Organisatieverordening 2001

Artikel 1. Begripsbepalingen.

• - college: het college van burgemeester en wethouders;

• - S&H-overleg: het overleg gevormd door de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden;

• - voorzitter: de voorzitter van het S&H-overleg (de gemeentesecretaris);

• - afdeling: elke organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 3 van deze verordening;

• - afdelingshoofd: de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die primair verantwoordelijk is voor de leiding van een afdeling.

• - coördinator: de medewerker - als zodanig benoemd - die als “primus inter pares” tevens verantwoordelijk is voor het organiseren, prioriteren en coördineren van werkzaamheden binnen het aangewezen vakgebied.

Artikel 2. De Bestuursdienst

• 1. Ingesteld wordt een bestuursdienst voor de ondersteuning van de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken.

• 2. Het ambtelijk apparaat, met uitzondering van de vrijwilligers als bedoeld in hoofdstuk 19 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst en onderdelen die worden bestuurd door een beheerscommissie, wordt ingedeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met de algemene benaming van "afdelingen". De gezamenlijke afdelingen vormen de bestuursdienst van de gemeente.

Artikel 3. Indeling bestuursdienst.

• 1. De bestuursdienst bestaat uit de volgende afdelingen:

  • a.

    Middelen

  • b.

    Bestuurs- en Bedrijfsondersteuning (bbo)

  • c.

    Economische Ontwikkeling en Vastgoed (eva)

  • d.

    Ruimtelijke Ontwikkeling en Nieuwe Werken (ron)

  • e.

    Bouwen en Milieu (b&m)

  • f.

    Beheer en Uitvoering (b&u)

  • g.

    Burger-, Onderwijs- en Samenlevingszaken (bosz)

• 2. Het college regelt op voorstel van de gemeentesecretaris en gehoord het S&H-overleg, de structuur in clusters van elke afdeling.

• 3. Tot wijzigingen van de organisatiestructuur van de afdelingen, het aantal of onderdelen daarvan wordt niet besloten, dan nadat het personeel op basis van door het college te geven richtlijnen, bij de voorbereidingen daarvan is betrokken.

Artikel 4. Aanbeveling tot benoeming secretaris

Tot het doen van een aanbeveling tot benoeming van de secretaris wordt niet overgegaan dan nadat het personeel op basis van door het college te geven richtlijnen bij de selectie is betrokken.

Artikel 5. Verantwoordelijkheid secretaris

• 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de bestuursdienst.

• 2. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het S&H-overleg en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b. het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d. de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

• e. een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• f. het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

• 3. De gemeentesecretaris adviseert zelf in geval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij voornemens is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van het S&H-overleg, zal hij het laatstgenoemde orgaan - onder vermelding van redenen - daarvan vooraf mededeling doen.

Artikel 6. Ondersteuning van de raad

• De secretaris draagt na overleg met de griffier zorg voor het logistieke en inhoudelijke raadsondersteunende werk, zoals vastgelegd in onder meer de verordening op grond van artikel 33 Gemeentewet.

Artikel 7. Ondersteuning van het college

• 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

• 4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 5. De secretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

• 6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het S&H-overleg.

• 7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 8. Ondersteuning van de burgemeester

• 1. De secretaris staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van zelfstandig bestuursorgaan.

• 2. Hij bevordert samen met de burgemeester en de griffier een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

Artikel 9. Ondersteuning van de commissies

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de raad, het college en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door respectievelijk de raad, het college en de burgemeester.

Artikel 10. Afwezigheid

• 1. Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

• 2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

• 3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 11 Benoeming

• • 1.

    De afdelingshoofden worden benoemd en ontslagen door het college. De secretaris bevordert het tot stand komen van de voordracht.

  • 2.

    Tot het doen van een voordracht tot benoeming van de afdelingshoofden wordt niet overgegaan dan nadat het personeel op basis van door het college te geven richtlijnen bij de selectie is betrokken.

  • 3.

    Door de gemeentesecretaris wordt vervanging van het afdelinghoofd geregeld.

Artikel 12. Beheer

• 1. Het algemeen beheer van de afdelingen berust bij het college.

• 2. Het dagelijks beheer en de leiding van de afdelingen is opgedragen aan de onderscheidene afdelingshoofden.

• 3. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan het college, het S&H-overleg gehoord, voor het afdelingshoofd een instructie vaststellen. Daarnaast kunnen zij taakopdrachten voor het afdelingshoofd vaststellen, waarin de op het beheer en de ontwikkeling van de organisatorische eenheid betrekking hebbende taken voor een bepaalde periode worden vastgesteld.

