| Overheidsorganisatie | Gemeente Ouderkerk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling beheerscommissie De Drie Maenen 2006 |
| Citeertitel | Regeling beheerscommissie multifunctioneel gebouw De Drie Maenen 2006 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Datum in werking treden wijkt af van artikel 36 van de Regeling.
Onbekend
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-05-2007 | 01-01-2007 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 03-10-2006 Postiljon, 9 mei 2007 | Onbekend |
Gemeente Ouderkerk
Uitgangspunten:
De beheerscommissie wordt adequaat ondersteund door een administratiekantoor. Dit kantoor verzorgt de financiële administratie (boekhouding, betaling van rekeningen, inning van nota's bewaken de budgetten, genereren tussentijdse overzichten etc). De definitieve afbakening van de taken van het kantoor moet nog plaatsvinden
Door het administratiekantoor wordt jaarlijks een begroting opgesteld inclusief de kosten van groot onderhoud volgens een vastgesteld meerjarenonderhoudsprogramma. Ook wordt de jaarrekening opgesteld.
De uitgifte van de verhuurde ruimten wordt door de beheerders van de 3 Maenen gedaan. Het in rekening brengen daarvan is een taak van het administratiekantoor
De beheerscommissie krijgt een 'eigen' begroting waarin per jaar de kosten worden opgenomen voor de activiteiten. De (hoofd)activiteiten van de commissie zijn: dagelijks klein onderhoud, de zorg voor een optimale bezetting van de ruimten, organiseren van gemeenschappelijke activiteiten etc).
De beheerscommissie doet voorstellen aan het college voor de tarieven (commercieel en niet-commercieel) en de pacht.
Voor de onderstaande regeling zijn deze uitgangspunten leidend geweest. In 2006 en 2007 zal dit in de praktijk verder verfijnd moeten worden.
Regeling beheerscommissie De Drie Maenen 2006
In deze regeling wordt verstaan onder:
De gemeente: de gemeente Ouderkerk;
Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ouderkerk;
De beheerscommissie: de beheerscommissie van het multifunctioneel gebouw De Drie Maenen te Ouderkerk aan den IJssel;
Het multifunctioneel gebouw: het multifunctioneel gebouw De Drie Maenen.
De commissie heeft tot taak:
Het beheer en onderhoud van het multifunctioneel gebouw;
Het vaststellen van algemene regels (huishoudelijk reglement)
omtrent het gebruik van het multifunctioneel gebouw.
Aan de beheerscommissie wordt toegekend alle bevoegdheden die het college voor het beheer en onderhoud van het multifunctioneel gebouw toekomen. Hierbij worden de volgende bepalingen in acht genomen:
Een door het college, gehoord de beheerscommissie, aan te wijzen administratiekantoor, die onder toezicht van de commissie is belast met de verhuur- en financiële administratie en het beheer van de budgetten;
De kassiersfunctie wordt uitgeoefend door het administratiekantoor;
De boekhouding moet zodanig zijn ingericht, dat daaruit steeds volledig overzicht van de vorderingen en schulden en een gedetailleerd overzicht van de inkomsten en uitgaven van de exploitatie van de accommodatie kunnen worden samengesteld;
De beheerscommissie kan omtrent de inrichting van de boekhouding nadere voorschriften geven. Deze nadere voorschriften behoeven de goedkeuring van het college;
De beheerscommissie heeft geen afzonderlijke kas en geen afzonderlijke rekening bij de postcheque- en girodienst of enige bankinstelling;
Het administratiekantoor verstrekt aan de beheerscommissie maandelijks een opgaaf van de te innen en te betalen bedragen. Het administratiekantoor doet betalingen eerst nadat deze zijn getekend door de voorzitter en de secretaris;
Het administratiekantoor is belast met de voorbereiding en het treffen van de maatregelen, die leiden tot tijdige invordering van alle te innen en te ontvangen bedragen;
Het administratiekantoor is belast met het doen van alle ontvangsten;
Het administratiekantoor zorgt voor de tijdige betaling van alle aan derde verschuldigde bedragen;
De beheerscommissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door het college jaarlijkse oedgekeurde begroting van de accommodatie;
Groot onderhoud vindt plaats op basis van een actueel meerjarig onderhoudsplan.
