Besluit tot verlening van mandaten in de gemeente Bellingwedde

Bijlage I Algemene regels in acht te nemen bij afdoening krachtens mandaat

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt verstaan onder:

Beschikkingsmandaat:

de bevoegdheid om in naam van het bestuursorgaan een besluit te nemen.

Besluit:

een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

Bestuursorgaan:

het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bellingwedde of de burgemeester van de gemeente Bellingwedde.

Gemandateerde:

de functionaris die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen.

Machtiging:

de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen, niet zijnde besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandeling

Mandaat:

beschikkingsmandaat en ondertekeningsmandaat.

Mandaatgever:

het bestuursorgaan dat aan een functie in de mandatenlijst genoemde functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen en te ondertekenen.

Ondertekeningsmandaat:

het bestuursorgaan neemt zelf het besluit, maar alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan is gemandateerd.

Volmacht:

de bevoegdheid om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten.

Artikel 2 Mandaatverlening

• 1.

  De gemandateerde bevoegdheden, worden door de functionarissen (verder te noemen gemandateerden), genoemd in bijlage II uitgeoefend namens en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. De gemandateerden worden als volgt weergegeven:

  1 = gemeentesecretaris;

  2 = manager van de afdeling;

  3 = hoofd buitendienst/coördinator/senior;

  4 = beleidsmedewerker/juridisch medewerker;

  5 = medewerker.

  De mandateringen gelden binnen de desbetreffende afdeling, tenzij anders aangegeven.

• 2.

  In bijlage II is aangegeven tot en met welke niveau de bevoegdheid is gemandateerd. Dit houdt in dat alle bovenliggende niveaus ook bevoegd zijn.

• 3.

  In dit mandaatbesluit is niet geregeld met mandaat van bevoegdheden tot beheer van budgetten voor tal van uitvoerende taken zoals onderhoudsbudgetten, budgetten voor aanschaf van materialen, enzovoort. Dergelijk mandaat is geregeld in de geldende regeling budgethouderschap. Uitoefening van dit mandaat houdt echter niet in de bevoegdheid in budgetten te overschrijden.

Artikel 3 Begrenzing mandaat

Deze mandaatverlening geldt niet:

• 1.

  voor de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften (verordeningen, beleidsregels);

• 2.

  voor onderwerpen waarbij een grote mate van beleidsvrijheid geldt of geen schriftelijk beleid is vastgelegd;

• 3.

  indien het bestuursorgaan bij een specifiek onderwerp heeft aangegeven de besluitvorming voor eigen rekening te nemen;

• 4.

  bij persoonlijke betrokkenheid van een bestuurder of medewerker;

• 5.

  voor de bevoegdheid tot het beslissen op een bezwaarschrift;

• 6.

  voor de ondertekening van brieven, die:

  • –

    door het bestuursorgaan zelf zijn behandeld;

  • –

    aan andere overheden zijn gericht;

  • –

    aan burgers zijn gericht en betrekking hebben op gevoelige beleidsonderwerpen.

Artikel 4 Uitoefening mandaat

Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijke regelingen, besluiten, verordeningen, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, beleidsregels e.d. van het rijk, provincie en/of gemeente en/of diens bestuursorganen in achtgenomen.

Artikel 5 Nadere besluitvorming door bestuursorgaan

De gemandateerde legt stukken ter nadere besluitvorming voor aan het bestuursorgaan indien:

• 1.

  het besluit door de gemandateerde:

  • a.

    zou leiden tot een afwijking of aanvulling van een eerder op schrift gestelde gedragslijn of beleidsregel;

  • b.

    financiële consequenties heeft die niet in de begroting zijn voorzien;

• 2.

  dit door of namens het bestuursorgaan of leden daarvan is kenbaar gemaakt;

• 3.

  er sprake is van nieuw beleid;

• 4.

  het te nemen besluit politiek gevoelig kan zijn.

Artikel 6 Ondertekening

Een krachtens beschikkingsmandaat genomen besluit alsmede de op het mandaat betrekking hebbende brieven worden door de gemandateerde als volgt ondertekend:

• 1.

  Ingeval van uitoefening van bevoegdheden namens het College van Burgemeester en Wethouders worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bellingwedde, gevolgd door de handtekening van gemandateerde. Daarna de heer of mevrouw vermelden met voorletter(s) en achternaam. Op de volgende regel wordt vermeld Afdeling met afdelingsnaam.

• 2.

  Ingeval van uitoefening van bevoegdheden namens de Burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

Namens de burgemeester van de gemeente Bellingwedde, gevolgd door de handtekening van gemandateerde. Daarna de heer of mevrouw vermelden met voorletter(s) en achternaam. Op de volgende regel wordt vermeld afdeling met afdelingsnaam.

