| Overheidsorganisatie | Gemeente Nederlek |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Nederlek |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Nederlek |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | organisatie |
Geen
de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-07-2006 | 01-01-2017 | Onbekend | 20-06-2006 Onbekend | Onbekend |
Nummer: 0601614
Het college van de gemeente Nederlek;
gelet op artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende:
BESLUIT OP DE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE NEDERLEK
1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente Nederlek wordt ingedeeld in organisatorische eenheden.Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van 'sector'.
2. Het college van burgemeester en wethouders (verder te noemen het college) kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijk organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een projectleider. Tot het instellen van zo'n verband wordt niet besloten dan nadat het managementteam is gehoord.
Als organisatorische eenheden, bedoeld in artikel 1, eerste lid, worden ingesteld:
de sector Grondgebied;
de sector Sociale zaken;
de sector Middelen.
1. Het algemeen beheer van een organisatorische eenheid berust bij het college.
2. Onder toezicht van het college is het dagelijks beheer opgedragen aan het hoofd van de betreffende sector .
3. Het college kan voor een sectorhoofd een instructie vaststellen. Daarnaast kan zij taakopdrachten voor het sectorhoofd vaststellen, waarin de op het beheer en de ontwikkeling van de organisatorische eenheid betrekking hebbende taken voor een bepaalde periode nader worden vastgesteld
1. Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college de hoofdstructuur van iedere organisatorische eenheid zoals neergelegd in artikel 2, onder a tot en met c, verder onderverdelen in afdelingen.
2. Tot wijzigen van de hoofdstructuur van iedere organisatorische eenheid wordt niet besloten dan nadat het personeel op basis van door het college te geven richtlijnen bij de voorbereiding daarvan is betrokken.
Voorzover in de Gemeentewet niet anders is voorzien, worden de sectorhoofden benoemd en ontslagen door het college. De gemeentesecretaris bevordert het tot stand komen van een voordracht.
1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
2. De secretaris draagt er, desgevraagd en uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.
4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.
5. De secretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.
6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het in artikel 18 nader genoemde managementteam.
7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere regels stellen.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in artikel 6 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, of de burgemeester.
1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
2. Hij bevordert daartoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de sectorhoofden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden sectoren;
een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;
het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijke apparaat.
1. Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.
2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.
1. Het aan het sectorhoofd opgedragen dagelijks beheer van de sector omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die organisatorische eenheden.
2. Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.
1. Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komt het college daartoe, na overleg met de gemeentesecretaris en de sectorhoofden, en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet met ieder van hen voor een begrotingsjaar overeen:
het werkplan van de organisatorische eenheid en in relatie daarmee;
het budget van elke organisatorische eenheid, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget onderscheiden naar de exploitatie- en investeringsuitgaven.
de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de organisatorische eenheden zal worden uitgevoerd.
2. Indien tussen burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris respectievelijk een sectorhoofd geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 11, tweede lid en het vorige lid, stelt het college deze aangelegenheden eenzijdig vast.
1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in de artikelen 11 en 12, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:
het organisatiebeleid;
het personeelsbeleid;
het financiële beleid;
het informatiebeleid;
het automatiseringsbeleid;
het aanschaffingsbeleid;
het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.
2. De sector Middelen is in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid genoemd onder lid 1 b tot en met g van dit artikel. De gemeentesecretaris is belast met de coördinatie en de evaluatie van het middelenbeleid genoemd onder lid 1 a. van dit artikel. Het college stelt nadere regels vast omtrent de voorbereiding van dit beleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de sectorhoofden en de secretaris inzake de uitvoering ervan.
Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt de gemeentecontroller de zorg voor:
het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;
de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;
de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole;
De gemeentecontroller asdviseert het college over risicobeheersing, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het uitvoeren van audits.
De gemeentecontroller draagt namens het college zorg voor het vervolg op de onder d van dit artikel genoemde audits.
Onder verantwoordelijkheid van de secretaris kan de gemeentecontroller, bij de uitoefening van de in het eerste lid genoemde taken, bindende afspraken maken met de sectorhoofden. Indien afspraken niet worden nagekomen brengt de gemeentecontroller rapport uit aan de secretaris.
De gemeentecontroller is gemachtigd rechtstreeks punten te agenderen voor de vergaderingen van het college.
Het college stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de organisatorische eenheden moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.
1. Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris respectievelijk de sectorhoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming 'managementteam'.
2. In het managementteam hebben naast de secretaris, de hoofden van de sectoren Grondgebied, Sociale Zaken en Middelen zitting.
3. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.
4. De voorzitter van het managementteam kan in incidentele gevallen (naar aanleiding van de agenda) functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.
