| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - West |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van Stadsdeel West van de Gemeente Amsterdam |
| Citeertitel | Financiële Verordening stadsdeel West |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Financiën |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-06-2011 | 19-03-2014 | wijziging artikel(en) | 21-06-2011 Stadsblad, 29-06-2011 | - | |
| 03-05-2010 | 30-06-2011 | nieuwe regeling | 03-05-2010 Stadsblad, 12-05-2010 | - |
In deze verordening worden de volgende begrippen gedefinieerd:
) Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van relevante informatie met als doel het besturen, en beheren van de financiële middelen van het stadsdeel. Tevens heeft de administratie het afleggen van verantwoording tot doel.
) Financiële administratie: De financiële administratie maakt deel uit van de algehele administratie en heeft tot doel het zodanig vastleggen en verwerken van aantekeningen inzake de financiële gegevens van de organisatie van het stadsdeel (en eventueel onderdelen) dat een goed inzicht mogelijk is:
de financieel-economische positie;
het beheer van vermogenswaarden;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
De financiële administratie heeft mede tot doel het afleggen van rekening en verantwoording hierover.
) Financieel beheer:
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van de rechten van het stadsdeel West.
d) Administratieve organisatie:
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
e) Beheer van vermogenswaarden:
Het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van vermogenswaarden van het stadsdeel.
f) Rechtmatigheid:
Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder stadsdeelverordeningen en -besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad, gemeentelijke verordeningen en Europese aanbestedingsregels.
g) Doelmatigheid:
De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
h) Doeltreffendheid:
De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Hoofdstuk 1 Begroting en verantwoording
Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het dagelijks bestuur een planning aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het dagelijks bestuur en het vaststellen door de raad van de voor de planning en control cyclus relevante stukken. De raad delegeert de vaststelling van deze planning aan het Presidium.
De nota geeft in ieder geval de planning van de volgende stukken:
1. Programmarekening (t-1)
2. Perspectiefnota (t1:4)
3. Bestuursrapportage(s)
4. Programmabegroting (t+1)
1. De stadsdeelraad stelt bij de aanvang van de nieuwe stadsdeelraadsperiode op voorstel van het dagelijks bestuur een programma-indeling voor de stadsdeelraadsperiode vast.
2. De stadsdeelraad stelt eveneens op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:
- De beoogde maatschappelijke effecten;
- De te behalen doelen en resultaten;
- De baten en lasten van het programma.
3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te behalen doelen en resultaten.
4. De stadsdeelraad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid, vast.
5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de beoogde maatschappelijke effecten, de behaalde resultaten en de geleverde prestaties, diensten en bijbehorende activiteiten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de stadsdeelraad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere begroting en jaarverslag wordt een overzicht gegeven welke producten uit de productraming onder welke programma's behoren.
2. De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor de stadsdeelraadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen, die dan bij de begroting expliciet zullen worden gemeld.
1. Het Dagelijks Bestuur biedt, beginnend in het jaar 2011, voor het zomerreces van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het komend begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren. In deze nota worden ontwikkelingen die van belang zijn voor de uitvoering van de programma's aangegeven.
2. De stadsdeelraad stelt voor het zomerreces deze nota vast.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die tot doel hebben dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor dat:
De producten in de financiële administratie zijn toe te wijzen aan de producten van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde productraming;
De lasten van de programma's niet worden overschreden. Daar waar lasten en baten van de programma's wezenlijk met 5% worden onder- of overschreden of met een bedrag groter dan € 100.000 , stelt het Dagelijks Bestuur de Stadsdeelraad hiervan tijdig op de hoogte en legt aan de stadsdeelraad een begrotingswijziging voor.
De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt door middel van de jaarlijkse onderzoek en analyseplannen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van het jaarverslag, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt door middel van de jaarlijkse onderzoek en analyseplannen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsprocessen of - onderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en draagt voorts zorg voor bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen en andere regelingen waarop overdrachtsuitgaven zijn gebaseerd;
3. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de interne toetsing genoemd in het vorige lid zo nodig voor een plan tot herstel. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
4. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisname aan de raad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur stelt tenminste éénmaal per jaar, de tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het stadsdeel vast.
