| Overheidsorganisatie | Gemeente Bussum |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens |
| Citeertitel | Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Nieuwe regeling |
Geen
geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2007 | Nieuwe regeling | 11-10-2007 Gemeentepagina 25-10-2007 | RV2007-044 |
De raad van de gemeente Bussum;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Bussum d.d.
8 april 2005, nummer. RV2005-019;
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens;
b e s l u i t :
vast te stellen de:
“Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens”.
Deze verordening verstaat onder:
| a. | wet: | de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; |
| b. | verordening: | de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; |
| c. | g.b.a.: | de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; |
| d. | verantwoordelijke: | het college van burgemeester en wethouders; |
| e. | beheerder: | het hoofd van de afdeling burgerzaken; |
| f. | ingeschrevene: | degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de g.b.a. van de gemeente is opgenomen; |
| g. | afnemer: | bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de Algemene wet bestuursrecht; |
| h. | derde: | elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. |
Beheerder van de g.b.a. is het hoofd van de afdeling burgerzaken.
Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden algemene-, bijzondere-, administratieve- en verwijsgegevens verstrekt aan:
de afdeling burgerzaken ten behoeve van het Basisregistratie Systeem (B.R.S.), welke registratie wordt beheerd door het hoofd van de afdeling burgerzaken;
de afdeling belastingen ten behoeve van de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken, welke registratie wordt beheerd door het hoofd van de afdeling belastingen
de afdeling sociale zaken ten behoeve van de uitvoering van de Wet werk en bijstand, welke registratie wordt beheerd door het hoofd van de afdeling sociale zaken.
Rechtstreekse toegang tot de g.b.a. hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling burgerzaken;
met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de volgende binnengemeentelijke afnemers: alle afdelingen uit de gemeentelijke organisatie voor wat betreft de uitvoering van hun wettelijke taken en voor wat betreft de gegevens genoemd in bijlage I van deze verordening;
het wijzigen en/of aanvullen van de onder c genoemde bijlage wordt gemandateerd aan de verantwoordelijke.
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kunnen, door de beheerder, aan alle afdelingen uit de gemeentelijke organisatie en vooraf bepaalde medewerkers van het regionale politiekorps Gooi- en Vechtstreek de algemene-, bijzondere-, administratieve- en verwijsgegevens systematisch worden verstrekt, voorzover de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van hun wettelijke taken.
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad, op verzoek gegevens worden verstrekt aan:
instellingen/maatschappen/personen, die een taak hebben op het gebied van de gezondheidszorg, waarbij de gegevens alleen worden verstrekt wanneer er aantoonbaar een 'patiëntrelatie' is tussen de ingeschrevene en de aanvrager;
universiteiten of personen/bedrijven/instellingen, die zich bezighouden met door de overheid gesteunde of gesubsidieerde wetenschappelijke onderzoeken op het gebied van de gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening of sociale dienstverlening. De gegevensverstrekking dient voor genoemde doeleinden aantoonbaar noodzakelijk te zijn;
de openbare bibliotheek Bussum, voorzover de gegevensverstrekking betrekking heeft op een lid van deze bibliotheek;
door het Ministerie van Onderwijs erkende onderwijsinstellingen, voorzover het verzoekschrift een bij deze onderwijsinstelling studerende of gestudeerd hebbende leerling of student betreft;
geprivatiseerde gemeentelijke onderdelen, voorzover het doel van de verstrekking betrekking heeft op een door dit onderdeel uit te voeren publiekrechtelijke taak van de gemeente Bussum;
derden, die bij besluit van een bestuursorgaan van de gemeente Bussum, een publiekrechtelijke taak van de gemeente uitvoeren, voorzover het doel van de verstrekking betrekking heeft op deze uit te voeren taak;
derden, voorzover het doel van de verstrekking in het kennelijke belang is van de ingeschrevene, nadat door de beheerder instemming tot de verstrekking van de ingeschrevene zelf is verkregen.
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.
De g.b.a. heeft voor wat betreft aangehaakte gegevens tot doel:
informatie te leveren aan de afdeling Burgerzaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze afdeling moeten worden gevoerd;
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;
een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;
statistische informatie te leveren.
1. Van ingeschrevenen kunnen in de g.b.a. de in bijlage II genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.
2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen.
