| Overheidsorganisatie | Gemeente Ouderkerk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement e-mail en internet |
| Citeertitel | Reglement e-mail en internet |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | personeel |
Datum in werking treden bij benadering vastgesteld.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-02-2004 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 17-02-2004 Onbekend | Onbekend |
Burgemeester en Wethouders van Ouderkerk
gelet op de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995
besluiten vast te stellen het volgende:
Reglement e-mail en internet.
In dit besluit wordt verstaan onder:
De Archiefwet: De Archiefwet 1995.
Het Archiefbesluit: Het Archiefbesluit 1995.
De Organisatieverordening: De Organisatieverordening Gemeente Ouderkerk.
Het uitvoeringsbesluit: Het Uitvoeringsbesluit Archiefvoorschriften Gemeente Ouderkerk.
Nadere wetgeving: De wet openbaarheid van bestuur (WOB), De Algemene wet Bestuursrecht (AWB), De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en in het kader daarvan de privacy verordening.
E-mail: Berichten die op elektronische wijze tussen computers worden Uitgewisseld. De verzendinformatie en het (de) aan het bericht toegevoegde elektronische document(en) vormen integraal het elektronische postbericht.
Algemene elektronische postbus: Het aan de gemeentelijke internetsite gerelateerde organisatiebrede e-mailadres.
Functioneel e-mailadres: Een aan een beheerseenheid toegekend elektronisch postadres.
Persoonlijk e-mailadres: Het aan een medewerker van de gemeente Ouderkerk toegekend e-mailadres.
Formele e-mailberichten: E-mailberichten waarvoor geldt dat deze nodig zijn voor de bedrijfs- voering, nodig zijn voor het afleggen van verantwoording en/of bewijs, uit andere hoofde dan archiefbescheiden in de zin van de Wet en derhalve als registratiewaardig kunnen worden aangemerkt.
Informele e-mailberichten: E-mailberichten die niet registratiewaardig zijn.
Beheerseenheden: De gemeentelijke afdelingen, projectgroepen, commissies en de als zodanig aan te wijzen eenheden.
Beheerder: Het hoofd van de beheerseenheid.
Disclaimer: Een standaardclausule onder een e-mailbericht. Er wordt op gewezen dat aan de inhoud van het bericht geen rechten kunnen worden ontleend. Aansprakelijkheid voor schade, veroorzaakt door het bericht en door vervormde of te late overbrenging, wordt afgewezen.
Facilitaire Zaken: Onderdeel van afdeling Intern Beleid & Bedrijfsvoering.
Formele e-mailberichten worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de archiefwet. Het bepaalde in de Organisatieverordening en het Uitvoeringsbesluit is onverkort van toepassing op het e-mailberichtenverkeer. Nadere wetgeving zoals de WOB, AWB en de WBP spelen een grote rol op de achtergrond.
Er zijn twee officiële externe e-mailadressen voor de gemeente Ouderkerk: info@ouderkerk.nl te gebruiken om algemene informatie te verkrijgen en college@ouderkerk.nl voor vragen die rechtstreeks aan het college worden gesteld. Vragen aan het college worden door Facilitaire Zaken geregistreerd en zowel elektronisch als schriftelijk doorgestuurd aan de betreffende portefeuillehouder.
Dit geldt eveneens voor de formele berichten welke binnen komen op info@ouderkerk.nl.
Onder formele e-mail wordt verstaan een document waarin één of meerdere van de volgende elementen bepalend is:
verantwoording
bedrijfsvoering
informatieverstrekking
historisch belang
Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen in een persoonsgebonden postbus is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat een afschrift van het gehele postbericht ter registratie en archivering wordt aangeboden aan Facilitaire Zaken. Facilitaire Zaken zorgt er vervolgens voor dat de geldende procedure met betrekking tot de postafhandeling wordt gevolgd.
Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen.
1. Het is niet toegestaan formele post als origineel te verzenden via elektronische post.
2. Van originelen mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden, waarbij wordt verwezen naar een disclaimer.
3. Van vertrouwelijke stukken worden geen afschriften via elektronische post verzonden.
Het gebruik van informele e-mail is gekoppeld aan personen of aan groepen personen. Het betreft berichten waarop geen handtekening of paraaf geplaatst wordt, die geen formele opdrachten bevatten en die niet ter registratie aangeboden hoeven te worden.
Wordt in de persoonlijke postbus een formele e-mail aangetroffen, dan zendt de ontvanger dit onverwijld door aan de formele elektronische postbus.
Het voorgaande is ook van toepassing op het berichtenverkeer van en naar college- en raadsleden. Informele verzoeken kunnen rechtstreeks aan ambtenaren worden gericht.
Het recht van de werknemer om niet zakelijke/persoonlijke e-mail berichten te ontvangen en te versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden:
De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van persoonlijke e-mail berichten en
Het is niet toegestaan pornografische, seksueel intimiderende, dreigende, gewelddadige, racistische of seksistische berichten te versturen.
De toegang tot Internet wordt aan de medewerkers van de gemeente aangeboden om te gebruiken als zakelijke informatiebron ter ondersteuning van de uitvoering van hun taken. Gebruik is derhalve gebonden aan taken die voortvloeien uit de functie.
