| Overheidsorganisatie | Gemeente Graafstroom |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de organisatie van de administratie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Graafstroom |
| Citeertitel | Beheersverordening algemene dienst |
| Vastgesteld door | |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | archief 282-2 |
Geen
Art. 212 lid 1 Gemeentewet
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-1996 | 01-09-2009 | Onbekend | 09-09-1996 Onbekend | 06-96-12 |
De raad der gemeente Graafstroom;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 27-10-1996,
nummer 06-96-12;
gelet op artikel 214, lid 1 van de Gemeentewet;
gelet op de Organisatieverordening 1995 van de gemeente Graafstroom;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende VERORDENING OP DE ORGANISATIE VAN DE ADMINISTRATIE VAN HET BEHEER VAN VERMOGENSWAARDEN VAN DE GEMEENTE GRAAFSTROOM
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. organisatie-eenheid:
iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de Organisatieverordening van de gemeente Graafstroom (hierna te noemen “organisatieverordening”) is aangewezen;
b. administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen ven (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
c. financiële administratie:
het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel economische positie;
het beheer van vermogenswaarden;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;
d. administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de administratie;
e.management control systeem:
het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer van de administratie;
f. beheer van vermogenswaarden:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten, hierna aan te duiden met de term “beheer”.
g. rechtmatigheid:
de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording, c.q. de formele juistheid van het beheer;
formele juistheid:
de (administratieve) handelingen en/of beheersdaden zijn verricht binnen het dader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijk en anders) voorschriften;
materiële juistheid:
de verantwoording of administratie is in overeenstemming met de werkelijkheid;
h. doelmatigheid:
binnen de kader van de beleidsuitgangspunten van de raad handelt het college zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt; het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel, c.q. de beslissing(en) van de raad;
Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:
het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten, gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;
de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de aktiviteiten;
het optimaal aanwenden van middelen en technieken voor de uitvoering van de aktiviteiten;
het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van aktiviteiten;
middelenbeleid en –plannen:
beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.
1. De organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.
2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en in stand houden van een management control systeem.
3. Bij de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.
De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van een – in de organisatieverordening – verbijzonderde organisatie-eenheid bij de desbetreffende leiding.
De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het management control systeem.
Het college van burgemeester en wethouders delegeert het opzetten en het in stand houden van de administratieve organisatie en van het management control systeem aan de controller van de algemene dienst (hierna te noemen gemeentecontroller).
De administratieve organisatie en het management control systeem worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders, respektievelijk aan de leiding van de organisatie-eenheid voorgelegd, en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.
Onverlet het gestelde in de organisatieverordening dient de leiding van de organisatie-eenheid met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend te toetsen op:
tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
rechtmatigheid en doelmatigheid;
juistheid van de volgen procedure;
aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
1. De administratie van de gemeente bestaat uit:
de algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per organisatie-eenheid verbijzonderde administraties;
de verbijzonderde administraties per organisatie-eenheid.
2. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.
3. Bij de inrichting en de werking van een financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.
4. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:
het sturen en het beheren van aktiviteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van het bezit van onroerende zaken, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;
het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;
het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;
het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.
1. De opzet en de werking van het management control systeem zijn gericht op het waarborgen van:
de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);
het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van aktiviteiten;
de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering, c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.
2. De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.
3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.
4. Bij de inrichting van het management control systeem en van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de organisatie-eenheden afspraken worden gemaakt over:
de te leveren prestaties;
de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;
de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de aktiviteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.
1. Het college van burgemeester en wethouders wijst voor de algemene dienst ambtenaren aan als: gemeentecontrollers, administrateur algemene dienst, comptabele, beheerder gemeentefinanciën en kashouder(s) alsmede hun respektievelijke plaatsvervangers.
2. De comptabele wordt door het college aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2c van de Gemeentewet.
3. De gemeentecontroller voert regelmatig overleg met de leiding van de organisatie-eenheden met het oog op de bewaking van eenheid in administratie en de afstemming van de informatieverzorging.
4. De functie van comptabele is onverenigbaar met die van beheerder gemeentefinanciën is onverenigbaar met die van kashouder, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende andere functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.
