Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Menameradiel

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

- Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Deze wet zal in verband met de implementatie van de nieuwe richtlijnen voor april 2016 herzien worden.

- Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Daarnaast zijn algemene juridische kaders het Burgerlijk Wetboek en de Gemeentewet relevant.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval de volgende modellen en richtsnoeren toe, die op nationaal niveau zijn vastgesteld:

- Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’);

- Richtsnoeren Leveringen en Diensten;

- Uniforme klachtenregeling;

- Gids Proportionaliteit;

- Uniforme eigenverklaring.

Gemeente past bij de betreffende Inkoop de volgende modellen toe, die op lokaal niveau zijn vastgesteld:

- Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

- Nota van uitgangspunten;

- Overzicht van inschrijvers;

- Proces verbaal van aanbesteding;

- Budgetoverzicht;

- Evaluatieformulier.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

- Gelijke behandeling: Gelijke gevallen mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

- Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

- Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

- Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

- Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Daarbij kan zo nodig gebruik gemaakt worden van de afwijkingsbevoegdheden in geval van spoedeisendheid of vervolgaankopen zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012. In die gevallen wordt een ter zake kundig jurist geraadpleegd.

4.1 Integriteit

De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop: De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor niet alleen op zich belangenverstrengeling wordt voorkomen, maar ook de schijn daarvan.

De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers: De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om waar mogelijk en haalbaar duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

- Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

- In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden waar nodig duurzaamheidscriteria opgenomen.

- De Gemeente kiest ervoor om zo veel mogelijk digitaal in te kopen.

Met betrekking tot een aantal ‘product- groepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de

GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. De gemeente neemt deel aan het samenwerkingsverband Pastiel (www.pastiel.nl), dat er op gericht is uitkeringsgerechtigden aan werk te helpen.

Gezien de schaal van de inkooptaak in de Gemeente Menameradiel zijn doelstellingen op dit vlak niet nader geconcretiseerd en zal van geval tot geval bezien worden welke kansen voor duurzaam inkopen zich voordoen. Daarbij zal waar nodig advies ingewonnen worden bij Pastiel om te bezien hoe in de aanbestedingsstukken werkervaringsplaatsen, beroepsbegeleidende leerweg of te besteden loon ten behoeve van inzet van werkelozen vorm gegeven kan worden.

Bijzondere aandacht heeft de gemeente voor de gelijkwaardigheid van arbeidsvoorwaarden, die door verschillende inschrijvers gehanteerd worden. Waar mogelijk wordt die gelijkwaardigheid in de aanbestedingsstukken gewaarborgd. Zo dienen de inschrijvende partijen te borgen dat geldende cao-bepalingen worden nageleefd.

4.3 Innovatie

De Gemeente moedigt zo mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Op het moment van vaststelling van dit beleid heeft de gemeente op het punt van innovatie geen specifiek flankerend beleid vastgesteld. Ook gezien de schaal van de inkooptaak zijn de doelstellingen op dit vlak (nog) niet nader geconcretiseerd en zal van geval tot geval bezien worden welke praktische kansen voor innovatief inkopen zich voordoen.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

De Gemeente heeft oog voor de lokale (gemeente Menameradiel) en regionale (provincie Friesland) economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Het is niet toegestaan om lokale of regionale ondernemers een voorkeursbehandeling te geven.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en ook de doelmatigheid van de Inkoop moet gewaarborgd zijn.

De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de Gemeente een methode die uitgaat van de waarde van de opdracht. De Gemeente zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag (Bedragen zijn exclusief BTW) :

In afwijking van de Gids Proportionaliteit is gekozen voor duidelijke grensbedragen, zodat duidelijk is voor de betrokken medewerkers wat van hen verwacht wordt en de gemeentelijke inkooppraktijk zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden. Daar bij wordt met procedure a. tot en met d. gedoeld op:

a. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte.

b. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag: De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

c. Nationaal aanbesteden: Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

d. Europees aanbesteden: Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De gemeente hanteert de in deze paragraaf beschreven inkoopmodel die uitgaat van de waarde van de opdracht. Het college van B&W heeft bij de aanbestedingscategorieën A tot en met C echter de mogelijkheid gemotiveerd af te wijken van dit model.

5.5 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf- gaande schriftelijke raming van de opdracht. Daarbij gelden o.a. de volgende aandachtspunten:

- opdrachten mogen niet gesplitst worden om voor eenvoudiger aanbestedingsprocedure in aanmerking te komen;

- dat zelfde geldt voor de keuze van de ramingsmethode;

- eventuele aanvullingen of verleningen moeten in de raming meegenomen worden;

- opdrachten voor onbepaalde tijd worden geraamd op basis van een looptijd van 48 maanden;

- opeenvolgende of herhaalde opdrachten worden geraamd op basis een periode van 12 maanden.

Voor opeenvolgende of herhaalde opdrachten die op jaarbasis onder de drempel van enkelvoudig onderhands aanbesteden (a.) blijven geldt de verplichting om jaarlijks een evaluatie uit te voeren.

5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen.Bij enkelvoudige aanbestedingsprocedures zullen met * gemarkeerde stappen niet aan de orde zijn. Resultaten van ‘Enkelvoudig onderhandse’ aanbestedingen worden alleen ter goedkeuring aan het afdelingshoofd voorgelegd. Resultaten van ‘Meervoudig onderhandse’, ‘Nationale’ en ‘Europese’ aanbestedingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het afdelingshoofd en het college. Voor fase 1 en 5 geldt dit ten allen tijde. Voor fase 3 en 7 geldt dit alleen als bij aanvang van het inkoopproces is vastgesteld dat ook goedkeuring in deze fasen gewenst is.

