| Overheidsorganisatie | Gemeente Hoogezand-Sappemeer |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de gemeente Hoogezand-Sappemeer 1997 |
| Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, 1997. |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-1998 | 01-01-1996 | 05-05-2011 | nieuwe regeling | 25-11-1997 Regiokrant, 03-12-1997 | Onbekend |
| 05-05-2011 |
|
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 oktober 1997 – afdeling Bestuurs- en Interne Zaken, Nr. 121 -
gelet op artikelen 30, eerste lid, en 31 van de Archiefwet 1995;
besluit:
vast te stellen de navolgende:
REGELING BETREFFENDE DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE DOCUMENTEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
De Wet de Archiefwet 1995.
Gemeentelijke organendiensten, bedrijven en instellingen en daar-mee gelijk te stellen commissies en functionarissen, die belast zijn met de uitoefening van de gemeentelijke taken, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente.
Sector en/of afdeling de in artikel 1, eerste lid en artikel 2 van de organisatieverordening genoemde organisatorische eenheden.
Informatie: de gegevens welke ten behoeve of als gevolg van de uitoefening van de gemeentelijke taken worden ontvangen, gege-nereerd en/of verwerkt.
Documenten en/of archiefbescheiden 1 (op enigerlei drager vast-gelegde informatie.
door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar haar aard bestemd daaronder te berusten.
met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig gemeentelijke orgaan zijn overgegaan.
ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instel-lingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgenomen om daar te berusten.
2 (reproducties, ongeacht hun vorm, bij of krachtens de Wet in de plaats gesteld van de onder 1(bedoelde documenten of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Wet zijn vervaardigd (AW 1995, art. 1 sub c).
De gemeentelijke archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen archiefbe-waarplaats.
Beheerder degene die ingevolge artikel 6 is belast met het beheer van de documenten van de sectoren en de daaronder ressorterende satellieten en/of afdelingen en gemeentelijke organen die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Gemeentearchief de in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbe-waarplaats en de daarin berustende archieven en verzamelingen.
Informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, appa-ratuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten kun-nen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en ge-raadpleegd.
Informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;
De documenten van de gemeente en haar organen vormen een samen-hangend geheel en worden beheerd overeenkomstig de taakverdeling, vastgesteld en voortvloeiend uit de organisatieverordening en de daarop gebaseerde mandaatbesluiten, tenzij hierin door of vanwege enige Wet anders is voorzien.
De in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbewaarplaats is de be-waarplaats, die zich bevindt bij het onderdeel post- en archiefzaken van de afdeling Bestuurs- en Interne Zaken op de eerste verdieping en bij de afdeling Burgerzaken op de begane grond van het gemeentehuis.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 30, lid 1 van de Wet dragen Burgemeester en Wethouders zorg voor de documenten van de ge-meente.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en in-standhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 3, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder van de in artikel 3 genoemde archiefbewaarplaats.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor de aanstelling van vol-doende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van documenten.
1 Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de documenten geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de documenten zijn verbonden.
1. Burgemeester en Wethouders stellen voor het beheer van de documenten van de gemeente en haar organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
2. Zij stellen een reglement op voor het gemeentearchief waarin zij, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de Wet is bepaald, voorschriften opnemen omtrent de wijze, waarop de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende documenten worden gebruikt.
3. Zij stellen op grond van artikel 12 en 13 van de Wet regels vast die in acht genomen moeten worden bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats van documenten die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.
Ingeval van organisatiewijziging als bedoeld in artikel 4 van de Wet dragen Burgemeester en Wethouders zorg voor het treffen van een voorziening voor het beheer van de betrokken documenten welke ten-minste inhoudt de aanwijzing van degene, die belast is met het beheer.
1. Burgemeester en Wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad het verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter
uitvoering van artikel 30 van de Wet.
2. De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de in het eerste lid ge-noemde werkzaamheden opdragen aan door hem aan te wijzen ambte-naren.
1. Onder de bevelen van Burgemeester en Wethouders is de gemeente-secretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats be-rustende documenten.
2. Burgemeester en Wethouders wijzen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aan, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de Wet.
3. Deze ambtenaar draagt zorg voor het vastleggen van doelstellingen en procedures en/of regels in een handleiding voor het informatiebeheer, onderdeel beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de Wet gestel-de eisen.
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats docu-menten op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten ten behoeve van de sectoren, de daaronder ressorterende satellieten en/of afdelingen en de gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit documenten die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De gemeentesecretaris brengt tenminste eenmaal per twee jaar verslag uit aan Burgemeester en Wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de documen-ten, van de sectoren, de daaronder ressorterende satellieten en/of afdelingen en de gemeentelijke organen, voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de Wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De gemeentesecretaris laat zich onder handhaving van zijn verant-woordelijkheid vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaar die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de Wet.
1. De directeuren van de sectoren, de hoofden van de daaronder ressor-terende satellieten en hoofden van de gemeentelijke organen verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de documenten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin documenten zijn opgenomen.
2. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voor- schriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de directeuren van de sectoren, de hoofden van de daaronder ressorterende satellieten en hoofden van de gemeentelijke organen, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Burgemeester en Wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De directeuren van de sectoren, de hoofden van de daaronder ressorte-rende satellieten en de hoofden van de gemeentelijke organen doen aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voor-nemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatorische eenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere or-ganisatorische eenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archief-bewaarplaats overgebrachte documenten;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatie-systeem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De gemeentesecretaris doet tenminste eenmaal per twee jaar aan Bur-gemeester en Wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening van de gemeente Hoogezand-Sappemeer vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 7 december 1993, nr. 140 afdeling BIZ wordt per 1 januari 1998 ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 1998 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, 1997.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 november 1997.
De Raad voornoemd,
, voorzitter
, secretaris