1. De gemeentecontroller heeft, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2 aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, de zorg voor:
de financiële planning op gemeenteniveau en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;
de aansluiting van de gemeentebegroting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;
het opstellen van periodieke rapportages op gemeenteniveau;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;
de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het management control systeem voor de gemeente als geheel en voor de algemene dienst;
het opzetten en doen functioneren van een budgetsysteem voor de algemene dienst;
het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie in het algemeen, en meer in het bijzonder bij de algemene dienst;
de analyse en de interpretatie van de beschikbare gegevens; hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en aktiviteiten bij de algemene dienst door het betrokken management en voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;
de analyse en de interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders, c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen, respektievelijk te beoordelen;
de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering;
2. De gemeentecontroller heeft, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheden, een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De gemeentecontroller toetst (laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van het management control systeem en van de administratieve organisatie.
3. De gemeentecontroller ondersteunt de organisatie-eenheden bij het opzetten en doen functioneren van het management control systeem.
4. Indien de gemeentecontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.
5. De gemeentecontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.
6. Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de gemeentecontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.
7. De gemeentecontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
1. De leiding van een organisatie-eenheid heeft voor die organisatie-eenheid, onverlet de in artikel 3, lid 2 en in artikel 7, lid 1 aangeduide verantwoordelijkheden, de zorg voor:
het opstellen van periodieke rapportages;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;
de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het management control systeem;
het opzetten en doen functioneren van een budgetsysteem;
het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en van het beheer van de administratie;
de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens; hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze optimaal geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en aktiviteiten en voor de bevordering en de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid door het managementteam;
de leiding kan het management team, door tussenkomst van de gemeentecontroller, adviseren over de hiervoor genoemde taken;
1. De administrateur heeft voor de algemene dienst de zorg voor het opstellen van de gemeentebegroting.
2. Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de gemeentecontroller in acht.
1. De comptabele heeft voor de algemene dienst de zorg voor:
het voeren van de financiële administratie;
het opstellen van de periodieke financiële rapportages;
het opstellen van de gemeenterekening.
2. Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de comptabele de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de gemeentecontroller in acht.
3. De comptabele zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie(s).
4. De comptabele zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig aanleveren van de produkten van, c.q. de gegevens uit zijn administratie aan de gemeentecontroller.
De administrateur, de comptabele en de leiding van de organisatie-eenheden worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden.
De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de gemeentecontroller, c.q. de administrateur en/of de comptabele alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van de juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig heeft. Zij stellen in overleg met hem en de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dan aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan.
De leiding ziet er op toe dat deze maatregelen worden nagekomen.
1. Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de beheerder gemeentefinanciën. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente.
2. Tot de taak van de beheerder gemeentefinanciën behoort mede de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en onder toezicht van de gemeentecontroller.
3. Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring van de gemeentecontroller, plaatsvinden.
4. Alvorens betalingen te doen vergewist de beheerder gemeentefinanciën zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.
5. Onder verantwoordelijkheid van de beheerder gemeentefinanciën is/zijn (een) kashouder(s) belast met de bewaring van chartale gelden.
1. De gemeentebegroting en de –rekening worden opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen, het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.
2. Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en wethouders op te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning.
3. De gemeentecontroller stelt, in samenspraak met de leiding van organisatie-eenheden en de administrateur, c.q. de comptabele een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatie-eenheden te waarborgen.
1. Periodiek wordt voor de algemene dienst en voor iedere organisatie-eenheid een bedrijfsdiagnose uitgevoerd met als doel de conditie, c.q. het functioneren van de eenheid te beoordelen. De beoordeling is bedoeld als een instrument ter bevordering en bewaking van de doelmatigheid van het beheer van de administratie.
2. De diagnose van respektievelijk de algemene dienst en de organisatie-eenheid wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheid, op basis van door de gemeentecontroller aangegeven methoden en technieken.
3. De leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid formuleert op basis van de resultaten van de diagnose zonodig een programma tot aanpassing en verbetering.
Het programma en het diagnoserapport worden ter kennisneming aan het managementteam en het college van burgemeester en wethouders voorgelegd.
4. De resultaten van de diagnose van de algemene dienst worden voorgelegd aan het managementteam en het college van burgemeester en wethouders. Op basis hiervan formuleert het managementteam zonodig een programma tot aanpassing en verbetering.
1. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad impliceert de decharge van de onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechten) gebleken onregelmatigheden.
2. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders vóór aanbieding van de gemeenterekening en het verslag aan de raad de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft meegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 1996.
Met ingang van de in lid 1 van dit artikel genoemde datum vervalt de “Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen van de gemeente Graafstroom”, vastgesteld bij raadsbesluit van 17 februari 1986.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Beheersverordening algemene dienst”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad
der gemeente Graafstroom, gehouden op 9 september 1996.
De secretaris, De voorzitter,
C.Resseler G.W. Abbring