2. De rapportages gaan onder meer op hoofdlijnen in op afwijkingen van baten en lasten, de behaalde resultaten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.
1. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de programma's inzake de beoogde maatschappelijke effecten, de behaalde resulaten, de bijbehorende baten en lasten en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
2. De stadsdeelraad bepaalt - al dan niet met gebruikmaking van een voordracht van het dagelijks bestuur - aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's bijstelling behoeven.
Hoofdstuk 2 Financiële positie
1. Het Dagelijks Bestuur verwerkt het beleid, waartoe de stadsdeelraad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen.
2. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten, die daarin benoemd zijn.
3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft:
Niet bij de begroting vastgestelde investeringen groter dan € 100.000;
Niet bij de begroting vastgestelde aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000;
Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties (Alle);
Niet bij de begroting vastgestelde meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 100.000.
4. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een verantwoorde ontwikkeling van de reserves en voorzieningen en raamt
een post onvoorzien.
2. Het Dagelijks Bestuur biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raadt stelt de nota
vast. De nota behandelt in ieder geval:
de vorming en besteding van reserves
de vorming en besteding van voorzieningen
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen
de minimale omvang van de algemene reserve.
De stadsdeelraad stelt een notitie vast waarin het investering- en afschrijvingsbeleid van het stadsdeel wordt beschreven.
In deze notitie wordt in ieder geval ingegaan op activa met meerjarig maatschappelijk nut en de verantwoording van subsidie en bijdragen van derden in deze.
Voor de totale post inzake openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling vaak subjectief en lastig is.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing, de compensabele BTW en overhead. Tot de overhead wordt onder meer gerekend de kosten van automatisering, huisvesting, administratie en organisatie.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie en beheer van relevante bezittingen en
vastgoed.
2. Het Dagelijks Bestuur biedt de raad eens in de vier jaar een nota Investering, waardering en afschrijving vaste activa
aan. De raadt stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:
de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;
de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa;
het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.
Hoofdstuk 3 Paragrafen
1. Het Dagelijks Bestuur geeft in de eerste begroting na het aantreden van een nieuwe stadsdeelraad, inzicht in alle aspecten van de lokale heffingen. Vervolgens zal dit jaarlijks in de begroting nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
2. De Stadsdeelraad stelt de hoogte van tarieven, heffingen en prijzen vast. Per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, verstrekt het Dagelijks Bestuur aan de Stadsdeelraad voor de vaststelling, de actueel geraamde hoeveelheden per door het stadsdeel verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht. Daarnaast per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door het stadsdeel verstrekte diensten.
3. Bij de begroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf lokale heffingen verslag van de geraamde en gerealiseerde inkomsten en het beleid ten aanzien van de lokale heffingen.
1. Het Dagelijks Bestuur zal, in de eerste begroting na het aantreden van een nieuwe stadsdeelraad inzicht geven in het weerstandsvermogen. Vervolgens zal dit jaarlijks in de begroting nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, een inventarisatie van de risico´s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico´s.
2. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang met enige kwantificatie van risico.
3. Het Dagelijks Bestuur onderzoekt, analyseert en monitort periodiek de risico's en actualiseert de risico's genoemd in het inzicht bedoeld in lid 1.
1. Het Dagelijks Bestuur geeft in de eerste begroting na het aantreden van een nieuwe stadsdeelraad inzicht in het onderhoud kapitaalgoederen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en beoogde onderhoudsniveau voor de openbare ruimte en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
2. Ook besteedt het Dagelijks Bestuur in diezelfde eerste begroting aandacht aan onderhoud gebouwen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Dit stuk bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en bijbehorende kosten aan stadsdeel gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
3. Bij de begroting en jaarverslag doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbare ruimte en gebouwen.
1. Inzake het thema bedrijfsvoering geeft het Dagelijks Bestuur in de eerste begroting na het aantreden van een nieuwe stadsdeelraad de algemene kaders. In de daaropvolgende jaarlijkse begrotingen zal dit onderwerp verder worden uitgewerkt en geactualiseerd.
2. In de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bedrijfsvoering van het stadsdeel West alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
3. In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt een korte weergave gegeven van doelmatigheid-, doeltreffend- en rechtmatigheidonderzoeken.