De beheerders van de 3 Maenen verzorgen de verhuur van ruimten van het multifunctionele gebouw De Drie Maenen en multifunctionele gebouw De Spil en geven dit daar aan de financiële administratie.
De beheerscommissie is verantwoordelijk voor de volgende verslaglegging:
Jaarlijks, vóór 1 mei, zendt de beheerscommissie aan het college een ontwerp-begroting in. De ontwerp-begroting wordt door het administratiekantoor wordt opgesteld, met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke regels en richtlijnen van het college
De jaarrekening wordt jaarlijks uiterlijk 1 maart door het administratiekantoor aan de beheerscommissieaangeboden;
De beheerscommissie biedt vóór 1 april van elk kalenderjaar aan het college de jaarrekening aan, inclusief een verantwoording van het gevoerde beheer.
De beheerscommissie bestaat uit leden welke door het college worden benoemd. De beheerscommissie bestaatn uit een oneven aantal leden met een minimum van vijf.
De leden van de beheerscommissie mogen:
In rechtsgedingen omtrent zaken de beheerscommissie betreffende niet als advocaat of procureur werkzaam zijn;
Middellijk noch onmiddellijk deelnemen aan onderhandse pacht of huur van aan de beheerscommissie inn beheer gegeven goederen of inkomsten aan levering of aannemingen ten behoeve van het multifunctioneel gebouw, aan het kopen van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente in zaken die de beheerscommissie aangaan.
Elk lid van de beheerscommissie treedt uiterlijk vier jaar na zijn benoeming periodiek af, volgens een door de beheerscommissie op te maken rooster van aftreding. De aftredende is direct herbenoembaar;
Indien een lid de hoedanigheid verliest op grond waarvan hij is benoemd, dient hij binnen achtenveertig uren zijn ontslag in bij het college. Voldoet hij hieraan niet, dan verklaart het college hem van zijn lidmaatschap vervallen;
Wie ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats tot lid wordt aangewezen, treedt af op het tijdstip waarop degene moest aftreden in wiens plaats hij is gekomen;
Het rooster dient dusdanig te zijn samengesteld dat voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en secretarisn nimmer gelijktijdig aftreden.
De beheerscommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
De voorzitter zorgt voor handhaving der orde in de vergadering van de beheerscommissie en is bevoegd wanneer de orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, hen die dit doen of alle oehoorders te doen vertrekken;
De voorzitter kan de beheerscommissie voorstellen aan een lid - dat door zijn gedragingen de geregelde ngang van zaken belemmert - voor de eerste maal voor de dag waarop het besluit genomen wordt en bijn herhaling voor een bepaalde tijd maar niet langer dan voor drie vergaderingen, de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. De beheerscommissie stemt hierover op de wijze zoals is opgenomen in artikelen 20 tot en met 24 van deze verordening;
Indien aan een lid de toegang tot de vergadering is ontzegd, wordt hij van de presentielijst afgevoerd.
De voorzitter tekent alle stukken die van de beheerscommissie uitgaan.
De voorzitter draagt zorg voor een spoedige afdoening van zaken.
De beheerscommissie kiest uit haar midden een secretaris en een plaatsvervangend secretaris.
Door de secretaris worden alle stukken die van de beheerscommissie uitgaan mede-ondertekend.
De secretaris draagt zorg voor verslaglegging en vervolgacties van de vergaderingen van de beheerscommissie.
De secretaris draagt er zorg voor dat de verslaglegging van de vergaderingen van de beheerscommissie bekend wordt gemaakt aan het college en het administratiekantoor door middel van toezending van de verslaglegging.
