Organisatiebesluit 2010

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

• -

  college College van burgemeester en wethouders als genoemd in hoofdstuk III van de Gemeentewet;

• -

  secretaris gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur;

• -

  afdeling: organisatorische eenheid, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;

• -

  afdelingshoofd: de ambtenaar, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk wordt gesteld voor de leiding van een afdeling;

• -

  team: een binnen een afdeling vallende entiteit, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;

• -

  teamleider: de ambtenaar als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders die belast is met en verantwoordelijk wordt gesteld voor de hiërarchische leiding van een team;

• -

  cluster: een binnen een afdeling vallende entiteit, als zodanig bij afdelingsplan ingesteld door het afdelingshoofd.

• -

  coördinator: de ambtenaar als zodanig per afdelingsjaarplan voor een jaar aangewezen door het afdelingshoofd, aanvullend op de eigen taken belast met en verantwoordelijk voor de taak operationele, niet-hiërarchische aansturing van een cluster;

• -

  directieteam: het orgaan zoals omschreven in artikel 12;

• -

  bestuursopdracht: een collegebesluit waarbij opdracht gegeven wordt tot beleidsvoorbereiding van bepaalde activiteiten, teneinde daarbij op hoofdlijnen te sturen, betrokken te worden en greep te houden op het adviesproduct;

• -

  portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoording draagt.

• -

  afdelingsplan: Jaarlijks vast te stellen plan, waarin beschreven de te behalen resultaten en de hierbij beschikbare mensen, middelen en inrichting van de afdeling. Het afdelingsplan geldt, conform de principes van het integraal management als een managementcontract tussen afdelingshoofd en secretaris.

• -

  concern: de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente, omvattende alle organisatorische eenheden en daarbinnen vallende entiteiten;

• -

  concernspelregels: afspraken over welke wijze waarop de in dit besluit genoemde functionarissen hun taak dienen uit te oefenen. Concernspelregels worden vastgesteld door de gemeenteraad, het college, dan wel het directieteam.

Waar sprake is van de mannelijke aanspreekvorm, kan tevens de vrouwelijke worden gelezen en andersom.

Artikel 2

• Ondersteuning college

• 1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2. Hiertoe zijn nadere aanwijzingen opgenomen in de Instructie voor de secretaris 2005.

• 3. De secretaris is de primaire strategisch adviseur van het college.

Artikel 3 Ondersteuning commissies

Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 4 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde bestuurscommissies.

Artikel 4 Aansturing ambtelijk apparaat

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie is de secretaris algemeen directeur. Zij stuurt de afdelingshoofden aan op basis van de principes van integraal management, zoals vastgelegd in eerder genoemde Nota Integraal Management.

De secretaris is tevens coach van de afdelingshoofden.

De secretaris zit de vergadering van het directieteam voor.

Zij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Zij kan na overleg met het college aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

De secretaris ziet toe op de naleving van concernspelregels door de afdelingshoofden.

Artikel 5 Informatieplicht

De secretaris draagt er, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, zorg voor dat de afdelingshoofden tijdig schriftelijk op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten.

Artikel 6

• 1. Een afdeling behandelt de zaken die tot het taakgebied behoren. Deze zijn vastgesteld bij afdelingsplan.

• 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de secretaris na overleg met betrokken afdelingshoofden dan wel het directieteam één van die afdelingen als verantwoordelijk voor de zaak aan. Tot de verantwoordelijkheid behoren de voorbereiding, de tijdsplanning, de voortgangsbewaking en eindadvisering.

• 3. Het organisatieschema, waarin opgenomen vastgestelde ambtelijke entiteiten, is bijgevoegd.

Artikel 7 Het hoofd van een afdeling

• 1. Het hoofd van een afdeling geeft leiding aan een afdeling. Hij is verantwoordelijk voor de beleidscoördinatie binnen de afdeling. Voorts is hij eindverantwoordelijk voor de output van zijn afdeling, alsmede voor een optimale inzet van de middelen daartoe. Basis van diens functioneren is het integraal management zoals dat vastgesteld is in de Nota Integraal Management, d.d. 1 december 2009.

• 2. Conform dienaangaande draagt het afdelingshoofd de integrale verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van diensten en producten en heeft dientengevolge de bevoegdheid bij de inzet van middelen hiertoe, binnen de hiertoe geldende concernkaders.

