Organisatiebesluit gemeente Bodegraven 2005

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

a) het college: het college van burgemeester en wethouders

b) directie: de gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur en twee directeuren;

c) afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie alsmede de griffie;

d) budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten;

e) bestuursopdracht: een opdracht van het college burgemeester en wethouders aan de directie tot ontwikkeling en tot uitvoering van beleid.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden en hun hoofdtaken

Het ambtelijk apparaat van de gemeente bestaat uit de directie en de volgende afdelingen:

a) afdeling Publiekszaken;

b) afdeling Werk en Inkomen

c) afdeling Welzijn, Zorg en Samenlevingsopbouw

d) afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu

e) afdeling Infrastructuur

f) afdeling Groen en Reiniging

g) afdeling Financiën

h) afdeling Belastingen en Kadaster

i) afdeling Facilitaire Zaken

j) afdeling Bestuurs- en Veiligheidszaken

k) afdeling Personeel en Organisatie

l) de Griffie

Artikel 3 Taken en werkwijze van de directie

1.De algemene taak van de directie strekt tot:

a) binnen de kaderstelling van de gemeenteraad en binnen daarin door het college BenW gegeven opdrachten het initiëren, ontwikkelen en evalueren van de (lange termijn) visie, (lange termijn) doelen en strategie van de gemeente. Het vaststellen van deze doelen en strategie is voorbehouden aan het college en de raad;

b) het opstellen van het jaarlijkse werkplan met doorwerking naar de middellange termijn en dit ter goedkeuring voorleggen aan het college; op basis van dit werkplan het vaststellen van afdelingsplannen en het maken van prestatieafspraken met afdelingshoofden;

c) het organiseren van de ontwikkeling van integraal beleid door weloverwogen inzet van in de organisatie aanwezige kennis en ervaring. De directie organiseert daarbij onder andere het werken in horizontale dwarsverbanden (in projecten) en stimuleert de daarbij horende werkhouding;

d) het fungeren als co-manager voor het college en de individuele collegeleden

e) het initiëren en begeleiden van beleidsontwikkeling die afdelingsoverstijgend is;

f) het monitoren van de beleidseffectiviteit en acties nemen naar afdelingen;

g) het conditioneren van de organisatie, waaronder begrepen de personele, informatie, communicatie, organisatie en financiële taken voor afdelingshoofden en projectleiders;

h) het aansturen van de ambtelijke organisatie en bewaken van het nakomen van prestatieafspraken;

i) het afstemmen met de griffie over procedures en processen;

2. De directie werkt in collegiaal overleg als een team en streeft naar unanimiteit in besluitvorming. De algemeen directeur blijft eindverantwoordelijk.

3. De directie maakt in onderling overleg en in overleg met het college een verdeling naar taken die de specifieke aandacht van de onderscheiden directieleden hebben.

4. De algemeen directeur in functie is tevens gemeentesecretaris.

5. De algemeen directeur heeft als bijzondere taak de eenheid van leiding in de directie te bewaken.

6. De algemeen directeur treedt op als bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden van de directie

1. De directie is eindverantwoordelijk voor:

a) Een doelmatige ondersteuning van het college door het tijdig initiëren, uitwerken en ter vaststelling voorleggen van beleidsopties aan het college;

b) het ontwikkelen van integraal beleid, ontwikkelen van de organisatiestructuur en – cultuur, werkprocedures en -processen;

2. De directie is verantwoordelijk voor:

a) het rapporteren over de wijze van uitvoering van beleidsopties en de voortgang van de uitwerking daarvan aan het college;

b) het aansturen van de organisatie (werkgeversrol).

Artikel 5 Bevoegdheden van de directie

De directie is bevoegd om

a) mede op basis van de door het college vastgestelde prioriteiten te beslissen over de inzet van mensen en middelen;

b) gemandateerd door het college te beslissen over de aangelegenheden die de werkgeverspositie regarderen;

c) besluiten van afdelingshoofden te toetsen en aan te passen aan het algemene beleid.

Artikel 6 Bestuursopdrachten

1. Voor de beleidsvoorbereiding en –uitvoering geeft het college, na overleg met de directie over de gewenste prioriteiten, bestuursopdrachten aan de directie.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De directie draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 7 Toewijzen van taken aan afdelingen

1. Tot wijzigingen van de indeling van de organisatie in afdelingen of de toewijzing van taken aan afdelingen beslist de directie in samenspraak met het college.

2. De directie kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

3. Binnen afdelingen worden zo nodig taakvelden onderscheiden. De verantwoordelijkheid voor deze indeling in taakvelden berust bij het afdelingshoofd.