Artikel 13. Zorg

• 1. Het afdelingshoofd functioneert binnen de door het college gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, werkt voortdurend aan het optimaal voldoen aan het geformuleerde persoonsprofiel en:

• - is verantwoordelijk voor de resultaten van de afdeling;

• - begeleidt en stimuleert medewerkers in het nemen en dragen van verantwoordelijkheid;

• - zorgt actief voor een organisatiebrede afstemming van beleid en werkzaamheden van de afdeling;

• - draagt bij aan de voortdurende verbetering van de dienstverlening van de bestuursdienst als geheel.

Artikel 14. Intern-overleg

• Naast het gestructureerd overleg met de gemeentesecretaris over de bedrijfsvoering van de afdeling organiseert het afdelingshoofd zelf een regelmatig gestructureerd overleg met:

• 1. de portefeuillehouder(s), over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de afdeling betreffen;

• 2. collega-afdelingshoofden over afstemmingsvraagstukken;

• 3. de medewerkers en/of coördinatoren van zijn afdeling, over:

• a. de korte - en lange termijnplanning van de afdeling, inclusief resultaten en inzet van middelen;

• b. beleidsinhoudelijke ontwikkelingen van afdelingstaken (signaleren en inspelen);

• c. afdelingsorganisatorische ontwikkelingen (verbeteringen in bedrijfsvoering).

• Het afdelingshoofd ziet erop toe dat het werkoverleg binnen zijn afdelingsonderdelenovereenkomstig de daartoe vastgestelde richtlijnen plaatsvindt.

Artikel 15. Coördinatie

• 1. Het afdelingshoofd is onverminderd de bevoegdheden van de gemeentesecretaris, verantwoordelijk voorhet goede functioneren van zijn afdeling, alsmede een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering.

• 2. Daar, waar een zaak tevens het taakgebied van een of meer andere afdelingen raakt, is het afdelingshoofd in de eerste plaats verantwoordelijk voor het inschakelen van die andere afdeling(en).

• 3. Tot het dagelijks beheer van een afdeling wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

Artikel 16. Coördinatoren

• 1. Bij onderverdeling - conform artikel 3 - van een afdeling in meerdere vakgebieden, kan per vakgebied een coördinator worden benoemd;

• 2. Naast de reguliere taken als medewerker is de coördinator als eerste onder zijn gelijken binnen een aangewezen vakgebied:

• a. verantwoordelijk voor het organiseren, prioriteren en coördineren van werkzaamheden en hierover structureel overleg te voeren met de collega-medewerkers;

• b. het eerste aanspreekpunt voor zowel afdelingshoofd als naaste collega’s.

Artikel 17. Benoemen van medewerkers

Het afdelingshoofd draagt - gehoord de gemeentesecretaris - te benoemen medewerkers voor aan het college. Het college kan de beslissingsbevoegdheid om medewerkers, niet zijnde coördinatoren, te benoemen opdragen aan het afdelingshoofd en de benoeming van coördinatoren opdragen aan de gemeentesecretaris. Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van medewerkers bij benoemingen en de te volgen procedure.

Artikel 18. Doelmatige uitvoering

Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft het afdelingshoofd de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdeling opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college. Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt het afdelingshoofd ter kennis van het S&H-overleg.

Artikel 19. Samenstelling S&H-overleg

• 1. Het S&H-overleg is samengesteld uit:

• - de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;

• - de afdelingshoofden.

• 2. Het S&H-overleg kan besluiten niet-leden uit te nodigen de vergadering bij te wonen.

• 3. Het secretariaat van het S&H-overleg wordt gevoerd door een door de gemeentesecretaris daartoe aangewezen ambtenaar.

Artikel 20. Doel- en taakstelling.

• 1. Het S&H-overleg heeft tot doel om, binnen het door het college gevoerde beleid met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris, de bedrijfsvoering van de bestuursdienst als geheel te optimaliseren, door:

• - permanent aandacht te schenken aan organisatie-ontwikkelingsmogelijkheden;

• - inhoud te geven aan de kwaliteitsbepalende factoren voor de bedrijfsvoering: het bedrijfsmiddelenbeleid op bestuursdienstniveau;

• - de eenheid in – en motivatie voor - de bedrijfsvoering te bevorderen door informatie-uitwisseling over relevante ontwikkelingen;

• - te zorgen voor planning, prioriteitstelling en voortgang van werkzaamheden door vormgeving, coördinatie en bewaking van de beleids- en beheerscyclus.

• 3. Leidraad voor het S&H-overleg is de ambtelijke missie en de daaruit voortvloeiende uitgangspunten voor het werken van de bestuursdienst: extern georiënteerd / klantgericht / interactief / zelfbewust / resultaatgericht en integer.

Artikel 21. Bevoegdheden.

Het S&H-overleg heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, één en ander binnen het door het college gevoerde beleid.

Artikel 22. Werkwijze.

• 1. De voorzitter van het S&H-overleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het S&H-overleg vast. De afdelingshoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het S&H-overleg.

