| Overheidsorganisatie | Gemeente Rijnwoude |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyregeling personeelsinformatie gemeente Rijnwoude 2005 |
| Citeertitel | “Privacyregeling personeelsinformatie gemeente Rijnwoude 2005” |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | Privacyregeling personeelsinformatie |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2005 | 01-01-2014 | Nieuwe Regeling | 07-12-2004 Rijnwoude Koerier, 29-09-2010 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijnwoude
heeft besloten:
Gelet op:
de behoefte aan reglementering van handelen ten aanzien van de omgang met
privacygevoelige personeelsgegevens;
de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zoals op 1 september 2001 in werking
getreden;
in de Commissie voor Georganiseerd Overleg bereikte overeenstemming;
Tot vaststelling van de navolgende
Privacyregeling personeelsinformatie gemeente Rijnwoude 2005
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker
De (gewezen) ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR alsmede (gewezen) uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiaires en personen die anderszins (betaald of onbetaald) in dienst van de gemeente Rijnwoude werkzaamheden verrichten.
Personeelsinformatie
De binnen de organisatie op welke wijze dan ook ontvangen, opgemaakte en/of verwerkte verzameling personeelsgegevens.
Personeelsgegeven
Een persoonsgegeven dat herleidbaar is tot een individuele medewerker.
Wbp
De Wet bescherming persoonsgegevens.
Verwerken van personeelsgegevens
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot personeelsgegevens, waaronder in ieder geval de volgende:
verzamelen;
vastleggen;
ordenen;
bewaren;
bijwerken;
wijzigen;
opvragen;
raadplegen;
gebruiken;
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling;
samenbrengen;
met elkaar in verband brengen;
afschermen;
uitwissen;
vernietigen.
Verantwoordelijke voor personeelsinformatie
Het college van Burgemeester en Wethouders, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Beheerder van personeelsinformatie
Personen die namens en in opdracht van de verantwoordelijke personeelsinformatie verwerken en beheren. De beheerder is in bepaalde gevallen verantwoordelijk voor de informatie beheerd door andere medewerkers (doorgaans leidinggevenden). Daarbij kan gedacht worden aan:
de verslaglegging in het kader van de jaarlijkse cyclus van ontwikkelingsgesprekken (plannings-, functionerings-, POP- en beoordelingsgesprekken);
verslagen van gesprekken met betrekking tot functioneren anderszins;
verslagen van gesprekken met betrekking tot verzuim(begeleiding);
verslagen gemaakt door leidinggevende(n) van overige gesprekken waarbij wordt gekozen dit niet in het personeelsdossier op te laten nemen
De beheerder draagt er zorg voor dat het feitelijk beheer naar vermogen wordt uitgeoefend, inclusief:
de inachtneming van minimale en maximale bewaartermijnen conform de Wbp en het ordeningsplan van de Gemeente Rijnwoude;
het beoordelen van welke informatie wel en niet conform de Wbp kan worden vastgelegd, beheerd en gebruikt.
Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke personeelsinformatie verwerkt overeenkomstig de instructies van de verantwoordelijke. De bewerker staat niet onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke.
PIMS
Indien aan de orde het gehanteerde Personeels Informatie en/of Management Systeem (PIMS). Dit kan ook het PIMS zijn van een persoon of organisatie waaraan bepaalde werkzaamheden zijn uitbesteed.
1. Deze regeling is primair toegespitst op het registreren, beheren en verwerken van personeelsinformatie. Geheimhouding ten aanzien van privacygevoelige informatie anders dan personeelsinformatie wordt geregeld door middel van:
een (individueel of collectief) overeengekomen geheimhoudingsplicht;
het van toepassing verklaren van artikel 15:1:1 van de UWO (geheimhouding als onderdeel van “goed ambtenaar” zijn);
het van toepassing verklaren van artikel 15:1:2 van de UWO (waarin geheimhouding onderdeel is van de ambtseed);
bepalingen opgenomen in de vastgestelde taak- en functieomschrijvingen;
door het college van Burgemeester en Wethouders vastgestelde andere regelingen op het gebied van privacy.
2. Voor het registreren en verwerken van privacygevoelige informatie anders dan personeelsinformatie kan deze regeling naar analogie worden aangepast, tenzij hierop een andere privacyregeling van toepassing is. Het college van Burgemeester en Wethouders kan hiervoor nadere richtlijnen vaststellen.
