| Overheidsorganisatie | Gemeente Rijnwoude |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Rijnwoude 2004 |
| Citeertitel | "Archiefverordening Rijnwoude 2004" |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | Bewaren archieven |
Geen
Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, art. 31 en 32, lid 2
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-03-2007 | 08-03-2006 | 01-01-2014 | Nieuwe Regeling | 08-03-2007 Rijnwoude Koerier, 14-03-2007 | 2007/II/E6 |
Gelet op de behandeling in de commissie BMO d.d.17 juni 2004 en 14 februari 2007;
Gelet op de artikelen 30 lid 1, 31 en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende:
ARCHIEFVERORDENING RIJNWOUDE 2004
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
| a. de wet | De Archiefwet 1995; |
| b. het besluit | het Archiefbesluit 1995; |
| c. gemeentelijke organen | De overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; |
| d. archiefbescheiden | bescheiden, zoals omschreven in art. 1c van de wet waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen; |
| e. documentaire verzamelingen | bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die door beheerseenheden zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht; |
| f. archiefbewaarplaats | De door het college van burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; |
| g. archiefruimte | een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid; |
| h. de archivaris | De overeenkomstig artikel 32 van de wet door het college van burgemeester en wethouders benoemde gemeente archivaris; |
| i. beheerder | degene die ingevolge artikel 4 van de verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; |
| j. beheerseenheid | het door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; |
| k. informatiesysteem | systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. |
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorgarchief bescheiden zijn verbonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt de voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast.
Het college van burgemeester en wethouders bevordert, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent de uitoefening van het toezicht. Zij legt daarbij over het verslag welke door de archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 13 en 15.
1. De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
2. De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte en door hem aan te wijzen ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college van burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Deze verordening treedt in werking de dag na de vaststelling door de raad en vervangt de verordening welke door de raad in de vergadering van 21 maart 1996 is vastgesteld.
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Rijnwoude 2004.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Rijnwoude,
d.d.1 juli 2004 en gewijzigd bij raadsbesluit d.d. 8 maart 2007,
de griffier, de voorzitter,
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, namelijk de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersvoorschriften en voldoende financiën. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de uitvoeringsvoorschriften daarvan.
Hoofdstuk IV bevat een instructie voor de gemeentearchivaris met betrekking tot het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Artikelgewijze toelichting
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere voorschriften zijn gedefinieerd, genoemd. In deze Memorie van Toelichting worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Artikel 1
Sub d Ten aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar behalve over de "klassieke" papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijke ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie.Sub e Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De "Regeling houdende nadere regels omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats d.d. 6 september 2001/WJZ/2001/34059(8081)" is op 20 september 2001 in werking getreden.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer Rijnwoude 2004.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze "Regeling duurzaamheid archiefbescheiden d.d. 6 september 2001/WJZ/2001/16474(8079) is op 20 september 2001 in werking getreden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Rijnwoude 2004
Artikel 9
Het gaat hierbij om de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de AW zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan in de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen buiten de delegatiekaders van organieke wetten. Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de AW, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag
Artikel 10
De gemeenteraad verneemt aldus éénmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 11
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.