Het Dagelijks Bestuur geeft in de eerste begroting na het aantreden van de nieuwe stadsdeelraad inzicht in de verbonden partijen. Daarna worden deze jaarlijks in deze paragraaf geactualiseerd.
1. Het Dagelijks Bestuur besteedt in de eerste begroting na het aantreden van de nieuwe Stadsdeelraad aandacht aan het grondbeleid voor zover dat tot de bevoegdheid van het stadsdeel behoort. In de daaropvolgende jaarlijkse begrotingen zal dit onderwerp verder worden uitgewerkt en geactualiseerd.
2. In de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de in de begroting voorgenomen grondbeleid.
1. Het kader voor de verstrekking van stadsdeelsubsidies wordt vastgelegd in een subsidieverordening voor het stadsdeel.
2. De jaarlijkse begroting bevat een overzicht van de over dat jaar te verstrekken subsidies.
Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel. Het dagelijks bestuur kan mede daartoe een uitvoeringsregeling vaststellen over informatiebeveiliging, conform de in de centrale stad geldende maatregelen;
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;
Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:
De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan de Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en andere relevante wet- en regelgeving;
De vereiste informatie verstrekt wordt aan de gemeente Amsterdam, het Rijk, de Provincies en de Europese Unie evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan stadsdelen.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt in ieder geval (in een besluit) vast:
Een eenduidige indeling van de financiële organisatie van het stadsdeel;
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
De regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van interne leveringen.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt in ieder geval (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, evenals de algemene inkoopvoorwaarden van het stadsdeel en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van het stadsdeel. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de gemeentelijke regels en de regels ter zake van de Europese Unie.
Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële Verordening stadsdeel West".
Artikel 3 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de stadsdeelraad tot uiting komt. De stadsdeelraad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de gegevens waarop de stadsdeelraad wil sturen en controleren.
In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. Het stadsdeel bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Zo kan de stadsdeelraad programma's indelen naar doelgroepen of indelen volgens de pijlers van het grote stedenbeleid. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma's, stelt de stadsdeelraad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele stadsdeelraadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de stadsdeelraad de indeling wijzigen. Voor West wordt de stadsdeelbrede programmaindeling gebruikt. Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de stadsdeelraad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de stadsdeelraad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel zal de stadsdeelraad de w-vragen zoveel mogelijk zelf beantwoorden.
De stadsdeelraad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het Dagelijks Bestuur - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een productraming op. Het Dagelijks Bestuur is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. Voor West wordt de stadsdeelbrede productindeling gebruikt.
De artikelen 3 en 4 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 5 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de stadsdeelraad, is het logisch dat de stadsdeelraad expliciet een budgettair kader vaststelt.
In artikel 6 legt de stadsdeelraad het Dagelijks Bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het Dagelijks Bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. In het duale stelsel geeft de stadsdeelraad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het Dagelijks Bestuur.
De stadsdeelraad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor onderzoeken in het kader van de interne controle. Daarmee verkrijgt de stadsdeelraad de zekerheid dat het Dagelijks Bestuur aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. Om dit te bereiken zijn onderzoeken nodig. Daarbij kan het gaan om een veelheid van onderzoeken. In de praktijk gaat het in West veelal om financieel getinte onderzoeken: kascontroles, controle op naleving van bestelvoorwaarden, naleving allerlei procedures. Ook niet financiële procedures worden bezien, zoals de telling van leerlingen in het basisonderwijs. Het tweede lid regelt dat het Dagelijks Bestuur op grond van de uitkomsten van onderzoeken bij tekortkomingen in voorkomende gevallen maatregelen tot herstel treft. Genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het Dagelijks Bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening ex artikel 213 a Gemeentewet.
Artikel 8 regelt wanneer het Dagelijks Bestuur tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar informeert. In dit artikel is gekozen om de periodiciteit aan het dagelijks bestuur over te laten, vanwege verschillende informatiebehoeften. De stadsdeelraad legt slechts het minimale aantal verslagen vast. Voor het overige is het dagelijks bestuur vrij om de zaken te regelen.
In het tweede lid van het artikel worden kaders gegeven voor de inrichting van de tussenrapportages.
Artikel 9 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het Dagelijks Bestuur, cq. de controle van de stadsdeelraad daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 3, lid 2.