De beheerscommissie vergadert ten minste driemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of twee leden het nodig achten;
Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste getal/eden, wordt zij binnen veertien dagen gehouden;
De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op. Betreft het een openbare vergadering, dan zorgt de voorzitter dat tegelijk met deze oproeping dag en uur van de vergadering ter openbare kennis wordt gebracht.
De oproeping wordt tenminste achtenveertig uur voor het houden van de vergadering aan de leden van de beheerscommissie toegezonden;
De oproeping bevat in ieder geval de mogelijke zaken, waarvoor de vergadering is belegd;
De beheerscommissie heeft de vrijheid om ook andere zaken, dan vermeld op de agenda, te behandelen;
Lid 1 geldt niet voor spoedeisende zaken. Voor spoedeisende zaken kunnen de leden van de beheerscommissie vierentwintig uur voor het houden van de vergadering worden opgeroepen.
1. De vergadering van de beheerscommissie wordt niet gehouden indien blijkens de presentielijst niet meer dan de helft der zittinghebbende leden is opgekomen;
2. Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt een nieuwe vergadering belegd op de in artikel 16 voorgeschreven wijze met aanhaling van de bepalingen in dit artikel;
3. De nieuw gehouden vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal leden dat is opgekomen.
De vergadering van de beheerscommissie wordt in het openbaar gehouden. De deuren worden evenwel gesloten wanneer één vijfde gedeelte van de aanwezige leden het vordert of de voorzitter het nodig acht. De beheerscommissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Het besluit daartoe behoeft de stemmen van twee derde gedeelte der aanwezige leden;
De beheerscommissie kan omtrent het in besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken welke aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Zij wordt zowel door de leden die bij de behandeling aanwezig waren, als door de leden die op andere wijze van het behandelde en van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat de beheerscommissie haar opheft;
De voorzitter kan omtrent de inhoud van stukken, als bedoeld in het vorige lid, voorlopige geheimhouding opleggen. Hij geeft hiervan terstond kennis aan de beheerscommissie. De voorlopige geheimhouding vervalt, zo zij niet aan de beheerscommissie in haar eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, ter bekrachtiging wordt aangeboden. In geval van nietbekrachtiging vervalt de voorlopige oplegging van geheimhouding.
Over alle zaken wordt mondeling bij hoofdelijke oproeping gestemd, doch bij het doen van keuzen,
voordrachten of aanbevelingen van personen bij gesloten ongetekende briefjes;
Indien bij het nemen van een besluit over een zaak door geen der leden een stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
Een stemming is nietig indien niet meer dan de helft der leden, die zitting hebben en zich niet op grond van artikel 24 van medestemmen moeten onthouden, aan de stemming heeft deelgenomen;
Bij het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen worden leden, die blanco briefjes ingeleverd hebben, voor de nietigheid van de stemming, geacht aan de stemming te hebben deelgenomen;
Een stemming is geldig, ongeacht het aantal leden dat daaraan heeft deelgenomen, ingeval er opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen, ten aanzien waarvan in een vroegere vergadering een stemming op grond van het eerste lid nietig was. Hetzelfde geldt in een vergadering als bedoeld in artikel 18, lid 3.
Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid geëist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen;
Bij het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen worden leden, die blanco briefjes ingeleverd hebben, voor de toepassing van dit artikel geacht niet aan de stemming te hebben deelgenomen;
Wanneer omtrent het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede vrije stemming overgegaan;
Is ook bij deze stemming geen volstrekte meerderheid verkregen, dan heeft een derde stemming plaats over de twee personen die bij de stemming de meeste stemmen hebben verkregen;
Indien bij de tweede stemming niet is uitgemaakt tussen wie een herstemming moet plaatsvinden, wordt door voorafgaande stemming beslist wie van hen die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd op het tweetal zal of zullen worden geplaatst.