Artikel 7 Overige opmerkingen

Bij de inwerkingtreding van dit besluit gelden de overwegingen opgenomen in de preambule van bijlage II bij dit besluit.

Bijlage II Overzicht mandaten

1. PREAMBULE

Bij het opstellen van het navolgende overzicht van mandaten zijn naast de artikelen uit bijlage I, mede de volgende overwegingen in acht genomen:

Eenduidigheid

De toedeling van de gemandateerde bevoegdheden dient eenduidig te zijn. Dit betreft de omschrijving van de functionaris die verantwoordelijk is voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (de gemandateerde), als ook welke productieprocessen handelingen en middelen gemandateerd zijn. Indien afspraken zijn gemaakt over de te leveren prestaties (output, activiteiten, input) dan dienen ook passende afspraken over de budgetruimte en over de inzet van personele capaciteit te worden gemaakt.

Mandaat en budgethouderschap

De mandaatbevoegdheid dient, daar waar het kan, zoveel als mogelijk gekoppeld te worden aan het budgethouderschap, aangezien de mandaatbevoegdheid betrekking kan hebben op het kunnen beschikken over de noodzakelijke middelen (personeel, financiën, enzovoort).

Beschikkings- en ondertekeningsbevoegdheid

Er zijn verschillende soorten mandaten. In dit mandaatbesluit gaat het over het beschikkingsmandaat (zowel het beslissen als het ondertekenen). Dit wil niet zeggen dat de voorbereiding niet door een ander dan de gemandateerde kan geschieden.

Functiescheiding

Bij het aangaan van verplichtingen kan onderscheid gemaakt worden tussen het advies, het besluit en de uitvoering van het besluit. Het besluit en de uitvoering van het besluit mag niet in dezelfde hand gelegd worden. Het advies en de uitvoering van het daarna genomen besluit kunnen wel in één hand gelegd worden.

Niveau van mandatering

Een mandaat blijkt effectief middel om de organisatie doeltreffender en slagvaardiger te laten functioneren en draagt bij aan een hogere motivatie voor de medewerkers. Om dit volledig tot zijn recht te laten komen is het goed te mandateren naar een zo laag mogelijk – maar verantwoord – niveau.

Terugname bevoegdheid

Van de verkregen bevoegdheid wordt geen gebruik gemaakt wanneer het betreffende bestuursorgaan tijdig te kennen heeft gegeven de beslissing zelf te zullen nemen.

Informatieverstrekking

Mandatering van bevoegdheden is gebaseerd op kennis van zaken, op vertrouwen tussen gemandateerde en de mandaatgever en op goede informatieverstrekking wederzijds.

Gedragscode

De gemandateerde is open in zijn/haar communicatie, raadpleegt een collega waar nodig, geeft een heldere verantwoording en handelt met grote loyaliteit in en naar het belang van de gehele gemeente. Bij twijfel hoe het bestuursorgaan zou beslissen, wordt de zaak aan het bestuursorgaan zelf voorgelegd.

Mandaatregeling betreft ook volmachten

In deze regeling zijn ook volmachten opgenomen, de privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat. De burgemeester kan ter zake van zijn bevoegdheid op basis van 171 Gemeentewet (vertegenwoordiging gemeente in en buiten rechte) volmacht verlenen aan een ander. Via de schakelbepaling artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de afdeling in de Awb over mandaat van overeenkomstige toepassing op het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en op het verlenen van machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, aan een ander werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

2. MANDATEN PER TAAKGEBIED

In het navolgende wordt voor de volgende gebieden een overzicht gegeven van de verleende mandaten:

I. Algemeen (voor alle afdelingen)

II. Interne Dienstverlening

• 1.

  Post en archief

• 2.

  Financieel beheer

• 3.

  Juridische zaken

III. Personeel en organisatie

IV. Publiekszaken en Sociaal Domein

• 1.

  Burgerzaken

• 2.

  Sociaal domein

V. Ruimte

Toelichting op de overzichten

Kolom 1 geeft een taakomschrijving.

Kolom 2 geeft de wettelijke bevoegdheid, alsmede de vigerende wet- en regelgeving.

Kolom 3 geeft aan wie de Mandaatgever is.

Kolom 4 geeft aan wie de Gemandateerde is.

Kolom 5 geeft aan welke bijzondere bepalingen van toepassing zijn.

N.B. Indien een portefeuillehouder moet worden geïnformeerd, gebeurt dit, indien mogelijk vooraf, en anders zo spoedig mogelijk.

I. ALGEMEEN (VOOR ALLE AFDELINGEN)

II. INTERNE DIENSTVERLENING

1. Post en Archief

2. Financieel beheer

3. Juridische Zaken

III. PERSONEEL EN ORGANISATIE

IV. PUBLIEKSZAKEN EN SOCIAAL DOMEIN

1. Burgerzaken

2. Sociaal Domein/samenlevingszaken

V. RUIMTE