| Overheidsorganisatie | Gemeente Reeuwijk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Procedureregeling functiebeschrijving en –waardering gemeente Reeuwijk 2007 |
| Citeertitel | Procedureregeling functiebeschrijving en –waardering gemeente Reeuwijk 2007 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | Personeel en organisatie |
Datum inwerkingtreding is bij benadering bepaald
onbekend
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2008 | 03-07-2012 | nieuwe regeling | 02-10-2007 Onbekend | Punt 15, B&W-vergadering 02-10-2007 |
10 augustus 2007
Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Reeuwijk;
overwegende, dat met betrekking tot functiebeschrijving en -waardering een nieuwe regeling, afgestemd op een generieke wijze van beschrijving en waardering, wenselijk is;
gelet op het bepaalde in de Bezoldigingsregeling van de gemeente Reeuwijk;
mede gelet op de bereikte overeenstemming in de Commissie voor Georganiseerd Overleg d.d. 5 juli 2007;
besluit:
vast te stellen de navolgende Procedureregeling functiebeschrijving en-waardering gemeente Reeuwijk 2007
Functie
Het samenstel van feitelijke taken en/of werkzaamheden dat de functiehouder op basis van een generieke functiebeschrijving dient uit te voeren.
Functiehouder:
de ambtenaar in de zin van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst (Car/Uwo) gemeente Reeuwijk of
de werknemer met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, als bedoeld in artikel 2:5 van de Car is aangegaan en die aangewezen is om een generieke functie te bekleden.
Functiegroep:
Een groep van functies die qua aard, overwegend karakter, complexiteit en niveau gelijksoortig zijn en vergelijkbare eisen stellen aan de competenties (kennis, houding, vaardigheden en gedrag) van de functiehouders.
Generieke functiebeschrijving:
De beschrijving die krachtens een algemeen verbindend voorschrift door het College van Burgemeester en wethouders als zodanig is vastgesteld voor een functie binnen een functiegroep, logisch voortvloeiend uit de organisatiestructuur en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Reeuwijk. De generieke functiebeschrijving is een weergave van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken.
Functiewaardering:
Het bepalen van de functiewaarde van de generieke functiebeschrijving met behulp van de vastgestelde methode RATO.
Functieboek:
Een limitatieve opsomming en uitwerking van te onderscheiden functies binnen de organisatie van de gemeente Reeuwijk onder vermelding van een begrippenkader en gehanteerde uitgangspunten voor functievorming.
Conversietabel:
De conversietabel vertaalt de resultaten functiewaardering naar beschikbare salarisschalen.
Managementteam:
De gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur, en de hoofden van de sectoren en stafafdelingen;
Bestuurder:
De bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
Functiewaarderingsdeskundige:
Een als zodanig door de systeemhouder (Buitenhek & van Doorn Consultancy) erkend deskundige inzake de toepassing en werking van de functiewaarderingsmethode RATO.
Toetsingscommissie:
De commissie, als bedoeld in artikel 5, die belast is met de toetsing van de voorwaarderingen van de functiewaarderingsdeskundige. De commissie bestaat uit ervaringsdeskundigen op het gebied van functiewaardering.
Bezwarencommissie:
De commissie, als bedoeld in artikel 8, die belast is met de behandeling van bezwaren tegen de inpassings- en bezoldigingsbesluiten zoals bedoeld in artikel 7 van deze regeling. De commissie bestaat uit ervaringsdeskundigen op het gebied van functiewaardering.
Inpassingsbesluit:
Het besluit van het College van Burgemeester en wethouders, zoals bedoeld in artikel 7 van deze regeling, in welke generieke beschrijving de functie van de functiehouder is ingepast.
1. De gemeentesecretaris stelt in samenspraak met de functiebeschrijving- en waarderingsdeskundige per functie een generieke functiebeschrijving op. Voor de beschrijving wordt het model gebruikt zoals vastgesteld door de gemeentesecretaris. Generieke functiebeschrijvingen kunnen worden aangevuld met specifieke functie-informatie, functiecompetenties en/of –instructies.
2. De generieke functiebeschrijvingen worden besproken in het managementteam en door de gemeentesecretaris voorlopig vastgesteld.
3. De voorlopig vastgestelde generieke functiebeschrijvingen worden ter advies aangeboden aan de ondernemingsraad (OR).
4. De datum van de te houden overlegvergadering wordt in gezamenlijk overleg vastgesteld, doch vindt niet later plaats dan zes weken nadat de gemeentesecretaris de OR om advies heeft gevraagd.