Dit artikel gaat in op de informatieplicht van het Dagelijks Bestuur voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten.
De stadsdeelraad autoriseert het Dagelijks Bestuur met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het Dagelijks Bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma's besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het Dagelijks Bestuur de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het Dagelijks Bestuur met ingrijpende gevolgen voor het stadsdeel wint het Dagelijks Bestuur eerst het gevoelen van de stadsdeelraad in. De stadsdeelraad schrijft nu in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan de stadsdeelraad worden gemeld. De stadsdeelraad perkt hiermee de beoordelingsvrijheid in van het Dagelijks Bestuur door zelf te bepalen wat belangrijk genoeg is om vooraf aan de stadsdeelraad mee te delen. De stadsdeelraad schept op deze wijze echter ook zekerheid voor het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan de stadsdeelraad dient me te delen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de lucht.
Voor verschillende privaatrechtelijke rechtshandelingen gelden limietbedragen. Bij de rechtshandelingen boven deze limieten wordt het Dagelijks Bestuur verplicht vooraf het gevoelen van de stadsdeelraad in te winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de informatieplicht voor het Dagelijks Bestuur gelden, zoals neergelegd in artikel 169, vierde lid, Gemeentewet, dat wil zeggen dat het Dagelijks Bestuur gehouden is de stadsdeelraad te informeren over het gebruik van Dagelijks Bestuurbevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten.
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een stadsdeel. Het eigen vermogen van een stadsdeel bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot dient het eigen vermogen te zijn om risico's op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de stadsdeelraad. Artikel 11 bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur de reserves en voorzieningen bij de begroting kritisch kijkt naar de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen.
De verordening handelt volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval over de "regels voor waardering en afschrijving activa. Artikel 12 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. Wij hebben ervoor gekozen - bij dit en andere onderwerpen - zo veel mogelijk flexibiliteit in te bouwen. Uit dezen hoofden wordt er weinig in de verordening zelf geregeld. Verwezen wordt in de verordening naar uitvoerende bepalingen in aparte notities dan wel in jaarbegroting (m.n. de eeste begroting van elke zittingsperiode van de stadsdeelraad).
Artikel 13 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Hierbij is gekozen om een voorziening getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling vaak subjectief en lastig is.
In artikel 14 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, onder b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de stadsdeelraad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Artikel 14, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de vervaardiging van het product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. De salariskosten van de stadsdeelvoorzitter hoeven dus niet worden meegenomen voor de kostprijsberekening van de afvalstoffenheffing. Het toe te rekenen deel van de overhead van de sector van het stadsdeel waaronder de afvalinzameling valt dient dus wel worden meegenomen in de kostprijsberekening.
Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden meegenomen. Veel gemeenten hanteren daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen. Artikel 14, lid 2 bepaalt, dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde kostprijs.
Op grond van lid 2 wordt ook meegenomen de kosten compensabele BTW voor, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijsberekening, omdat het stadsdeel deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het Dagelijks Bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen. Enige terughoudendheid is evenwel op zijn plaats. Vandaar de beperking tot de relevante bezittingen.
Het nieuwe artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en van de in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In dit artikel is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren.
Het eerste lid van artikel 16 regelt, dat het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in de eerste begroting van de nieuwe raad aandacht besteedt aan de lokale heffingen.
Dat onderdeel bevat onder andere een overzicht van de overige verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn vastgelegd.
Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet milieubeheer stellen echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en belastingen mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en heffingen heeft de stadsdeelraad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing nodig.
In afwijking van de voorgaande alinea is bij meer producten en diensten opgenomen in één verordening het mogelijk dat een bepaald product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening.
Voor inzicht in de hoogte van de baten in begrotingstechnische zin heeft de stadsdeelraad ook informatie nodig over de geraamde afzet in hoeveelheid. Het tweede lid regelt, dat het Dagelijks Bestuur de geraamde kostprijs per verordening en de geraamde hoeveelheden per product/dienst aan de stadsdeelraad verstrekt voor vaststelling van de heffingen, tarieven en prijzen.