Artikel 8 De griffie

1. De griffie als afdeling ressorteert niet onder de directie en niet onder het college.

2. De griffier en waarnemend griffier leggen verantwoording over hun werkzaamheden af aan de gemeenteraad

3. Het bepaalde in artikel 7, eerste en tweede lid is niet van toepassing op de griffie.

Artikel 9 Leiding dagelijks beheer

1. De zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie berust bij de directie. De directie kan aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

2. Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.

3. In het geval binnen afdelingen taakvelden worden onderscheiden berust onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd de dagelijkse coördinatie van werkzaamheden binnen een taakveld bij de teamleider.

4. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college, in beginsel op basis van de door hem vastgestelde mandaatregeling, mandaten, volmachten en machtigingen aan de algemeen directeur, de directeuren en de afdelingshoofden.

5. De algemeen directeur heeft bijzondere zorg voor het naleven van de algemene gedragscode, gericht op het integer handelen van en door ambtenaren.

Artikel 10 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

1. Het college wijst de twee directeuren aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de een van de loco-secretarissen. Binnen de directie wordt per keer vastgesteld wie als loco-secretaris optreedt.

2. Binnen de directie bepalen de algemeen directeur en de directeuren hun onderlinge vervanging.

3. De directie bepaalt voor elke afdeling welk afdelingshoofd optreedt als plaatsvervangend afdelingshoofd voor die afdeling. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door het betreffende afdelingshoofd als plaatsvervangend afdelingshoofd.

4. De algemeen directeur, de directeuren en afdelignshoofden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

5. Aan de algemeen directeur is, voorzover bepaald in het mandaatbesluit, het mandaat verleend om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

§ 2 Functies

Artikel 11 Afdelingshoofd

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:

a) het opstellen en de uitvoering van het afdelingsplan;

b) de bewaking van de juridische en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan;

c) de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten;

d) het opvolgen van de aanwijzingen van de directie;

e) de uitvoering van de personele, informatie-, communicatie, organisatie en financiële taken;

f) het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling;

g) het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties;

h) het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie;

2. Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van collegevoorstellen op de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

3. Een afdelingshoofd draagt zorg voor de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor voorbereiding van het beleid en de uitvoering van de besluiten.

Artikel 12 Projectleider

Onder verantwoordelijkheid en hiërarchische aansturing van de directie draagt een projectleider van afdelingsoverstijgende projecten, respectievelijk onder verantwoordelijkheid en hiërarchische aansturing van een afdelingshoofd draagt een projectleider van projecten die zich binnen een afdeling afspelen zorg voor:

• a.

  het opstellen en de uitvoering van het projectplan;

• b.

  de bewaking van de juridisch en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het projectplan;

• c.

  het beheer van alle aspecten op de thema’s tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie binnen het project.

Artikel 13 Financial controller

Onder eindverantwoordelijkheid van de directie draagt de financial controller zorg voor:

• a.

  de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;

• b.

  de tussenrapportages aan de directie het college over deze bewaking van de begroting;

• c.

  de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid

Artikel 14 Juridisch controller

[Dit artikel behoeft nog nadere invulling].

§ 3 Gemeentelijk managementoverleg

Artikel 15 Gemeentelijk managementoverleg

1. De directie en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk managementoverleg.

2. De algemeen directeur is voorzitter van het gemeentelijk managementoverleg.

3. Bij afwezigheid van de algemeen directeur (secretaris) treedt een van de andere directeuren op als voorzitter van het gemeentelijk managementoverleg.

4. De voorzitter van het gemeentelijk managementoverleg draagt zorg voor alle benodigde informatie en communicatie.

5. De directie neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementoverleg de benodigde besluiten.

Artikel 16 Taken gemeentelijk managementoverleg

Onverlet de coördinatie en afstemming tussen afdelingshoofden onderling, de afstemming tussen afdelingshoofden en de directie en de informatiestroom tussen collegeleden en afdelingshoofden heeft het gemeentelijk managementoverleg tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het gevoerde beleid;

• b.

  het adviseren over van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van organisatiebrede aangelegenheden;

• f.

  het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

§ 4 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 17 Slotbepalingen

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.

2. Het organisatiebesluit van 12 december 1995, zoals vastgesteld op 21 december 1995 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2005.

3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit gemeente Bodegraven 2005’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bodegraven op 26 oktober 2004.

de secretaris, de burgemeester,

S.ter Wal mr drs A.J. Borgdorff