5. Nadat de OR zijn advies heeft uitgebracht, legt de gemeentesecretaris de generieke functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het College van Burgemeester en wethouders.
6. Het College van Burgemeester en wethouders stelt de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast binnen vier weken nadat de generieke functiebeschrijvingen ter vaststelling zijn aangeboden.
1. Nieuwe generieke functiebeschrijvingen worden opgemaakt bij wijziging of aanpassing van de organisatiestructuur, taken of doelstellingen van de organisatie waardoor de bestaande functiebeschrijvingen ontoereikend of onvolledig zijn. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris wordt jaarlijks door het managementteam beoordeeld in hoeverre de generieke functiebeschrijvingen nog actueel zijn en aansluiten bij de inrichting van de organisatie. De resultaten worden besproken met de OR.
2. Een verzoek tot herbeschrijven kan ook worden ingediend door de ondernemingsraad. Het verzoek wordt tenminste eenmaal besproken in een overlegvergadering. De gemeentesecretaris beslist, binnen tien weken na ontvangst van een verzoek tot herbeschrijven.
3. Deze procedureregeling is naar analogie van toepassing bij nieuwe of gewijzigde generieke functiebeschrijvingen.
1. In opdracht van het College van Burgemeester en wethouders zal door een functiewaarderingsdeskundige aan de hand van de in artikel 1 genoemde functiewaarderingsmethode worden voorzien in een analyse en waardering van alle door het College van Burgemeester en wethouders vastgestelde generieke functiebeschrijvingen. Deze analyse en waardering zullen, resulterend in een waarderingsadvies, aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 5, beschikbaar worden gesteld.
2. Het waarderingsadvies bevat in ieder geval:
Een overzicht per functie van de scores per dimensie, de totaalscore per functie en de van toepassing zijnde functionele schaal/schalen, op grond van de conversietabel;
Een rangordeoverzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle beschreven functies, gerangschikt naar zwaarte;
Een verantwoording ter zake de werkwijze en de gehanteerde uitgangspunten;
1. Er is een toetsingscommissie bestaande uit:
een lid aan te wijzen door het College van Burgemeester en wethouders, niet zijnde een bestuurder van de gemeente of anderszins werkzaam bij of voor de gemeente Reeuwijk;
een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet werkzaam bij of voor de gemeente en niet zijnde een vaste adviseur van de ondernemingsraad of van de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg;
een voorzitter, aan te wijzen door de leden onder a en b.
2. Aan de toetsingscommissie wordt een door het College van Burgemeester en wethouders aan te wijzen functionaris als secretaris toegevoegd. Hij heeft geen stemrecht.
3. De gemeentesecretaris, of een door hem of haar aangewezen vervanger, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij heeft geen stemrecht.
4. De functiebeschrijving- en waarderingsdeskundige als bedoeld in artikel 4, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij heeft geen stemrecht.
5. De toetsingscommissie toetst het waarderingsadvies op horizontale en verticale consistentie en adviseert het College van Burgemeester en wethouders terzake haar bevindingen.
6. Het staat de toetsingscommissie vrij bij de behandeling van het waarderingsadvies informanten te raadplegen. De commissie krijgt alle informatie die zij nodig acht om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten.
7. De toetsingscommissie dient bij elke vergadering voltallig tot besluitvorming te komen. Minderheidsstandpunten kunnen worden ingenomen.
1. Het College van Burgemeester en wethouders stelt het waarderingadvies vast met inachtneming van de adviezen van de toetsingscommissie. Afwijking van het advies van de toetsingscommissie kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het College van Burgemeester en wethouders stelt de waarderingen van de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast.
2. Het College van Burgemeester en wethouders stelt, na verkregen overeenstemming met de commissie voor Georganiseerd Overleg, een conversietabel vast.
3. Middels toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen omgezet in salarisschalen.
Het College van Burgemeester en wethouders maakt schriftelijk aan de functiehouder bekend welke generieke functiebeschrijving het voornemens is op zijn/haar functie van toepassing te verklaren, alsmede de eventuele gevolgen hiervan voor de inschaling, salaris en/of bezoldiging. De betrokken functiehouder of functiehouders worden in de gelegenheid gesteld zijn of haar of hun zienswijze over de inpassing in de generieke functiebeschrijving kenbaar te maken, zoals bedoeld in artikel 4:8 Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt twee weken. De zienswijze wordt schriftelijk kenbaar gemaakt bij het College van Burgemeester en wethouders.