Het derde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de stadsdeelraad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Hier kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft de minimumeisen voor die in de paragraaf worden vermeld, namelijk:
De geraamde inkomsten; het beleid ten aanzien van de lokale heffingen; een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;
Een stadsdeel loopt risico's. Deze risico's zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico's kan een stadsdeel zich verzekeren, voorzieningen treffen of anderszins opvangen. Voor een deel van de risico's is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico's eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico's te verzekeren. De niet verzekerde risico's hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een stadsdeel, dat ze zich bewust is van de risico's die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico's is echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico's die zich voordoen, dient het stadsdeel op te vangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Het eerste lid van artikel 17 eist dat het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar uiteenzet hoe het omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico's. Het gaat dan bijvoorbeeld over regels over welke bezittingen van het stadsdeel worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden.
Het tweede lid regelt over welke risico's en hun financiële consequenties de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken wordt geïnformeerd. Het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:
Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico's;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's;
In artikel 18 stelt de stadsdeelraad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de stadsdeelraad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste en het tweede lid regelen, dat er eens in de vier jaar in de begroting wordt ingegaan op het onderhoud van de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierbij kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de stadsdeelraad de kaders voor het toekomstig beleid uiteenzetten.
Artikel 18, derde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf worden vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het Dagelijks Bestuur. Hierover wordt de stadsdeelraad niet apart geïnformeerd. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande de financiën van de bedrijfsvoering de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt.
In dit artikel kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de middelen bedrijfsvoering. Men kan hiervoor bijvoorbeeld opnemen:
Aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal; de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel; de directe loonkosten; de personeelskosten; de kosten inleenkrachten;
de kosten van ingehuurde externen; de huisvestingskosten; de automatiseringskosten; vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke huisvesting, het gemeentelijk materieel en de gemeentelijke automatiseringssystemen.
Artikel 20 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partij. Hieronder is te verstaan een derde rechtspersoon, waar het stadsdeel een bestuurlijk en financieel belang heeft. In de begroting wordt ingegaan op de kaders voor het toekomstig beleid. Daar de begroting, jaarstukken en nota's openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van het stadsdeel schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van het stadsdeel aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota's. Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.
Een belangrijke taak van het stadsdeel is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. In de Amsterdamse situatie speelt echter het gemeentlijk ontwikkelingsbedrijf hierbij een grote rol. Inhoudelijke beslissingen worden binnen het stadsdeel genomen (welke locaties gaan we ontwikkelen); de financiën en financiële resultaten zijn stedelijke zaak. In de eerste begroting van een raadsperiode worden de kaders bepaald voor het toekomstig grondbeleid. Het tweede lid van artikel 20 schrijft te rapporteren over de werkelijkheid van het afgelopen jaar. Het Besluit Begroting en Verantwoording noemt de volgende onderwerpen:
Een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma's die zijn opgenomen in de begroting;
Een aanduiding van de wijze waarop het stadsdeel het grondbeleid uitvoert;
een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;
Een onderbouwing van de geraamde winstneming;
De beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico's van de grondzaken.
Daarnaast kan zonodig op andere onderwerpen ingegaan worden. Echter, gelet op de eerder genoemde Amsterdamse situatie zal het stadsdeel over het grondbeleid eerder beperkter, dan uitvoeriger rapporteren.
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de stadsdeelraad raakt, betreft de verstrekking van subsidies door het stadsdeel. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift regelt voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet.
De stadsdeelraad heeft in de regel op grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening vastgesteld. In dit artikel wordt de verplichting daartoe vastgelegd.
In artikel 23 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van het stadsdeel. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens dienen te voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het Dagelijks Bestuur. Deze zal deze zaken wel in een besluit vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 24 en 25.
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie worden gegevens aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de stadsdeelraad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het Dagelijks Bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het Dagelijks Bestuur, waaraan hij zich dient te houden. In de praktijk zal het Dagelijks Bestuur aan de stadsdeelsecretaris vragen om samen met het managementteam voorstellen voor zo een organisatie te ontwikkelen.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van het stadsdeel en de toewijzing van functies aan functionarissen. In het onderdeel c worden eisen gesteld aan de volmacht en mandaat daarover.
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben.
Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 26 legt aan het Dagelijks Bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten op het begrotingsjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2003.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de bestuurlijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.