| Overheidsorganisatie | Gemeente Rijnwoude |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyregeling telefoon, fax, e-mail- en internetgebruik gemeente Rijnwoude 2005 |
| Citeertitel | “Privacyregeling telefoon, fax, e-mail- en internetgebruik gemeente Rijnwoude 2005” |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | privacy telefoon, fax, e-mail en internetgebruik |
Geen
Gemeentewet, art. 160
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2005 | 01-01-2014 | Nieuwe Regeling | 07-12-2004 Rijnwoude Koerier, 29-09-2010 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijnwoude
heeft besloten:
Gelet op:
het gegeven dat de gemeente de volgende telecommunicatiemiddelen ter beschikking stelt aan medewerkers: telefoon, fax, e-mail- en internetfaciliteiten;
de behoefte aan het reglementeren van het gebruik van de telecommunicatiemiddelen door medewerkers en het reglementeren van het verwerken van persoonsgegevens met betrekking tot dit gebruik door de gemeente;
het in de Wet bescherming persoonsgegevens gestelde;
Gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet;
Gelet op de in de Commissie voor Georganiseerd Overleg bereikte overeenstemming;
Tot vaststelling van de navolgende
Privacyregeling telefoon, fax, e-mail- en internetgebruik gemeente Rijnwoude 2005
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker
De ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR alsmede uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiaires en personen die anderszins (betaald of onbetaald) in dienst zijn van de gemeente Rijnwoude, die gebruik maken van één of meerdere telecommunicatiemiddelen (zie lid 2 van dit artikel) ter beschikking gesteld door de gemeente Rijnwoude.
Telecommunicatiemiddelen
(Mobiele)telefoon, faxapparaat en e-mail- en/of internetfaciliteiten.
E-mailfaciliteiten
De door of namens de gemeente Rijnwoude aan de medewerker ter beschikking gestelde mogelijkheid om gebruik te maken van e-mail.
Internetfaciliteiten
De door of namens de gemeente Rijnwoude aan medewerker ter beschikking gestelde mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van internet.
Persoonsgegeven
Een gegeven dat herleidbaar is tot een bepaalde natuurlijke persoon.
Wbp
De Wet bescherming persoonsgegevens.
Verwerken van persoonsgegevens
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval de volgende:
verzamelen;
vastleggen;
ordenen;
bewaren;
bijwerken;
wijzigen;
opvragen;
raadplegen;
gebruiken;
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling;
samenbrengen;
met elkaar in verband brengen;
afschermen;
uitwissen;
vernietigen.
Bestand
Elk gestructureerd (en geautomatiseerd) geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
Verantwoordelijke
Het college van Burgemeester en Wethouders, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen
Handelen in strijd met deze privacyregeling of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.
In deze privacyregeling zijn regels gesteld over het gebruik van telecommunicatiemiddelen door medewerkers en het verwerken van persoonsgegevens met betrekking tot het gebruik van de telecommunicatiemiddelen.
1. Medewerkers gebruiken de telecommunicatiemiddelen voor het uitvoeren van de werkzaamheden met betrekking tot door de gemeente Rijnwoude aan hen opgedragen taken.
2. Privé-gebruik van de telecommunicatiemiddelen door de medewerker is slechts incidenteel toegestaan, mits dit gebruik in overeenstemming is met deze privacyregeling, de werkzaamheden voor de gemeente Rijnwoude niet onder het privé-gebruik te lijden hebben en dit gebruik in geen geval storend is voor anderen.
3. Met betrekking tot het gebruik van een door de gemeente Rijnwoude ter beschikking gestelde mobiele telefoon kan door het college van Burgemeester en Wethouders nadere regels gesteld worden over het gebruik, een eventuele eigen bijdrage en de mogelijke fiscale consequenties.
4. Het is de medewerker niet toegestaan met behulp van telecommunicatiemiddelen pornografisch, dreigend, seksueel intimiderend, racistisch of discriminerend materiaal te versturen of op te vragen. Evenmin is het de medewerker toegestaan met behulp van de telecommunicatiemiddelen illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) documenten te verzenden of op te vragen waarvan de medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
5. Het is de medewerker niet toegestaan met behulp van de telecommunicatiemiddelen op internetsites pornografisch, dan wel racistisch materiaal te bezoeken of te downloaden, mee te doen in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) documenten te downloaden waarvan de medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
6. De medewerker zal bij het gebruik van de telecommunicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente Rijnwoude waarborgen.
De gemeente Rijnwoude neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen.
1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente Rijnwoude ingezette sofware of op basis van informatievoorziening van derden (specificatie telefoonrekening).
2. De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 7, te weten:
voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de telecommunicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;
voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen wordt het gebruik van de telecommunicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen.
1. In de in artikel 5 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:
gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de medewerker;
naam en/of codering van de sector/afdeling waaronder de medewerker valt;
gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente Rijnwoude is geboden aan de medewerker, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;
gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de medewerker;
gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de medewerker bezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina’s);
het e-mailadres van de afzender en geadresseerde, het onderwerp van e-mailberichten en de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de medewerker;
gegevens betreffende de datum, het tijdstip, telefoonnummer, gebruikersidentificatie en de duur van het gebruik van (mobiele)telefonie door de medewerker.
2. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen door de medewerker, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de betreffende gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 8.
1. De verwerking van persoonsgegevens betreffende het gebruik van de telecommunicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:
het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de telecommunicatiemiddelen;
het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen.
2. De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.
De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:
de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 6 eerste lid;
degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 6 eerste lid.
1. Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, zodat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
2. Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
3. Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
1. De in artikel 6, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal een maand bewaard. Gegevens die ouder zijn dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen tegenover een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen tegenover een medewerker worden de gegevens verwijderd.
2. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 7 geformuleerde doeleinden.
1. Indien een medewerker daarom verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de verwerking van persoonsgegevens die de medewerker betreffen. Als een gewichtig belang zich hiertegen verzet, wordt het overzicht anders dan schriftelijk verstrekt.
2. Ontvangen persoonsgegevens zoals bedoeld in het vorige lid worden verbeterd, aangevuld of afgeschermd indien de medewerker aantoonbaar maakt dat de gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel op een andere wijze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift.
3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij aan het verzoek als bedoeld in het tweede lid voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar kan worden gemaakt.
4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
1. Overtreding van deze privacyregeling kan voor medewerkers in dienst van de gemeente Rijnwoude resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in artikel 8:13 van de CAR en hoodstuk 16 van de UWO.
2. Overtreding van deze privacyregeling kan voor uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiaires en personen die anderszins (betaald of onbetaald) werkzaam zijn voor de gemeente Rijnwoude resulteren in:
maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de telecommunicatiemiddelen;
herziene afspraken over de samenwerking;
herziene afspraken over de te factureren arbeidsduur.
1. Deze privacyregeling wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over telecommunicatiemiddelen.
2. Onverminderd het bepaalde in deze privacyregeling, zal op het verwerken van persoonsgegevens de privacywetgeving van toepassing zijn.
In gevallen waarin deze privacyregeling niet of niet in redelijkheid voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze privacyregeling, kan het college van Burgemeester en Wethouders een bijzondere voorziening treffen.
1. Deze regeling kan worden aangehaald als “Privacyregeling telefoon, fax, e-mail- en internetgebruik gemeente Rijnwoude 2005”
2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van
7 december 2004,
de secretaris a.i., de burgemeester, wnd.,
Mr G.A. Biersteker Ir E.L.P. Hessing