Het College van Burgemeester en wethouders legt de zienswijze(n) van de belanghebbende(n) ter advisering voor aan het managementteam. Binnen twee weken na het verstrijken van de zienswijzentermijn doet het College van Burgemeester en wethouders schriftelijk en gemotiveerd mededeling in welke generieke beschrijving de functie van de functiehouder is ingepast. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de AWB.
Ingevolge de Algemene Wet Bestuursrecht kan de functiehouder die zich met het inpassingbesluit of de gevolgen voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging, niet kan verenigen, hiertegen bij het College van Burgemeester en wethouders schriftelijk bezwaar aantekenen.
Het College van Burgemeester en wethouders legt het bezwaarschrift ter advisering voor aan de bezwarencommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de AWB en artikel 8 van deze regeling. Het College van Burgemeester en wethouders neemt binnen 10 weken na de datum van indiening van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar en doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de functiehouder.
De functiehouder die zich met de beslissing als genoemd in lid 4 niet kan verenigen kan ingevolge de AWB binnen zes weken na bekendmaking van de beslissing beroep aanteken bij de rechtbank.
Er is een onafhankelijke commissie van bezwaar en beroep inpassing ingesteld ingevolge artikel 7:13 AWB.
De bezwarencommissie bestaat uit:
een lid aan te wijzen door het College van Burgemeester en wethouders, niet zijnde een bestuurder van de gemeente of anderszins werkzaam voor of bij de gemeente;
een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie vanuit de commissie voor het Georganiseerd Overleg, niet werkzaam bij of voor de gemeente of vaste adviseur van de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg;
een voorzitter, aan te wijzen door de leden onder a en b.
Een lid van de bezwarencommissie kan echter niet tevens lid zijn of zijn geweest van de toetsingscommissie of omgekeerd.
Aan de bezwarencommissie wordt een door het College van Burgemeester en wethouders aan te wijzen functionaris als secretaris toegevoegd. Hij heeft geen stemrecht.
De bezwarencommissie hoort de bezwaarde in tegenwoordigheid van de werkgever. De bezwaarde kan zich laten bijstaan door een adviseur.
De bezwarencommissie adviseert het College van Burgemeester en wethouders over de ontvankelijkheid en gegrondheid van het bezwaar.
Het staat de bezwarencommissie vrij bij de behandeling van het bezwaarschrift informanten te raadplegen. De commissie krijgt alle informatie die zij nodig acht om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten.
De bezwarencommissie dient bij elke vergadering voltallig tot standpuntbepaling en advisering te komen. Minderheidsstandpunten kunnen worden ingenomen.
Het College van Burgemeester en wethouders kan na afstemming met het Georganiseerd Overleg nadere regels stellen omtrent de procedure zoals geregeld in deze procedureregeling.
In individuele gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet beslist het College van Burgemeester en wethouders.
Deze regeling, welke kan worden aangehaald als “Procedureregeling generieke functiebeschrijving en -waardering gemeente Reeuwijk 2007”, treedt terstond in werking na publicaties dezes. Terstond na inwerkingtreding van de “Procedureregeling functiebeschrijving en waardering gemeente Reeuwijk 2007” vervalt de “Procedureregeling organieke functiebeschrijving en –waardering gemeente Reeuwijk 1998”
Voor functiebeschrijvingen waarop de functiewaarderingssystematiek van vóór 1 januari 2008 van toepassing is in verband met onderhoud geldt de “Procedureregeling organieke functiebeschrijving en -waardering gemeente Reeuwijk 1998”.
Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Reeuwijk, d.d. …….2007.
De secretaris, de burgemeester,
H.Bruins J. Elzinga
Algemeen
Deze procedureregeling vormt de formele juridische basis voor alle activiteiten rondom functiebeschrijven en -waarderen in de gemeente Reeuwijk. Dit betekent dat in deze regeling zowel formele verantwoordelijkheden zijn geregeld ten aanzien van functiebeschrijvingen en waarderingsuitkomsten, als collectieve en individuele rechten en plichten gedurende de procesgang. Deze procedureregeling wordt ter overeenstemming voorgelegd aan het GO. De regeling wordt formeel vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders. Daarmee wordt ook zeker gesteld dat, nooit ten nadele van de individuele medewerkers van deze regeling kan worden afgeweken. Aangezien in deze regeling formeel-juridisch taalgebruik wordt gehanteerd, worden de belangrijkste artikelen kort toegelicht.
