkomst van deze controleopdracht niet meer relevant voor de gemeentelijke rechtmatigheid. De "onrechtmatige" accountantsverklaring van een instelling werkt niet meer door in de gemeentelijke begroting.Het doel van een beoordeling van een jaarrekening is de accountant in staat te stellen om, op basis van werkzaamheden die niet die zekerheid verschaffen die bij een controleopdracht is vereist, te kunnen mededelen dat hem niets is gebleken op grond waarvan hij zou moeten concluderen dat de jaarrekening niet is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor de financiële verslaggeving.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting is lid 4 van artikel 17 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee geven wij invulling aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag. Zekerheid kan ook worden verkregen door verantwoording in de jaarrekening van een instelling of een beoordelingsverklaring door een accountant. Voor de beoordelingsverklaring zijn er 3 soorten, de goedkeurende, met beperking en de afkeurende. Een beoordelingsverklaring van een accountant is minder omvattend, en daarmee goedkoper. Bij een beoordelingsverklaring beoordeeld de accountant de door de opdrachtgever, de subsidie-ontvanger, verstrekte boekhoudkundige gegevens.

Gezien de omvang van de subsidie wil de gemeente weten of de subsidie besteed is aan hetgeen waarvoor zij bedoeld is en of er sprake is van een financieel gezonde subsidie-ontvanger zodat de gemeente een bepaalde mate van zekerheid heeft over de voortgang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend. Wanneer de accountantsverklaring standaard wordt vervangen door een beoordelingsverklaring loopt de gemeente, als subsidieverstrekker veel meer en onnodig risico.

Artikel 18 - Vaststelling subsidieSubsidies worden veelal per boekjaar verstrekt en derhalve ook per boekjaar vastgesteld. Een boekjaar hoeft hierbij niet gelijk te zijn aan een kalenderjaar. Wanneer er sprake is van een subsidie die verleend wordt aan een project ligt het voor de hand de vaststelling voor het gehele project ineens te verrichten.

In het tweede lid is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie. Ook hier geldt dat het de maximale termijn betreft.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieregeling, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

In lid 6 is bepaald dat het college, bij het niet tijdig indienen van verantwoording door de subsidieontvanger, de subsidie ten nadele van de ontvanger kan wijzigen. De bevoegdheid hiertoe is gebaseerd op het in artikel 4:48 eerste lid sub b van de Awb bepaalde.

Artikel 19 – Reserves en voorzieningenReserves maken deel uit van het eigen vermogen van een professionele instelling. De instelling heeft de vrijheid hierover te beschikken. Ze worden gevormd uit exploitatieoverschotten die zich in enig jaar voor kunnen doen.

Voor bestemmingsreserves en voorzieningen geldt dat ze expliciet in een financieel plan moeten zijn vastgelegd. Een bestemmingsreserve is een specifieke reserve voor een te voren benoemde bestemming.

Een voorziening wordt gevormd met het oog op toekomstige verplichtingen. Met voorzieningen worden toekomstige risico’s afgedekt zoals reorganisatiekosten, belastingverplichtingen, schadeclaims, en dergelijke. Voor zover reëel is het vormen van bestemmingsreserve en voorzieningen toegestaan.

Algemene reserves zijn vrij besteedbaar en kunnen gebruikt worden om eventuele (onvoorziene) bedrijfsrisico’s op te vangen. Algemene reserves horen ook tot het eigen vermogen van de instelling. Voor het vormen van algemene reserves zijn geen regels opgenomen.

Gesubsidieerde instellingen moeten voldoende vrijheid van handelen hebben om bedrijfsmatig te kunnen werken. Een positief resultaat direct en volledig afromen kan niet alleen ervaren worden als "afstraffing van efficiënte bedrijfsvoering", maar het ontneemt de instelling bovendien de mogelijkheid reserves op te bouwen voor een periode waarin financiële tegenvallers zich voordoen. Bovendien kan het direct en volledig afromen er gemakkelijk toe leiden dat aan het eind van het begrotingsjaar uitgaven gedaan worden die niet direct noodzakelijk zijn.

Wel moet worden voorkomen dat instellingen de gelegenheid geboden wordt om gemeenschapgelden te gaan gebruiken voor bovenmatige reservevorming (eigen vermogen). Op de vraag wanneer algemene reserves bovenmatig zijn is geen eenduidig antwoord te geven. Wat voor de ene instelling bovenmatig is, hoeft dat voor een andere niet te zijn. Daarom moet per geval bekeken worden of de algemene reserves bovenmatig zijn. Indien er sprake is van bovenmatige reservevorming, kan de subsidie worden afgewezen op grond van het bepaalde in artikel 9, eerste lid, onder e van deze verordening.

Voor alle duidelijkheid nog het volgende. Het derde lid van dit artikel spreekt over het stellen van beperkende voorwaarden aan het vormen van bestemmingsreserves en voorzieningen. Het gaat daarbij met name over de hoogte van beide componenten.

Artikel 20 - VermogensvormingVolgens artikel 4:41 van de Awb is een vergoeding slechts verschuldigd in bepaalde, in de wet genoemde gevallen en indien de verordening hiertoe de mogelijkheid biedt. De gevallen die in de verordening worden genoemd, zijn toegestaan volgens artikel 4:41 van de Awb.De Awb stelt verder als voorwaarde dat aangegeven moet zijn hoe de hoogte van de vergoeding wordt bepaald.

Artikel 21 - Medewerking aan gemeentelijk onderzoekOp verzoek van de gemeentelijke rekenkamercommissie is deze bepaling opgenomen. Zij behoeft verder geen toelichting.

Artikel 22 - HardheidsclausuleHet opnemen van een hardheidsclausule in deze verordening opent de mogelijkheid voor het college om, in gevallen waarin toepassing van een artikel van de verordening - gegeven het doel en de strekking van de verordening - een onbillijkheid van overwegende aard zou opleveren, dat artikel buiten toepassing te laten of daarvan af te wijken. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstelling van de subsidie te passen.

De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of nadere regels te worden neergelegd.

Artikel 23 - IntrekkingOm er voor te zorgen dat voor alle subsidies die over het jaar 2010 verstrekt worden dezelfde voorwaarden van toepassing zijn kan de Subsidieverordening gemeente Skarsterlân 2007 pas per 1 januari 2011 (dus werking tot en met 31 december 2010) ingetrokken worden. Daarnaast blijft deze verordening van kracht voor subsidies verstrekt tot en met het subsidiejaar 2010. Reden hiervan is dat een aantal subsidies over het jaar 2010 pas in het jaar 2011 definitief vastgesteld worden. Daarbij dienen dezelfde voorwaarden als op het moment van toekennen van kracht te zijn.

Artikel 24 - InwerkingtredingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 25 - CiteertitelDit artikel behoeft geen nadere toelichting.