• 3. Het hoofd van een afdeling legt verantwoording af aan de secretaris over de bereikte resultaten en de mate waarin bij het bereiken van deze resultaten recht gedaan is aan de concernspelregels.

• 4. Het hoofd is daarbij primair verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke aangelegenheden van zijn afdeling, inclusief de adviezen aan het college. Bij uit te brengen adviezen respectievelijk te nemen besluiten betrekt hij tijdig de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen.

Artikel 8

• 1. Vanuit zijn verantwoordelijkheid ziet het hoofd van de afdeling erop toe dat de uit te brengen adviezen respectievelijk voorgestelde besluiten passen binnen de vastgestelde concernspelregels en voorts dat de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen daarbij tijdig worden betrokken. Het is toegestaan afwijkend van de opinie van bestuurders te adviseren.

• 2. Het hoofd van de afdeling creëert, binnen de daartoe beschikbare mogelijkheden, optimale randvoorwaarden voor de voortgang van de productie en dienstverlening binnen zijn afdeling en voor de uitvoering van genomen besluiten.

• 3. Mede met het oog op de door hem waar te maken verantwoordelijkheid met betrekking tot het afdelingsmanagement, bevordert het afdelingshoofd het zelfstandig functioneren van de onder hem ressorterende medewerkers, bij gelijktijdige bevordering en waarborging van de vereiste personele kwaliteiten.

Artikel 9

• 1. Het afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor de communicatie binnen zijn afdeling inzake besluiten van raad, raadscommissies, het college en het directieteam.

• 2. Het afdelingshoofd draagt zorg voor het adequaat functioneren van de overleg- en coördinatiestructuur binnen zijn afdeling. Deze bestaat minimaal uit regelmatig:

  • -

    coördinerend overleg van het afdelingshoofd met eerste aanspreekpunten dan wel teamleiders van taakclusters afzonderlijk dan wel

  • -

    werkoverleg tussen afdelingshoofd en medewerkers.

• 3. Het afdelingshoofd draagt zorg voor adequate vervanging bij zijn afwezigheid, overeenkomstig de geldende richtlijnen.

• 4. Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met diens portefeuillehouder(s).

• 5. Het afdelingshoofd verneemt, in voorkomend geval, van de secretaris de in afwijking van ambtelijke adviezen genomen collegebesluiten en de onderliggende argumentatie.

• 6. Het hoofd van de afdeling stelt de secretaris onverwijld op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen betreffende zijn afdeling, voor zover deze het behalen van de afgesproken resultaten treffen.

Artikel 10

Een afdeling kan ongevraagd advies aan een andere afdeling uitbrengen.

Artikel 11

Indien een afdeling vanuit een vakinhoudelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheid gevraagd dan wel ongevraagd een advies uitbrengt aan een afdeling, die een zaak behandelt, en er geen overeenstemming ontstaat, vermeldt de behandelende afdeling het afwijkende standpunt van de adviserende afdeling in het advies dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het college dan wel degene die namens het college besluit.

Adviezen die financiële dan wel juridische consequenties (kunnen) hebben, worden te allen tijde ter medeadvisering voorgelegd aan de afdeling Concernzaken.

Artikel 12

De samenstelling

1.Het directieteam bestaat uit de secretaris, tevens voorzitter, en de afdelingshoofden. De brandweercommandant is agendalid. Hij neemt deel aan de bespreking in het directieteam in het geval het te bespreken onderwerp zijn specifieke aanwezigheid vraagt. De voorzitter kan

niet-leden uitnodigen aan de besprekingen deel te nemen.

De vergaderingen

2.De voorzitter bepaalt de vergaderdata en de agenda van de vergadering. Het directieteam vergadert minimaal eenmaal per twee weken.

De leden kunnen agendapunten bij de secretaris indienen. In bijzondere gevallen belegt de voorzitter een extra vergadering.

Ter besluitvorming worden stukken en zaken besproken die handelen over concernspelregels, bestuurlijke gewichtige aangelegenheden, OR-zaken en concerncommunicatie,

De taken

3.Onverlet de eindverantwoordelijkheid van de voorzitter en het overige bepaalde in artikel 6, draagt het directieteam in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg voor:

• a.

  Het opstellen en waar van toepassing vaststellen van concernspelregels ten behoeve van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;

• b.

  de coördinatie van het ambtelijke handelen en de afstemming daarvan op het bestuurlijke beleid;

De werkwijze

4.