• 2. Het S&H-overleg vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden (inclusief de plaatsvervangers) aanwezig is. In spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter, kan hiervan worden afgeweken.

• 3. Indien in het S&H-overleg geen overeenstemming wordt bereikt over de coördinatie en de voortgang van de beleidsvoorbereidingen of -uitvoering van een zaak, kan de voorzitter ten aanzien daarvan nadere (bindende) aanwijzingen geven.

• 4. De leden van het S&H-overleg streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het S&H-overleg ontbreekt, wordt bij volstrekte meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

• 5. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het S&H-overleg.

• 6. De leden van het S&H-overleg verstrekken elkaar gevraagd en ongevraagd met betrekking tot het functioneren van de bestuursdienst alle gegevens welke van belang kunnen zijn voor de realisering van doelstellingen en taakstellingen.

• 7. Van de vergaderingen van het S&H-overleg worden besluitenlijsten c.q. afsprakenlijsten gemaakt die worden toegezonden aan:

• - de voorzitter en de leden van het S&H-overleg;

• - het college;

• - de leden van de ondernemingsraad.

• 8. De afdelingshoofden geven gelegenheid aan de medewerkers van hun afdeling kennis te nemen van de besluitenlijsten c.q. afsprakenlijsten van het S&H-overleg.

Artikel 23. Vertegenwoordiging.

• 1. Tenzij anders is geregeld vertegenwoordigt de voorzitter het S&H-overleg naar de bestuursorganen.

• 2. Voor zover stukken uitgaan van het S&H-overleg worden deze ondertekend door de voorzitter.

Artikel 24. Overleg S&H-overleg - B & W.

• 1. Tenminste tweemaal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het S&H-overleg en het college. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde.

• 2. Indien in deze besprekingen beslissingen worden genomen, worden deze in verslag vastgesteld.

Artikel 25. Procedures.

• 1. Voorzover hij zulks, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald, nodig acht, stelt de voorzitter in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding c.q. uitvoering zijn opgedragen.

• 2. Elke zaak wordt primair voorbereid, c.q. uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de betreffende zaak behoort.

• 3. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de voorzitter in overleg met het S&H-overleg een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding c.q. uitvoering alsmede voor de planning en de bewaking van de voortgang.

• 4. Ten aanzien van daartoe door de voorzitter aangegeven categorieën van zaken wordt een systeem van voortgangssignalering bijgehouden.

• 5. Mede aan de hand van dit systeem overlegt hij met de afdelingshoofden over de voortgang van werkzaamheden, zowel in de voorbereidende als in de uitvoerende fase.

• 6. Indien de uitvoering van de werkzaamheden niet volgens planning verloopt, stelt het betrokken afdelingshoofd de voorzitter daarvan onmiddellijk op de hoogte.

• 7. Onverminderd de bevoegdheden van de voorzitter draagt het afdelingshoofd zorg voor de voortgang in de behandeling en de juiste voorbereiding c.q. uitvoering van zaken binnen zijn/haar afdeling.

Artikel 26. Geïntegreerde advisering.

Indien een zaak, welke tevens het taakgebied van een andere afdeling raakt, moet uitmonden in een advies aan één van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste afdeling zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies. Indien dit voor een goede oordeelsvorming wenselijk is, wordt de inbreng van de daarbij betrokken afdeling(en) naar het bestuur toe zichtbaar gemaakt.

Artikel 27. Projectorganisatie.

• 1. Het college kan, gehoord het S&H-overleg, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaan. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider.

• 2. Het S&H-overleg kan nadere regels vaststellen met betrekking tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de projectleiders en de deelnemers aan stuur- en projectgroepen.

Artikel 28. Bestuursopdracht.

• 1. Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "bestuursopdracht".

• 2. In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van c.q. nader ingegaan op:

• a. de probleemstelling;

• b. het beoogde resultaat van die opdracht;

• c. de verhouding tot het collegeprogramma c.q. bestuurlijke uitgangspunten;

• d. de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van andere afdelingen;

• e. de inschakeling van externe instanties;

• f. een raming van de beschikbaar te stellen middelen;

• g. de procedure van besluitvorming;

• h. de termijnen;

• i. de bevoegdheden.

• 3. Indien een aangelegenheid daartoe naar aard/omvang aanleiding geeft, legt het betrokken afdelingshoofd deze aan de gemeentesecretaris voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid.

• 4. Een concept-bestuursopdracht wordt te allen tijde in het S&H-overleg aan de orde gesteld.

• 5. Na vaststelling van de bestuursopdracht door het college ziet de gemeentesecretaris toe op de uitvoering daarvan.

Artikel 29. Citeertitel en Inwerkingtreding.

Deze verordening kan worden aangehaalde als "Organisatieverordening 2001" en treedt in werking zeven dagen na bekendmaking.