Achtergrond van de procedureregeling
De gemeente Reeuwijk wil in overeenstemming met de Ondernemingsraad kiezen voor een nieuwe vorm van functiebeschrijving. Uitgangspunt is een organieke wijze van beschrijven. In de organieke benadering zijn de beschrijvingen afgeleid van de doelstellingen van de organisatie. De beschrijvingen nieuwe stijl zullen echter niet meer bestaan uit een opsomming van specifieke taken of werkzaamheden. Uitgangspunt is dat functies worden geclusterd naar functiegroepen. Binnen die functiegroepen wordt voor iedere functie een generieke functiebeschrijving opgesteld. Als voorbeeld van een functiegroep kan gedacht worden aan de functiegroep administratief medewerker of beleidsmedewerker. Een functiegroep kan bestaan uit meerdere functies, afhankelijk van de gewenste differentiatie binnen de functiegroep. Voor de generieke beschrijving van de functie is het niet meer relevant binnen welke afdeling de taken worden verricht. De functiebeschrijving wordt met andere woorden representatief voor alle medewerkers die administratieve- of beleidstaken uitvoeren, waar ook in de organisatie. Ook qua inhoud verandert de beschrijving. Voortaan richt de beschrijving zich vooral op de aard van de taken en de omgeving waarin deze taken worden uitgevoerd (om wat soort taken gaat het, binnen welke kaders worden de taken uitgevoerd, is de functie in- of extern gericht etc.).
Door deze organieke en bredere (generieke) toepassing van de beschrijvingen wordt de inpassing van de functie in een beschrijving belangrijk. Hieraan vooraf gaat een traject waarin de organisatie keuzes maakt welke en hoeveel functiegroepen binnen de organisatie aanwezig zijn. De inpassing komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Die is gebaseerd op de bestaande afspraken met de medewerker, zoals vastgelegd in de aanstelling of de huidige functiebeschrijving.
Duidelijk is echter wel dat de beschrijving minder gedetailleerd zal worden en dus ook een langere levensduur krijgt.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 2
Dit artikel regelt hoe de functiebeschrijvingen totstandkomen. Het initiatief en de eindverantwoordelijkheid voor het opstellen van de generieke en specifieke beschrijvingen ligt nadrukkelijk bij de gemeentesecretaris. Het managementteam zal vanuit de vastgestelde structuur, opbouw en doelstellingen van de organisatie een organiek functieboek opbouwen, bestaande uit generieke beschrijvingen.
Belangrijk in de vaststellingsprocedure is het adviesrecht van de Ondernemingsraad (OR). De OR richt zich daarbij niet op de inhoud van een individuele beschrijving, maar vooral over het pakket functiebeschrijvingen, de consistentie van de beschrijvingen en de beoordeling of de beschrijvingen aansluiten bij de taken van de gemeente. Dit vloeit voort uit de taak van de ondernemingsraad zoals die is verankerd in de Wet op de Ondernemingsraden.
Nadat de OR heeft geadviseerd, stelt het college het totaal aan functiebeschrijvingen vast. Deze vaststelling gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift. Aangezien de beschrijvingen in principe voor een groep functiehouders gelden, en gezien de vorm ontkoppeld zijn van de individuele medewerker, bestaat er op dit moment nog geen rechtstreeks belang voor de individuele medewerkers bij de beschrijvingen. Bezwaar en beroep tegen de inhoud van de functiebeschrijving is formeel-juridisch in deze stap dus niet aan de orde!
Artikel 3
Functiebeschrijving en -waardering is geen statisch gegeven. De organisatie zal blijven veranderen en daardoor zullen er ook nieuwe functies bijkomen, bestaande functies veranderen of misschien wel geheel verdwijnen. Artikel 3 regelt dat het managementteam jaarlijks bekijkt in hoeverre het functieboek nog aansluit bij inrichting van de organisatie. De resultaten worden besproken met de Ondernemingsraad. Wijzigingen in de inrichting van de organisatie kunnen van invloed zijn op functievorming. In het kader van onderhoud wordt zoveel mogelijk naar analogie van de procedureregeling gewerkt.