• a.

  Het directieteam overlegt met het oog op het bereiken van consensus. Indien geen consensus wordt bereikt en het concernspelregels betreft, die geen besluit van het college behoeven, beslist de voorzitter.

• b.

  Indien wordt beraadslaagd over integrale adviezen aan het college en geen consensus wordt bereikt, is het oordeel van de voorzitter doorslaggevend ten aanzien van het uit te brengen advies.

• c.

  Het directieteam bespreekt naast actuele zaken in het bijzonder ontwikkelingen die op lange termijn voor de organisatie of de gemeente van belang zijn. Dit leidt onder meer tot een vast te stellen visie op de toekomstige organisatie.

• d.

  De voorzitter en hoofd Concernzaken dragen er zorg voor dat het stellen van concernspelregels niet strijdig is met het integrale resultaatverantwoordelijkheidsprincipe van hoofdstuk III.

Het verslag

5.Het verslag van de vergadering wordt na vaststelling aan het college ter kennisneming toegezonden. Het afdelingshoofd bespreekt het verslag in de eigen afdeling.

Artikel 13

• 1. Een teamleider en coördinator geven respectievelijk leiding aan een team of cluster.

• 2. Teamleider en coördinator zijn primair verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke aangelegenheden van hun cluster, inclusief de adviezen aan het college. Bij uit te brengen adviezen respectievelijk te nemen besluiten betrekt hij tijdig de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen.

• 3. Hij is als operationeel leidinggevende verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen op het taakgebied van het cluster.

• 4. Hij houdt regelmatig werkoverleg met zijn medewerkers.

• 5. Hij draagt er zorg voor dat de medewerkers van de cluster de taken zo efficiënt en zelfstandig mogelijk uitvoeren en daarvoor voldoende toegerust zijn.

• 6. Een teamleider is een hiërarchisch leidinggevende in de zin van de HRM-cyclus. De coördinator adviseert het afdelingshoofd in hiërarchische aangelegenheden, verband houdende met de HRM-cyclus.

• 7. Zowel teamleider als coördinator legt verantwoording af aan het afdelingshoofd.

Artikel 14

• 1. De Controller maakt deel uit van de afdeling Concernzaken, valt onder de inhoudelijke aansturing van het hoofd Concernzaken, maar heeft een eigenstandige rapportagelijn naar de gemeentesecretaris en burgemeester.

• 2. De Controller kan op aangeven van de portefeuillehouder Financiën vertrouwelijke interne onderzoeken uitvoeren.

• 3. De Controller adviseert de in dit besluit genoemde functionarissen aangaande de inrichting en onderhoud van systemen van sturing en beheersing.

• 4. De Controller verricht audits naar de naleving, inrichting en functionaliteit van concernkaders.

Artikel 15

• 1. Het College kan een bestuursopdracht geven, dat wil zeggen een kader aangeven voor de beleidsvoorstellen.

• 2. Een bestuursopdracht van de gemeenteraad richt zich tot het college.

• 3. In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een aanduiding gegeven van:

  • a.

    de probleemstelling;

  • b.

    het beoogde resultaat van de opdracht;

  • c.

    de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;

  • d.

    de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de afdelingen;

  • e.

    de inschakeling van externe instanties;

  • f.

    een raming van de beschikbaar te stellen middelen;

  • g.

    de procedure (inclusief termijnen) van besluitvorming;

  • h.

    de bevoegdheden;

  • i.

    het bij de uitwerking te betrekken materiaal.

• 4. Indien een aangelegenheid daartoe naar aard of omvang aanleiding geeft, legt het betrokken afdelingshoofd deze aan de voorzitter van het directieteam voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid.

• 5. Een concept-bestuursopdracht wordt in het directieteam aan de orde gesteld.

Artikel 16

• 1. Het college stelt op voordracht van het directieteam nadere regels ten aanzien van zaken, het ambtelijk apparaat betreffend, die in dit besluit niet of niet uitputtend zijn geregeld.

• 2. Om de twee jaar of zoveel eerder als nodig is, beziet het directieteam of dit besluit moet worden bijgesteld.

Artikel 17

Dit besluit kan worden aangehaald als “het Organisatiebesluit 2010".

Artikel 18

Dit besluit treedt in werking met terugwerkende kracht tot en 1 maart 2010,