Het doel van het verwerken van personeelsinformatie is primair gericht op de actuele beschikbaarheid. De personeelsinformatie wordt zodanig beheerd, dat de informatie optimaal beschikbaar is voor de ondersteuning van het personeelsbeleid en –beheer van de gemeente Rijnwoude.
1. De personeelsinformatie bevat slechts de gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van het personeelsbeleid en -beheer van de gemeente Rijnwoude zoals genoemd in artikel 3 van deze regeling en mag slechts worden gebruikt ten behoeve van dit beleid en beheer.
2. De bepalingen zoals opgenomen in de Wbp worden hierbij in acht genomen.
1. De personeelsinformatie wordt ondergebracht in:
een in dossiers en mappen systematisch aangelegde raadpleegbare verzameling van documenten;
een geautomatiseerd systeem zijnde het PIMS.
2. De in dit artikel onder lid 1 sub a bedoelde verzameling bestaat uit:
persoonsdossiers waarin de betreffende documenten gerubriceerd zijn ondergebracht. De documenten bevatten gegevens die van belang zijn voor het geheledienstverband van een medewerker;
mappen waarin documenten zijn ondergebracht die geen betrekking hebben op het gehele dienstverband conform afspraken met bureau interne zaken.
3. Lid 2 sub b van dit artikel ziet onder andere toe op informatie die speciale aandacht behoeft vanwege aspecten als beveiliging, bewaartermijnen of inzage
4. Het persoonsdossier bevat concrete verwijzingen naar de betreffende map
5. De verantwoordelijke wijst beheerders aan, die de gegevens uit het PIMS op beeldscherm of papier kunnen raadplegen. De bevoegdheden tot muteren en/of raadplegen van personeelsgegevens worden strikt beperkt tot de functionele taak die betreffende beheerders hiertoe hebben binnen de gemeente Rijnwoude. Deze bevoegdheden zijn inzichtelijk voor de betreffende medewerkers.
6. Namens de verantwoordelijke houdt de beheerder bij welke personeelsgegevens steeds geactualiseerd dienen te worden ten aanzien van de betreffende persoonsdossiers, mappen en het PIMS. De hieruit voortvloeiende taken liggen vast in de beschrijving van de administratieve processen, de werkbeschrijvingen, het ordeningsplan van de Gemeente Rijnwoude, de checklisten en de taak- en functiebeschrijvingen.
1. Het bureauhoofd van het stafbureau P&O is/zijneindverantwoordelijk voor het beheer van personeelsinformatie. Dit geldt ook voor personeelsinformatie die verwerkt wordt door leidinggevenden en door externe personen of instanties.
2. Het PIMS moet zodanig zijn ingericht dat bij raadpleging de privacy van andere medewerkers niet wordt aangetast. De personeelsinformatie mag slechts functioneel worden geraadpleegd en verwerkt. Dit geldt ook voor de papieren of digitale output van gegevens uit het PIMS.
3. De verantwoordelijke, beheerder(s) en bewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat personeelsinformatie vertrouwelijke informatie bevat en ook als zodanig behandeld moet worden. De verantwoordelijke ziet toe op de naleving hiervan.
4. Personeelsinformatie wordt door of namens de verantwoordelijke uitsluitend verstrekt aan:
het bevoegd gezag/leidinggevende van de betreffende medewerker;
medewerkers van andere afdelingen voorzover dat functioneel noodzakelijk is;
de instanties ABP, IZA, USZO, CWI, Belastingdienst, Arbo-dienst, gerechtelijke instanties, CBS en andere instanties voorzover de gegevens noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van de betreffende instanties.
een medewerker of instantie die niet valt onder a t/m c, uitsluitend met schriftelijke toestemming van de medewerker waarvan de gegevens worden verstrekt;
Verstrekkingen aan andere personen en instellingen vinden uitsluitend plaats na besluit van het college met inachtneming van de Wbp.
5. De personeelsinformatie wordt niet verstrekt als het doel waarvoor de verstrekking is verzocht in strijd is met de wet, openbare orde of de goede zeden of als de verstrekking redelijkerwijs niet in overeenstemming is met het doel.
1. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen, zodat personeelsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
2. De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om personeelsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
3. Het verspreiden van handmatige personeelsinformatie dient zodanig plaats te vinden dat de gegevens tijdens het transport niet voor derden inzichtelijk zijn. De gegevens mogen dan ook alleen maar of persoonlijk worden overhandigd of in gesloten enveloppen worden verstuurd. Ditzelfde geldt ook voor in opdracht van de gemeente Rijnwoude handelende personen of organisaties.
