Klachtenregeling inkoop en aanbesteden gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Menterwolde en Slochteren 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Aanbestedende dienst: de gemeente Hoogezand-Sappemeer, Menterwolde en Slochteren dan wel deze drie gezamenlijk.

• b.

  Behandelaar: een juridisch medewerker gemandateerd om advies te geven over de afhandeling van klachten inzake inkoop en aanbestedingen welke bij het klachtenmeldpunt inkoop en aanbesteden zijn ingediend.

• c.

  Belanghebbende: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die belang heeft bij de verwerving van een specifieke overheidsopdracht. Daaronder vallen: geïnteresseerde ondernemers, (potentiele) inschrijvers en gegadigden, onderaannemers van (potentiele) inschrijvers en gegadigden (voor zover zij niet klagen over de relatie hoofdaannemer-onderaannemer), brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van ondernemers;

• d.

  Klacht: een als klacht herkenbare schriftelijke melding aan de aanbestedende dienst van een belanghebbende waarin de belanghebbende gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan;

• e.

  Klachtenmeldpunt: het centrale punt waar de klager zijn klacht over een inkoop of aanbesteding kan indienen.

• f.

  Klager: de belanghebbende die een klacht heeft ingediend. Een klacht kan niet anoniem ingediend worden;

• g.

  Schriftelijk: door middel van een geschreven document, waaronder mede begrepen e-mailcommunicatie.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Een belanghebbende heeft het recht om bij het klachtenmeldpunt een klacht in te dienen over een door de aanbestedende dienst gestarte aanbesteding, of over een onderdeel daarvan.

• 2. Een klacht over de inhoud van het aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst in het algemeen wordt niet in behandeling genomen.

Artikel 3 De behandelaar

• 1. Het klachtenmeldpunt wordt bemenst door centrale juristen van de aanbestedende dienst. De behandelaar is onafhankelijk en in geen geval direct betrokken bij de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft.

• 2. De aanbestedende dienst vermeld bij elke aanbesteding in de aanbestedingsstukken waar ondernemers een klacht kunnen indienen en verwijst daarbij naar deze klachtenregeling.

Artikel 4 Indiening

• 1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend door middel van een e-mail bericht dat kan worden verzonden aan aanbestedingsklachten@hoogezand-sappemeer.nl dan wel schriftelijk gericht aan gemeente Hoogezand-Sappemeer postbusnummer 75, 9600 AB Hoogezand t.a.v. het klachtenmeldpunt aanbesteden en bevat ten minste:

  • a.

    De naam en het adres van zowel de organisatie/onderneming van de indiener als de naam en contactgegevens van de indiener zelf;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    de naam en het kenmerk van de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft;

  • d.

    een beschrijving van de klacht.

• 2. Klachten die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.

• 3. Klachten dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld.

Artikel 5 De behandeling

• 1. Als het klaagschrift niet voldoet aan het gestelde in artikel 4 van deze regeling, wordt klager namens de aanbestedende dienst bij brief door de behandelaar in de gelegenheid gesteld om het herstel van dit verzuim alsnog binnen 2 weken na de verzending van de brief aan het klachtenmeldpunt te doen toekomen. De tijdige datum van ontvangst van het verzuimherstel, wordt dan geacht de ontvangstdatum van het klaagschrift te zijn. Als het verzuim niet tijdig is hersteld, besluit de aanbestedende dienst op advies van de behandelaar de klacht niet in behandeling te nemen.

• 2. De behandelaar kan de klager verzoeken om aanvullende informatie.

• 3. De behandelaar bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht aan de klager en brengt de contactpersoon van de aanbestedende dienst voor de betreffende aanbesteding op de hoogte van het gegeven dat er een klacht is ingediend.

• 4. Indien de klager in zijn klacht aangeeft gebruik te willen maken van de klachtprocedure in de zin van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht neemt de behandelaar de klacht niet zelf in behandeling, maar stuurt deze ter behandeling door naar de klachtencoördinator van de gemeente die de betreffende klacht dient te behandelen.

• 5. De behandelaar start zo spoedig mogelijk met de behandeling van de klacht en onderzoekt of aan de klacht tegemoet kan worden gekomen. Hierbij houdt de behandelaar rekening met de planning van de betreffende aanbestedingsprocedure.

• 6. Het indienen van een klacht heeft geen schorsende werking, tenzij de behandelaar de klager na overleg met de aanbestedende dienst schriftelijk bericht van het tegendeel.

• 7. De behandelaar kan op verzoek van zowel de klager als de aanbestedende dienst voorstellen dat de klacht, voordat daarop wordt beslist door de aanbestedende dienst, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

• 8. Indien na indienen van de klacht klager een kort geding over de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft aanhangig maakt en de zaak onder de rechter is, zal de behandelaar de behandeling van de klacht opschorten. De behandelaar zal klager en de contactpersoon van de aanbestedende dienst voor de betreffende aanbesteding hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte brengen.

• 9. De behandelaar verstrekt een advies naar aanleiding van het onderzoek naar de klacht aan zowel de klager als de aanbestedende dienst.

• 10. Het advies van de behandelaar aan de aanbestedende dienst is zwaarwegend maar niet bindend.

Artikel 6 Resultaat

• 1. Indien de aanbestedende dienst tot het oordeel komt dat aan de klacht geheel of gedeeltelijk tegemoet kan worden gekomen, kan de aanbestedende dienst passende maatregelen nemen. De aanbestedende dienst zal de klager zo spoedig mogelijk hierover schriftelijk berichten onder vermelding van de inhoud van de maatregelen. De maatregelen worden tegelijker tijd bekend gemaakt aan andere belanghebbenden en aan het klachtenmeldpunt.

• 2. De aanbestedende dienst kan de sluitingstermijn voor het indienen van de aanmeldingen/inschrijvingen betreffende de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft, verlengen.

• 3. Indien een maatregel van de aanbestedende dienst leidt tot een correctie die de betekenis wijzigt van de belangrijkste voorwaarden van de opdracht, zal de aanbestedende dienst opnieuw aanbesteden of rectificeren met aanpassing van termijnen.

• 4. Indien de aanbestedende dienst van oordeel is dat niet aan de klacht tegemoet wordt gekomen, wijst de aanbestedende dienst de klacht zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd af.

• 5. Nadat de aanbestedende dienst op de klacht heeft beslist of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Artikel 7 Jaaroverzicht

Het klachtenmeldpunt draagt zorg voor registratie van de ingediende klachten en de afhandeling daarvan.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: klachtenregeling inkoop en aanbesteden gemeenten Hoogezand –Sappemeer, Menterwolde en Slochteren 2017.