| Overheidsorganisatie | Gemeente Ouderkerk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening |
| Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Ouderkerk |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-11-1994 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 27-10-1994 Postiljon, 16 november 1994 | Onbekend |
De Raad der gemeente Ouderkerk
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders
van;
gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen
104 en 160;
besluit:
vast te stellen de volgende
"ORGANISATIEVERORDENING".
In deze verordening wordt verstaan onder:
Afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2;
Afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;
Hoofdenoverleg: het overlegorgaan, genoemd in artikel 12;
de afdeling, die werkzaamheden verricht op het terrein van algemene en juridische zaken, bijzondere wetten en plaatselijke verordeningen, burger- en interne zaken (afdeling AZ);
de afdeling die werkzaamheden verricht op het terrein van de gemeentelijke financiën, de automatisering en het onderwijs (afdeling financiën);
de afdeling die werkzaamheden verricht op het terrein van sociale zaken, welzijn, huisvestingen personeelszaken (afdeling sociale zaken c.a.);
de afdeling die werkzaamheden verricht op het terrein van openbare- en gemeentewerken (afdeling gemeentewerken);
Burgemeester en Wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd, de structuur van elke afdeling;
Bij ingebreke blijven van een afdelingshoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het eerste lid;
Burgemeester en Wethouders stellen op voorstel van het hoofdenoverleg met inachtneming van artikel 3 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast;
Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken afdelingshoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen;
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden;
Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen;
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen;
De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen; Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing;
Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan;
De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen,interpellaties, het .stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad;
De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raadsvergaderingen.
De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;
Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten;
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;
Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen;
Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheidworden uitgevoerd;
De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders;
Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat deze berust bij de afdelingshoofden;
Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven;
Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichtingvan adviezen aan het gemeentebestuur;
Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de afdelingshoofden de nodige maatregelen;
Hij heeft het recht bij alle hoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn;
Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen;
In overleg met de afdelingshoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast;
Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn;
Over de voortgang van de werkzaamheden voerthij periodiek overleg met de afdelingshoofden;
Hij kan vergaderingen op afdelingen bijwonen;
De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling;
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor devoorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretarisaan het gemeentebestuur;
Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg vooreen goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijvingzoals die door burgemeester enwethouders is vastgesteld;
Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld;
Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend afdelingsoverleg;
Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken;
Hij neemt deel aan gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de afdeling;
Het afdelingshoofd neemt als adviseur of anderszins deel aan vergaderingen van (delen van) de raadscommissie(s) voor het werkterrein vande afdeling;
Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen;
Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting;
Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur;
Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het hoofdenoverleg;
Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.
Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris het
afdelingshoofd waar.
Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de afdelingshoofden. Dit overlegwordt "hoofdenoverleg ll genoemd;
Het hoofdenoverleg heeft tot taak:
de zorg voor het management van de ambtelijke
organisatie;
de zorg voor de inhoud van afdelingen- overstijgende adviezen;
de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;
de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven;
de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;
de zorg voor planning; prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;
de informatieuitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;
de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;
de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;
de totstandkoming van een taakgerichte cultuur;
tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn;
In het hoofdenoverleg hebben de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.
De vergaderingen van het hoofdenoverleg vinden in de regel wekelijks plaats.
De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van het afdelingshoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.
Het overleg is raadgevens en laat de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd onverlet;
De voorzitter maakt zonodig een afsprakenlijst. De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen;
De leden worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een door het lid in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris/ voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens afdelingshoofd.
Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg gevoerd;
Het afdelingsoverleg heeft tot taak:
doorkoppeling van het besprokene in het hoofdenoverleg en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;
planning en coördinatie van de werkzaamheden ,van de afdeling;
het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;
het bespreken van personeelsbeleid;
overige zaken.
Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoOfd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren;
Het afdelingsoverleg vindt minimaal éénmaal per vier weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de afdeling, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen;
Het afdelingshoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen;
Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de deelnemers aan het hoofdenoverleg krijgen een kopie van het verslag.
Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:
wat in het hoofdenoverleg, afdelingsoverleg en in het bestuur besproken of besloten is;
het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;
de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;
bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;
het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille;
Het overleg vindt minstens éénmaal per vier weken plaats;
Van het overleg maakt het afdelingshoofd zonodig een kort verslag. Een kopie van het verslag wordt zonodig ter hand gesteld aan de deelnemers aan het hoofden- en afdelingsoverleg;
Voor de aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders
een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht.
Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.
Het afdelingshoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.
Deze verordening kan worden aangehaald als de "Organisatieverordening
gemeente Ouderkerk";
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders;
Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking;
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Ouderkerk, gehouden op 27 oktober 1994.
De Secretaris ,
J.A.M. Kleene.
De voorzitter,
Th. Bakkers.