Bij staking van stemmen over zaken wordt het nemen van een besluit tot een volgende vergadering uitgesteld, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend;
Bij herstemming wordt bij staken van stemmen het voorstel geacht niet te zijn aangenomen;
Ingeval omtrent het benoemen, voordragen of aanbevelen van personen de stemmen bij de voorafgaande stemming als bedoeld in artikel 22, vijfde lid, of bij herstemming staken, beslist terstond het lot.
De leden van de beheerscommissie onthouden zich van medestemmen over zaken, benoemingen, schorsingen en ontslagen inbegrepen, die hen, hun echtgenoten, of hun bloed- of aanverwanten tot de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaan of waarin zij als gemachtigden zijn betrokken;
Een benoeming wordt geacht iemand persoonlijk aan te gaan, wanneer hij behoort tot die persoon tot welke de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.
De leden van de beheerscommissie hebben in de uitoefening van hun functie vrije toegang tot het multifunctioneel gebouw.
De beheerscommissie kan zich desgewenst laten voorlichten door ter zake deskundigen.
De beheerscommissie geeft elke gebruiker van het multifunctioneel gebouw na ontvangst van een daartoe strekkend schriftelijk verzoek, de gelegenheid zijn belangen bij de commissie voor te staan.
De gebruiker van het multifunctioneel gebouw heeft het recht bij het college schriftelijk bezwaar in te dienen, over beslissingen welke door de beheerscommissie op grond van de algemene voorwaarden voor het gebruik van het multifunctioneel gebouw worden genomen. De gebruiker dient binnen één maand nadat een beslissing hem schriftelijk is medegedeeld een bezwaarschrift in te dienen.
Het college beslist binnen twee maanden na de dag waarop het bezwaarschrift is ontvangen. Het college kan de termijn éénmaal verdagen met een maand, indien de commissie bezwaar- en beroepschriften gehoord dient te worden.
Indien krachtens enige wettelijke regeling besluiten van de beheerscommissie openbaar gemaakt moeten worden, geschiedt dit door de voorzitter op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
De beheerscommissie doet een voorstel, gelijktijdig bij de begroting als genoemd in artikel 4 van deze verordening, voor het wijzigen en aanpassen van de tarieven voor het gebruik van het multifunctioneel gebouw.
De besluiten van de beheerscommissie tot het vaststellen en wijzigen van de openingstijden van het multifunctioneel gebouw behoeft de goedkeuring van het college;
In bijzondere gevallen kan de beheerscommissie afwijkende openingstijden vaststellen. Dit geldt niet voor de tijden tussen 01.00 uur en 06.00 uur en de zondag. Besluiten van de beheerscommissie met betrekking tot afwijkende openingstijden dienen vooraf te worden goedgekeurd door het college.
Indien de besluiten uit artikel 31 en 32 niet worden goedgekeurd, ontwerpt de beheerscommissie ten spoedigste, doch in ieder geval binnen één maand, een nieuw besluit;
Indien ook het besluit als bedoeld in het eerste lid niet wordt goedgekeurd of de beheerscommissie in gebreke blijft de nodige besluiten te nemen, stelt de gemeenteraad binnen twee maanden een besluit als bedoeld in artikel 31 vast, en het college een besluit als bedoeld in artikel 32.
Op verzoek van de gemeenteraad en/of het college verstrekt de beheerscommissie de door hen gevraagde gegevensen inlichtingen omtrent de haar opgedragen taak.
Bij besluiten, waaruit financiële verplichtingen voortvloeien en waarvoor nog geen of niet voldoende krediet beschikbaar is, worden tevens de nodige ontwerpen tot wijziging van de begroting overgelegd. Deze besluiten behoeven goedkeuring van het college.
In gevallen, waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2007 en geldt voor onbepaalde tijd.
De regeling kan aangehaald worden als "Regeling beheerscommissie multifunctioneel gebouw De Drie Maenen 2006".
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 3 oktober 2006.
De Secretaris,
J.Rook
De Burgemeester,
M. Th. Van de Wouw