Op Internet wordt door een groot aantal (overheids-)organisaties informatie aangeboden die onmisbaar is bij de uitvoering van veel gemeentelijke taken.
Werknemers worden geacht een bij hun functie passend professioneel gebruik van het Internet te maken.
De medewerkers zijn in beperkte mate gerechtigd Internet voor niet zakelijk verkeer te gebruiken mits dit:
Niet storend is voor de werkomgeving
Binnen de grenzen van de redelijkheid blijft en
Niet ten koste gaat van de dagelijkse werkzaamheden.
Zolang de bandbreedte van de internet verbinding te gering is om dit mogelijk te maken worden de medewerkers verzocht met mondjesmaat van de ze mogelijkheid gebruik te maken.
Het is niet toegestaan om:
bewust sites te bezoeken die een pornografische, gewelddadige, racistische of seksistische inhoud hebben.
materiaal van de in het voorgaande punt omschreven sites te downloaden.
vanaf Internet programmatuur en/of bestanden met bijvoorbeeld screensavers, muziek, filmfragmenten, etc. op het netwerk te downloaden.
via internet niet zakelijke bestellingen te plaatsen en/of aankopen te doen, dan wel andere verplichtingen aan te gaan.
per diskette of Cd-rom bestanden op uw PC te installeren zonder hiervan het servicebureau ICT K5 van tevoren op de hoogte te hebben gesteld.
1. Er wordt minimaal één keer per dagdeel (ochtend of middag) in de formele postbussen gekeken of er nieuwe berichten zijn ontvangen. Dit gebeurt door de verantwoordelijke medewerkers van Facilitaire Zaken.
2. Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, wordt de afzender onmiddellijk verzocht het document schriftelijk in te dienen.
3. Facilitaire Zaken draagt zorg voor beoordeling, registratie en doorzending.
4. Van de e-mail berichten wordt indien nodig een afdruk op papier gemaakt voorzien van een registratie stempel.
5. Van een geregistreerd stuk wordt een ontvangstbevestiging verzonden.
6. Het formele bericht alsmede het uitgaande verzoek worden elektronisch doorgestuurd aan de behandelend ambtenaar, met vermelding van het toegekende registratienummer.
1. Er wordt minimaal één keer per dagdeel (ochtend of middag) in de informele postbus gekeken of er nieuwe berichten zijn ontvangen.
2. Zorg er voor dat tijdens vakantie of tijdens afwezigheid iemand anders de postbus kan legen. Maak gebruik van de mogelijkheid e-mail automatisch laten doorsturen en/of het aanmaken van een automatisch bericht met mededeling van afwezigheid.
3. Wees voorzichtig met een spontane reactie die als toezegging kan worden opgevat.
4. Stuur altijd een disclaimer mee.
De afdelingshoofden zijn eindverantwoordelijk voor de elektronische berichten van hun afdeling. De zender of ontvanger van een elektronisch postbericht is verantwoordelijk voor een correcte procedurele afhandeling van het elektronische postbericht, ook bij afwezigheid.
De werkgever zal de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke mailberichten niet lezen. Automatisch geregistreerde gegevens omtrent het aantal elektronische berichten of internet verkeer (logging) wordt niet gebruikt voor controle van werknemers. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen plaats vinden.
Hiervan wordt melding gemaakt bij de desbetreffende werknemer en/of de OR.
E-mailberichten van leden van de OR onderling, van bedrijfsartsen en van een ieder die zich op grond van zijn functie op enige vertrouwelijkheid moet kunnen beroepen, worden niet gecontroleerd.
Bij ziekte of afwezigheid van een medewerker is de direct leidinggevende bevoegd om, wanneer de bedrijfsvoering dit noodzakelijk maakt, de mailberichten van de betrokken medewerker te openen.
Toelichting:
(Heimelijke) Observatie is incidenteel toegestaan. Er moet echter wel sprake zijn van een redelijke verdenking of vermoeden van een strafbaar feit of ongeoorloofde handeling, die een dergelijke inzet rechtvaardigen. Hierbij is vereist dat andere middelen zijn uitgeput en dat er een zwaarwichtig belang van de onderneming In het geding is. De werknemer heeft het recht de over hem geregistreerde data in te zien en/of een kopie te ontvangen. Verzoeken om inzage of een kopie worden binnen 4 weken ingewilligd.
De werknemer heeft het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de geregistreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 4 weken beslist. Bij inwifliging van het verzoek wordt
de correctie terstond uitgevoerd. De werknemer heeft het recht de over hem geregistreerde data, die niet langer ter zake doen of in strijd zijn met dit reglement of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een dergelijk verzoek wordt binnen 4 weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt verwijdering en vernietiging terstond plaats.
Indien een werknemer meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van dit reglement, kan hij zich richten tot het college van B&W van de gemeente Ouderkerk. De werkgever stelt vervolgens een beroepscommissie in. De
commissie bestaat uit een werkgevers en een werknemersvertegenwoordiging.
Bij het niet nakomen van de afspraken, zoals vastgelegd in dit reglement, bestaat de mogelijkheid van het opleggen van sancties, zoals vastgelegd in de CAR/UWO, artikel 16.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 17 februari 2004.
De secretaris,
J. Rook.
De burgemeester,
J.H.M. Hermans-Vloedbeld.