Artikel 4
Alle beschreven functies worden door een deskundige gewaardeerd aan de hand van de methode RATO. De uitkomst van deze waardering is een overzicht waarin per functie wordt aangegeven hoe de waardering is opgebouwd en welke eindscore per functie van toepassing is. De waarderingsdeskundige zal hierbij ook de uitgangspunten en randvoorwaarden vermelden die bij het waarderen zijn gebruikt. Als de conversietabel eenmaal is vastgesteld, zal per functie ook de functionele schaal worden vermeld.
Artikel 5
De resultaten van de technische waardering (artikel 4) worden voorgelegd aan een onafhankelijke en paritair samengestelde toetsingscommissie. De toetsingscommissie draagt uiteindelijk zorg voor het waarderingsadvies dat naar het college gaat. Dit betekent dat de commissie kan afwijken van de technische waardering van de deskundige als zij vindt dat deze niet in stand kan blijven. Daarbij zal de commissie vooral naar de samenhang en opbouw van het functieboek en de daaraan gerelateerde waarderingen kijken. De toetsingscommissie belegd een overlegvergadering waarbij alle drie de leden (artikel 5 lid 1), de vaste adviseurs (artikel 5 lid 3 en 4) aanwezig zijn. De toetsingscommissie kan in overleg met de gemeentesecretaris bij een kleine onderhoudsronde, de toetsing schriftelijk af doen.
Artikel 6
Het college stelt het advies van de toetsingscommissie vervolgens formeel vast. Ook dit gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift omdat ook op dit moment er geen koppeling is met individuele functiehouders. Het college zal normaal gesproken het advies van de toetsingscommissie volgen. Wijkt het college hiervan af, dan zal dit gemotiveerd moeten gebeuren. Om de waarderingen te kunnen vertalen naar functionele schalen, is een conversietabel (omzettingstabel) nodig. De vaststelling van deze tabel gebeurt in overeenstemming met het Georganiseerd Overleg. Als deze tabel vastgesteld is, geldt deze totdat de tabel wordt gewijzigd in overeenstemming met het GO.
Artikel 7
Dit artikel beschrijft een voor de medewerker cruciale stap in het proces. Nadat de beschrijvingen (artikel 2) en de waarderingen (artikel 6) zijn vastgesteld, maakt het college aan de individuele medewerker bekend welke functiebeschrijving op hem of haar van toepassing is. Dit noemen we de inpassingprocedure. Elke functiehouder wordt gedurende een termijn van twee weken in de gelegenheid gesteld om te reageren op deze inpassing. Deze reactie wordt schriftelijk aan het college voorgelegd. De reactie (zienswijze) dient zich te richten op de vraag of de functie van de functiehouder aan de juiste beschrijving is gekoppeld. Inhoudelijke aanvullingen op de functiebeschrijvingen of de waarderingen zijn formeel niet aan de orde.
Nadat het college advies heeft ingewonnen over de zienswijzen bij het managementteam neemt het een definitief besluit over de inpassing.
Aangezien aan de functie een vastgestelde waardering gekoppeld is, neemt het college gelijktijdig een besluit over de gevolgen hiervan voor de inschaling, het salaris en eventuele andere bezoldigingsbestanddelen. Tegen beide onderdelen van het besluit kan de functiehouder bezwaar aantekenen. Het bezwaar wordt voorgelegd aan de bezwarencommissie inpassing van de gemeente Reeuwijk. Deze onafhankelijke commissie brengt advies uit aan het college. Hierna neemt het college een definitief besluit, waartegen formeel beroep openstaat bij de rechtbank. De medewerker wordt hierover in het besluit geïnformeerd.
Artikel 9
Voor de overgang van de huidige manier van functiebeschrijven en -waarderen (FUWA-MET) naar het beschrijven op basis van generieke functiebeschrijvingen en waarderen van functies volgens RATO is een zorgvuldige omzetting vereist. Deze omzetting vindt plaats op basis van geactualiseerde beschrijvingen. Het actualiseren gebeurt op basis van de wijze van beschrijven en waarderen zoals van toepassing vóór inwerkingtreding van de “Procedureregeling generieke functiebeschrijving en –waardering gemeente Reeuwijk 2007”.
Tot slot
Resteert nog de volgende belangrijke opmerking: mensen zijn belangrijker dan procedures. Van het grootste belang bij dit soort processen is de communicatie en het draagvlak. Daarom kan en mag een organisatie zich niet verschuilen achter een formele procedure. Het feitelijke uitvoeringsproces zal daarom anders en intensiever kunnen verlopen dan strikt genomen noodzakelijk is volgens de procedureregeling.