385281_1Financiele verordering ex artikel 212 GWnlregelingISD Optimisd2015-12-15OnbekendFinanciele verordering ex artikel 212 GWGemeentewetalgemeen bestuurfinanciën en economie2015-12-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-01OnbekendOnbekendGeenGeenVerordening ex artikel 212 GemeentewetHet algemeen bestuur van de ISD Optimisd, gevestigd te Veghel;geletop:
artikel 212 van de Gemeentewet;
artikel 21 t/m 24 (Hoofdstuk 10 : “Financiële bepalingen”) van
de gemeenschappelijke regeling van de Intergemeentelijke Sociale
Dienst Optimisd
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 2 december 2015;besluit vast te stellen:Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede
voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële
organisatie van ISD Optimisd.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
a.ISD Optimisd:“Intergemeentelijke Sociale Dienst voor de gemeenten
Veghel, Schijndel, Sint-Michielsgestel en
Bernheze”;b.bedrijfsonderdeel:iedere organisatorische eenheid binnen de
organisatie van de ISD Optimisd;c.administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken
en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van
(onderdelen van) de organisatie van ISD Optimisd en
ten behoeve van de verantwoording die daarover moet
worden afgelegd;d.financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het
systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen
van) de organisatie van ISD Optimisd, teneinde te
komen tot een goed inzicht in:1.de financieel-economische positie; 2. het
financiële beheer; 3. de uitvoering van de
begroting; 4. het afwikkelen van vorderingen en
schul-1. den; 5. alsmede tot het afleggen van rekening en
verantwoording daarover;e.administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht
op het tot stand brengen en het in stand houden van
de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de
verantwoordelijke leiding;f.financieel beheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het
beheer van middelen en het uitoefenen van rechten
van ISD Optimisd;g.rechtmatigheidhet in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving.h.doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen;i.doeltreffendheidde mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten
van het beleid ook daadwerkelijk worden
behaald.
1.Begroting en verantwoordingKaderstellen2.Begroting en jaarrekening1.Het algemeen bestuur stelt - uiterlijk 1 juli - de begroting voor
het volgende jaar vast.2.Het algemeen bestuur stelt per kalenderjaar op basis van de
begroting en de financiële meerjarenraming en de bevindingen van de
uitvoering daarvan de jaarrekening uiterlijk 1 juni vast.3.Kaders begrotingHet dagelijks bestuur biedt uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar het
algemeen bestuur een financiële meerjarenraming aan over de kaders voor
het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze raming
worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in
artikel 7.Uitvoering4.Uitvoering begroting
Het dagelijks bestuur kan regels stellen die waarborgen dat de
uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en
doeltreffend verloopt.
Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de raming er zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen;
de budgetten en kredieten voor investeringen passen
binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling
van de uiteenzetting van de financiële positie;
de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de
realisatie van andere producten binnen hetzelfde
begrotingsonderdeel onder druk komt.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de taakstellingen
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.
Beheersing en Interne controle5.Interne controle
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld
en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur
maatregelen tot herstel.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een periodieke toetsing
op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke
informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen
en besluiten van ISD Optimisd.
Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de
toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van
verbetering met concrete maatregelen.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.
Rapportage en Verantwoording6.Tussentijdse rapportage en informatie
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door
middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de
begroting van de regeling over de eerste drie maanden, de eerste
zes maanden en de eerste negen maanden van het lopende
boekjaar.
De tussenrapportages worden aan het algemeen bestuur aangeboden
uiterlijk drie maanden na afloop van een kwartaal.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
indelingssystematiek van de begroting.
In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan
afwijkingen van:
realisatie op begrote subsidieverwachtingen;
de gemeentelijke bijdrage;
het exploitatieresultaat;
de bezettingstaakstelling.
Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het
algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen
bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen
ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen voor zover het
betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke
verplichtingen inzake: a. investeringen groter dan €
10.000,--;
aankoop van goederen en diensten groter dan € 10.000,--;
c. verkoop van goederen en diensten groter dan €
10.000,--;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties
groter dan € 10.000,--.
Het dagelijks bestuur informeert vooraf het algemeen bestuur en neemt
pas een besluit nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld
zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te
brengen indien het dagelijks bestuur nieuwe meerjarige verplichtingen
aangaat.
7.JaarstukkenHet dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de
begroting en het financiële meerjarenplan via beantwoording van de
vragen:
wat hebben we bereikt
wat hebben we ervoor gedaan
wat heeft het gekost?
2.Financiële positieKaderstellen8.Financiële positiea.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe
het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de
financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.b.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.9.Waardering & afschrijving vaste activa1.Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.2.De afschrijvingen vinden lineair plaats en volgens een bestendige
gedragslijn.3.Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5000,00 worden
direct ten laste van de exploitatie gebracht.4.De afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa met
economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden bij
begroting en jaarrekening door het Algemeen Bestuur vastgesteld, met
inachtneming van de bepalingen in het eerste t/m het derde lid.10.Voorziening voor oninbare vorderingenVoor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op
basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen
ouder dan drie maanden.11.vervallen12:vervallen13Registratie bezittingen, activa en vermogen1.Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de regeling
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en
de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier
jaar.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden. 3.Paragrafen14.Weerstandsvermogen en risicomanagement
Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar
een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. In deze
nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van
risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het
weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de
gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het algemeen bestuur
stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is
aangeboden.
Het dagelijks bestuur geeft aan -in de risicoparagraaf
weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken- de
risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat
deze risico’s zich voordoen. Het dagelijks bestuur brengt
hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de
risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Hierbij
wordt speciale aandacht gegeven aan:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de
risico’s;
lopende en te verwachten claims van derden;
dreigend faillissement van verbonden partijen;
dreigend faillissement van derden bij wie
borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen
uitstaan.
Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van
de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel
belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.15.FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de
paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
16.Bedrijfsvoering1.vervallen2.In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de financiële meerjarenraming
wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht
behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt
gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen
aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe
ontwikkelingen.4.Financiële organisatie en administratie17.AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
regeling als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
18.Financiële administratieHet dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen
die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan
gemeenten.
19.Financiële organisatieHet dagelijks bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit)
vast:
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig
toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen of de
deelnemende gemeenten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van
leveringen tussen bedrijfsonderdelen van de regeling of aan de
deelnemende gemeenten;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde
beheer van de diensten.
20.Aanbesteding en inkoopHet dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de
interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De
regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels
ter zake van de Europese Unie.5.Slotbepalingen21.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 januari 2016, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2016 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
22.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële
verordening ISD Optimisd”Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 15 december
2015.Het algemeen bestuur voornoemd,de secretaris, de voorzitter,R.C.H. van den Tillaar R.E.S. van Moorselaar