Verordening op de controle van de administratie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Graafstroom

De raad der gemeente Graafstroom;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 augustus 1996, nummer 06-96-12;

gelet op artikel 214, lid 1 van de Gemeentewet;

gelet op de Organisatieverordening 1995 van de gemeente Graafstroom;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende VERORDENING OP DE CONTROLE VAN DE ADMINISTRATIE VAN HET BEHEER VAN VERMOGENSWAARDEN VAN DE GEMEENTE GRAAFSTROOM

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. ambtenaar:

iedere ambtenaar binnen de gemeentelijke die belast is met het voeren van een administratie, danwel daarvoor verantwoordelijkheid draagt en/of belast is met, danwel verantwoordelijkheid draagt voor het verrichten van beheersdaden;

b. administratie:

iedere registratie van financiële gegevens en iedere registratie van niet-financiële gegevens voor zover door de registeraccountant, genoemd in artikel 2, lid 1 van deze verordening relevant geacht, voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en beheer en de daarover verstrekte informatie;

Artikel 2 Controle

• 1. De controle van de administraties en van het beheer door ambtenaren en door het college van burgemeester en wethouders, als bedoeld in artikel 215, lid 2 van de Gemeentewet, is opgedragen aan een registeraccountant.

• 2. In de controle worden betrokken de rekening als bedoeld in artikel 199 van de Gemeentewet, alsmede alle daaraan ten grondslag liggende verantwoordingen van gemeentelijke beheerseenheden.

• 3. De controle is gericht op de toetsing van de rechtmatigheid in haar volle omvang en op de beoordeling van de opzet en de werking van het systeem dat de doelmatigheid moet waarborgen.

• 4. Object van controle is ook de beoordeling van de betrouwbaarheid en van de toereikendheid van de in het kader van lid 1 en 2 van dit artikel aan het college van burgemeester en wethouders, onderscheidenlijk de raad te verstrekken informatie.

• 5. De controle omvat mede de controle op het geldelijk beheer.

Artikel 3 Uitvoering controle

• 1. De registeraccountant bepaalde de wijze waarop de controle van administraties en beheer wordt ingericht en de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Burgemeester en wethouders kunnen aanvullende controles aan de registeraccountant opdragen.

• 2. De periodiciteit van de uit te voeren controles bepaalt de registeraccountant, na overleg met het college van burgemeester en wethouders, met dien verstande dat ten minste eenmaal per jaar de controle, bedoeld in artikel 1 plaatsvindt. Bovendien wordt een controle verricht zo dikwijls burgemeester en wethouders daartoe opdracht geven.

• 3. De registeraccountant, belast met de controle, is bevoegd tot het opnemen van alle kassen en voorraden en het inzien van alle boeken, registers, notulen, brieven en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de vervulling van zijn controle nodig oordeelt. De registeraccountant heeft daartoe toegang tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de gemeente.

• 4. De registeraccount houdt geheim al hetgeen hem bij de uitvoering van zijn opdracht als geheim of vertrouwelijk ter kennis is gekomen. De registeraccountant maakt van vertrouwelijke gegevens alleen gebruik voor zover de vervulling van zijn opdracht dat vereist.

• 5. De in dit artikel bedoelde controlewerkzaamheden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden.

• 6. De registeraccount heeft de bevoegdheid om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 7. Alle beheersorganen van de gemeente zijn gehouden de registeraccountant alle informatie –gevraagd en ongevraagd- te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de gevoerde administraties en van het beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 4 Rapportage

• 1. De registeraccountant rapporteert schriftelijk aan het college van burgemeester en wethouders over de uitkomst(en) van zijn onderzoek.

• 2. Zijn verslag over de controle van de rekening bevat, naast de verklaring bij de rekening, bevindingen ten aanzien van de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders en de registeraccountant maken afspraken over de termijn waarbinnen en de wijze waarop rapportering door laatstgenoemde zal plaatsvinden. Tevens maken zij afspraken over de procedure voor de bespreking van het (concept) verslag. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke bepalingen inzake de termijn waarop de rekening, vergezeld van het door het college opgemaakte verslag ter verantwoording van het financieel beheer en van het verslag van bevindingen van de registeraccountant, aan de raad dient te worden aangeboden.

• 4. Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid brengt de accountant zo dikwijls verslag uit als door hem wenselijk wordt geacht.

Artikel 5 Decharge ambtenaren

• 1. Het verslag van iedere controle wordt door de registeraccountant in een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen aantal aan hem toegezonden.

• 2. Het college draagt zorg voor de doorzending aan de ambtenaar, van wie het geldelijk beheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, ten behoeve van zijn mede-ondertekening en eventueel van de toevoeging van een verklaring.

• 3. De ambtenaar zendt terstond de door hem ontvangen exemplaren (verminderd met één, dat hij voor zijn archief behoudt), na plaatsing van zijn handtekening voor gezien en eventueel voorzien van een toelichting aan het college van burgemeester en wethouders terug.

• 4. Indien de ambtenaar aan zijn ondertekening een verklaring heeft toegevoegd, deelt het college van burgemeester en wethouders deze in afschrift mede aan de registeraccountant.

• 5. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, zulks behoudens (later in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 6. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de gemeenterekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 6 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 1996.

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervallen de “Regelen met betrekking tot de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van de comptabele en van andere met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen”, vastgesteld bij raadsbesluit van 17 februari 1986.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

der gemeente Graafstroom, gehouden op 9 september 1996.

De secretaris, De voorzitter,

C.Resseler. G.W. Abbring.