5. De in het tweede lid bedoelde leden van het managementteam kunnen allen in geval van afwezigheid wegens ziekte of verlof worden vervangen. In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt de locosecretaris als voorzitter op. De sectorhoofden worden bij hun afwezigheid vervangen door hun waarnemers.
1. De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De sectorhoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter.
2. Het managementteam draagt, binnen de daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, zorg voor:
sectoroverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en
sectoroverschrijdende vormgeving van het middelen beleid.
3. Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
aangeven van lange termijn ontwikkelingen;
advisering over bestuursopdrachten;
coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;
vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.
4. Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
advisering aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid;
coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;
bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;
advisering aan het college over het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden (projectorganisatie);
sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;
planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen;
verantwoordelijkheid voor de structuur van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;
zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.
5. Omtrent de in het derde en vierde lid genoemde taken brengt het managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.
6. Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.
7. De leden van het managementteam streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na.
Indien consensus in het managementteam ontbreekt wordt bij volstrekte meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem. De mening van de minderheid wordt eveneens vastgelegd.
8. het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het managementteam.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 11, 12, 13 en 14 bevordert de voorzitter van het managementteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 19, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de sectorhoofden om de samenwerking en samenhang te verzekeren.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 14 ziet de voorzitter van het managementteam toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet hierover, in overleg met de sectorhoofden, voorstellen aan het college.
De voorzitter van het managementteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden van het managementteam doorkruisen dan wel inperken. Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat;
hij dit van tevoren in het managementteam besproken heeft;
het college hiermee instemt.
Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt de voorzitter van het managementteam in overleg met het managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
1. Indien een zaak het taakgebied van een ander onderdeel binnen een organisatorische eenheid of een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatieonderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatieonderdeel.
2. Het organisatieonderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatieonderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.
4. Een organisatieonderdeel kan ook op eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het managementteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.
5. Het organisatieonderdeel dat primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, voegt de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.
6. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen binnen een sector of tussen een organisatieonderdeel en het sectorhoofd voegt het hoofd van die sector zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan het advies.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht”. Het college stelt nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.
1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het organisatieonderdeel tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.
2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, lid 2, wijst het college op voorstel van het managementteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
De sectorhoofden kunnen ieder voor hun organisatorische eenheid ambtenaren aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke lid van het college.Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van respectievelijk de sectorhoofden. Omtrent de inhoud van het overleg stellen zij hem op de hoogte.
1. Binnen de vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 1, lid 2 en artikel 4, regelt het sectorhoofd de indeling van zijn organisatorische eenheid.
2. Van zijn op grond van het eerste lid genomen besluiten doet het sectorhoofd schriftelijk mededeling aan het college en aan het managementteam.
Voorstellen aan het college inzake te benoemen medewerkers worden gedaan met inachtneming van de nadere regels voor de inspraak van medewerkers bij benoeming en de te volgen procedure.
1. Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft het sectorhoofd maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de aan zijn sector opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college. Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt het sectorhoofd van de desbetreffende sector ter kennis van het managementteam.
2. In de door de raad vastgestelde verordening inzake de medezeggenschap is geregeld hoe personeel hierbij is betrokken.
1. Periodiek en in elk geval op nader door het college aangegeven tijdstippen legt het sectorhoofd aan het college verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer. Hij brengt hiertoe op aanwijzing aan hen een managementrapport uit.
2. Indien aan het sectorhoofd taakopdrachten zijn verstrekt als bedoeld in artikel 3, derde lid, wordt in het managementrapport op het verloop van die opdracht ingegaan.
3. Het college kan nadere regels vaststellen omtrent de inrichting van het managementrapport.
1) De gemeentesecretaris respectievelijk de sectorhoofden zijn ervoor verantwoordelijk dat door hen bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:
De rechtmatigheid;
de juistheid en volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op handhaving van de vastgestelde begrotingsdiscipline
de doelmatigheid;
de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure;
toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.
3. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de getroffen maatregelen, zoals vastgelegd in de Financiële verordening, vastgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet.
1. Als er redenen daartoe aanwezig acht brengt de voorzitter van het managementteam aan het college een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde
beleid.
2. Het college brengt het in het eerste lid bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door hen daarover ingenomen standpunt.
3. De in het eerste lid bedoelde rapporten en het standpunt van het college als bedoeld in het tweede lid van dit artikel vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van bespreking in de ondernemingsraad en in de Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken.
Voor zover dit nodig is kan door het college voor bepaalde aangewezen organisatorische eenheden of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van dit besluit te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en instructies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
1. Deze verordening treedt in werking op het moment dat de “Organisatieverordening gemeente Nederlek”, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 30 januari 2001 en gewijzigd op 14 maart 2002, is ingetrokken door de raad.
2. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit gemeente Nederlek’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van gemeente Nederlek van 20 juni 2006
de secretaris, de voorzitter
(Drs. P. Schouten) (Ir. C.W. Veerhoek)