4. Voor digitale personeelsinformatie geldt dat verspreiding slechts mogelijk is als er expliciete afspraken zijn gemaakt door de verantwoordelijke met de ontvanger. Voorwaarde is dan wel dat verspreiding plaatsvindt met een vaste verbinding naar een persoonlijk e-mailadres. Als dit e-mailadres voor derden toegankelijk is, mag de informatie alleen worden verstuurd als hierover expliciete afspraken zijn gemaakt door de verantwoordelijke.
5. De verantwoordelijke van de personeelsinformatie is verplicht van elke verstrekking van personeelsgegevens, gedurende een jaar nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden een registratie te voeren, rekening houdend met wat redelijkerwijs kan worden aangenomen ten aanzien van het belang dat betreffende medewerker hierbij heeft.
6. Gebruikers van het PIMS hebben een persoonlijke toegangscode. Het werkstation waarop gebruik gemaakt wordt van het PIMS mag niet onbeheerd worden achtergelaten zonder het PIMS te hebben afgesloten.
7. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat in de bepaalde systemen, zoals postregistratiesysteem, zodanige maatregelen worden getroffen dat personeelsinformatie of aanduidingen omtrent personeelsinformatie niet inzichtelijk is voor onbevoegden. Ten aanzien van e-mailgebruik worden hieromtrent nadere regels gesteld.
Personeelsgegevens zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 van deze regeling worden verwijderd of alle identificerende kenmerken worden verwijderd, indien de informatie niet meer noodzakelijk is voor het met de verwerking gediende doel. Hierbij wordt rekening gehouden met wettelijke bewaartermijnen zoals aangegeven in de Wbp en het Ordeningsplan van de Gemeente Rijnwoude.
Iedere medewerker heeft recht op inzage in de personeelsgegevens die op hem betrekking hebben. Indien een medewerker zijn personeelsinformatie wil inzien, maakt hij dit kenbaar bij de verantwoordelijke.
De verantwoordelijke moet binnen vier weken na het indienen van het verzoek als bedoeld in het vorige lid op het verzoek reageren.
De personeelsinformatie kan slechts onder toezicht van één van de medewerkers van het stafbureau P&O worden ingezien en mag niet worden meegenomen naar een andere locatie. Indien gewenst kunnen kopieën worden gemaakt van de gegevens. Op verzoek geeft één van de medewerkers van het stafbureau P&O een schriftelijke verklaring over de herkomst van de betreffende personeelsinformatie.
Iedere medewerker heeft het recht te verzoeken om aanvulling, verbetering, afscherming, verwijdering of het niet langer gebruiken van zijn personeelsgegevens. Een dergelijk verzoek kan plaatsvinden als de gegevens onjuist zijn, onvolledig of niet het doel van de verwerking dienen of op andere wijze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Het verzoek wordt gericht aan de verantwoordelijke van de personeelsinformatie. Deze voorziet het verzoek van advies ten behoeve van besluitvorming door het college van Burgemeester en Wethouders.
De verantwoordelijke moet binnen vier weken na het indienen van het verzoek als bedoeld in het vorige lid schriftelijk op het verzoek reageren. De verantwoordelijke dient een weigering van de correctie te motiveren.
De medewerker heeft het recht zich te verzetten tegen een verwerking van zijn personeelsgegevens op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden.
De verantwoordelijke moet binnen vier weken na ontvangst van het verzet als bedoeld in het vorige lid beoordelen of het verzet terecht is. Is het verzet terecht, dan moet de verwerking onmiddellijk beëindigd worden.
De verantwoordelijke is gehouden de medewerker te informeren over de verwerking van zijn personeelsgegevens, indien dit op grond van de Wbp verplicht is.
1. Deze regeling wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers.
2. Onverminderd het bepaalde in deze privacyregeling, zal op het verwerken van persoonsgegevens de privacywetgeving van toepassing zijn.
In gevallen waarin deze privacyregeling niet of niet in redelijkheid voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze privacyregeling, kan het college van Burgemeester en Wethouders een bijzondere voorziening treffen.
1. Deze regeling kan worden aangehaald als “Privacyregeling personeelsinformatie gemeente Rijnwoude 2005”.
2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van
7 december 2004,
de secretaris a.i., de burgemeester, wnd.,
Mr G.A. Biersteker Ir E.L.P. Hessing