Aangehaakte gegevens in de g.b.a. worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door medewerkers Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 3), toegang (artikel 4) en verstrekkingen (artikel 5), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de g.b.a. verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één maand nadat het besluit is genomen.
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11, aan binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 5, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de wet, van toepassing.
De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de g.b.a. zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de g.b.a. opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het beveiligingsplan.
1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2005.
2. De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, d.d. 14 november 2002, wordt met ingang van 1 mei 2005 ingetrokken.
3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
4. De verordening ligt ter inzage bij het hoofd van de afdeling burgerzaken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bussum, gehouden op 14 april 2005.
Hieronder volgt een artikelgewijze toelichting.
De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen, de artikelen 1 t/m 3, die gelden voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (g.b.a.). Vervolgens wordt uitwerking gegeven aan de vereisten van de aanpassingwet Wet bescherming persoongegevens voor de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet g.b.a.), de artikelen 4 t/m 6. Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet g.b.a. verplicht.
Tenslotte zijn er overige bepalingen, de artikelen 7 en 8.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de g.b.a. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Artikel 2 Beheer
Het hoofd van de afdeling burgerzaken is belast met de dagelijkse zorg over de g.b.a. In de Beheerregeling g.b.a., welke door het college op grond van artikel 14 van de Wet g.b.a. is vastgesteld, is aangegeven dat het hoofd van de afdeling Burgerzaken beheerder van de g.b.a. is.
Artikel 3 Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt spontane verstrekking van persoonsgegevens uit de g.b.a. aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De Wet g.b.a. verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Door een koppeling van de hierin genoemde administraties met de g.b.a. worden mutaties ook (automatisch) verwerkt in die betreffende administratie.
In de artikelen 4 t/m 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de g.b.a. inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de g.b.a.
Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen.
De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers burgerzaken tot de g.b.a.
Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.
In onderdeel d wordt de bevoegdheid tot het aanbrengen van wijzigingen in of het aanvullen van de bij de verordening behorende bijlage 1 gemandateerd aan het college.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de g.b.a. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de g.b.a. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de wet.
De g.b.a.-applicatie bevat voorzieningen om, per gebruiker, gegevens en functies die niet nodig zijn voor de uitvoering van de taken af te schermen.
Artikel 5 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel “systematisch” gegevens worden
verstrekt zonder hen rechtstreekse toegang tot de g.b.a. te geven. In dit verband kan worden gedacht aan (periodieke) selecties of adhocvragen. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Op grond van artikel 96 van de wet wordt het regionale politiekorps aangemerkt als een binnengemeentelijke afnemer.
Artikel 6 Overige verstrekkingen
In dit artikel zijn de verstrekkingen geregeld die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de Wet g.b.a.. Dat zijn de verstrekkingen aan de zgn. “vrije derden”. Hier mogen alleen derden worden opgenomen aan wie gegevens worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de wet stelt. Deze zijn:
Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen.
In de verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven.
Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
Er moet worden nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt .
Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Krachtens artikel 100, tweede lid van de Wet g.b.a. mogen slechts de volgende gegevens worden verstrekt: algemene en verwijsgegevens over de naam; de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner; het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner; het adres; de gemeente van inschrijving; de geboortedatum en de datum van overlijden.
Artikel 7 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 8 tot en met 14 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage II van de verordening.
Artikel 11 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 13 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Artikel 15 Terugmelding
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de g.b.a. gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling burgerzaken. Om de g.b.a. zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Burgerzaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen.
De artikelen 16 en 17 bevatten bepalingen over beveiliging, de datum van inwerkingtreding, de citeertitel en de ter inzage legging.
Artikel 16 Beveiliging
Voor de g.b.a. moet het beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die het Logisch Ontwerp g.b.a. stelt.
Artikel 31 van het Besluit g.b.a. stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de g.b.a. vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Artikel 17 Slotbepaling
De nieuwe Verordening treedt in werking per 1 mei 2005. De Verordening van 14 november 2002 wordt per gelijke datum ingetrokken.
Tenslotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en is de ter inzage legging geregeld.
Burgers die zich geschaad voelen door het ten onrechte verstrekken van gegevens kunnen een klacht indienen bij de verantwoordelijke (het college van burgemeester en wethouders).