| Overheidsorganisatie | Gemeente Bodegraven |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer 1998 |
| Citeertitel | Besluit informatiebeheer 1998 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995; Archiefbesluit 1995
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-1998 | 27-12-2012 | Nieuwe regeling | 10-03-1998 Onbekend | Collegevergadering 10-03-1998 |
Algemene bepalingen
Dit besluit verstaat onder:
a) de wet: de Archiefwet 1995
b) het besluit: het Archiefbesluit 1995
c) de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris
d) archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 22 januari 1998;
e) documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
f) beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
g) informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
h) informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.
i) hoofd beheerseenheid: het hoofd van de sector Middelen
Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatie onderdeel aangemerkt: Sector Middelen, team Facilitaire Zaken.
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Archiefvorming en -ordening
Productie van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat - centraal - uit ieder document, dan wel uit daarbij horende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer, en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Dit geschiedt binnen een werkdag nadat deze documenten bij de beheerseenheid zijn ontvangen, opgemaakt of verzonden. Documenten mogen in principe niet in behandeling worden genomen als bedoelde kenmerken nog niet zijn verwerkt in een postregistratiesysteem.
De voorgaande leden hebben geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De bewaring van de dynamische en semi-statische archieven vindt in principe centraal plaats.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn/haar beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krach-
tens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende sector c.q. stafafdeling.
Toevoeging van documentaire informatie aan een dossier is slechts toegestaan aan de medewerkers van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge of krachtens een wet gegeven regels.
eerste lid
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
tweede lid
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
derde lid
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding noodzakelijk is.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit wordt vooraf het ad vies van de streekarchivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29, niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.
Selectie en vernietiging van documenten
De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
In geval van de selectie voor vernietiging, worden documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de artikel 12 bedoelde inventaris.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van documenten
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging overgebracht.
Overbrenging als bedoeld in artikel 12 van de wet, geschiedt als regel in periodeblokken van 10 jaar.
Slotbepalingen
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op de datum van vaststelling.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 1998. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Bodegraven d.d. 10 maart 1998