Fase 1: Voortraject

Bepalen van inkoopbehoefte en het financiële budget

Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

Raming van de waarde van de opdracht

Keuze van de inkoopprocedure

Keuze van selectie- en gunningscriteria

> resultaat vastleggen in nota van uitgangspunten

Fase 2: Specificeren

Opstellen van eisen en wensen

Omschrijven van de opdracht

Opstellen Offerteaanvraag

Fase 3: Selecteren

Plaatsen aankondiging / benaderen gegadigde partijen*

Beoordelen geschiktheid gegadigde partijen*

Definitieve selectie van gegadigde partijen*

> resultaat vastleggen in overzicht van inschrijvers

Fase 4: Inschrijven

Verzenden uitnodiging tot inschrijving

Beantwoorden vragen (nota van inlichtingen)

Indienen inschrijving

Fase 5: Beoordelen en Gunnen

Openen inschrijvingen

Beoordelen kwalitatieve criteria*

Beoordelen prijs, bepalen overschot of tekort ten opzichte van budget (budgetoverzicht)

Opstellen proces-verbaal met aanwijzing voorlopige winnaar*

Voorlopig gunningsbericht aan inschrijvers*

Stand still*

Controle van bewijsstukken*

> resultaat vastleggen in proces verbaal van aanbesteding en budgetoverzicht

Fase 6: Uitvoeren

Tekenen overeenkomst met (winnende) Contractant

Registreren getekende overeenkomst

Uitvoeren van de opdracht (eventueel met het doen van bestellingen)

Controleren nakoming afgesproken prestaties en termijnen en betaling facturen

NB: bij wezenlijke wijzigingen moet een herzien budgetoverzicht goedgekeurd worden.

Fase 7: Nazorg

Evalueren overeenkomst met Contractant

> resultaat vastleggen in evaluatieformulier

6.2 Inkoop in de organisatie en verantwoordelijkheden

Inkoop wordt georganiseerd door het ambtelijk apparaat. Om de kwaliteit van de inkoop te borgen heeft de organisatie een inkoopadviseur aangewezen. De projectleider adviseert het afdelingshoofd nadat hij/zij de inkoopadviseur heeft geconsulteerd. De beslissingsbevoegdheid ligt bij het afdelingshoofd. Het college van B&W is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit beleid laat de budgetverantwoordelijkheden binnen de gemeente onverlet.

De inkoopadviseur (taak/ rol) heeft een begeleidende, adviserende, en toetsende rol. De begeleidende en adviserende rol betreft de keuze ten aanzien van de aanbestedingsvorm als ook de te selecteren partijen. De toetsende rol betreft de op te stellen opdracht. Behoudens de gevallen waar enkelvoudige gunning is toegestaan, wordt de inkoopadviseur bij elk traject betrokken.

De projectleider/ inkoper betrekt in zijn advies/keuzes aan het afdelingshoofd het advies van de inkoopadviseur. Hij mag hierbij afwijken van het advies van de inkoopadviseur maar dient dit te motiveren.

Het afdelingshoofd heeft een begeleidende, maar hoofdzakelijk, controlerende en beslissende rol. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het aan B&W voor te leggen beslisdocument.

Om de verantwoordelijkheden te borgen moeten de resultaten van fase 1 en 5 en, indien van toepassing, die van fase 3 en 7 ter beoordeling worden voorgelegd aan en goedgekeurd door het college.

Daarnaast wordt het aanbestedingsbeleid jaarlijks steekproefgewijs getoetst door de IC-medewerker en de externe accountant.

De volgende geaccordeerde documenten moeten vervolgens ten minste in het aanbestedingsdossier opgenomen worden:

- nota van uitgangspunten;

- overzicht van inschrijvers;

- proces verbaal van aanbesteding (incl. alle inschrijvingen);

- (herzien)budgetoverzicht;

- evaluatieformulier.

6.3 Keuze en uitwerking gunningscriterium

In beginsel wordt Economisch Meest Voordelige Inschrijving als gunningscriterium gehanteerd.

In afwijking van dat uitgangspunt wordt laagte prijs als gunningscriterium gehanteerd indien:

a. de toename van de kosten van de aanbestedingsprocedure voor de gemeente en inschrijvers meer dan 25% van de geraamde waarde van de kwalitatieve criteria bedraagt (onvoldoende doelmatig);

b. de opdracht in detail is uitgewerkt (bijvoorbeeld in een bestek) en de totale waarde van de kwalitatieve criteria minder dan 30% van de totale opdrachtwaarde vertegenwoordigt (onvoldoende onderscheidend).

Ter illustratie van de berekening als bedoeld onder a.: De meerkosten voor deelname aan een aanbesteding van een werk op basis van EMVI bedragen ca. €5.000,- per inschrijver. De meerkosten voor de gemeente zijn ook ca. €5.000,- (zie www. eib.nl). Bij een aanbesteding met 5 inschrijvers levert dit in totaal ca. €30.000,- meerkosten op. Dat betekent dat de waarde van de kwalitatieve criteria (vast te stellen cf. de methode gunnen op waarde) ten minste €120.000,- moet bedragen.

Voor werken is van een uitzondering als bedoeld onder a. in ieder geval sprake tot een geraamde waarde van € 200.000,-. Daarboven zal per geval op basis van een schatting van de kosten en toegevoegde waarde een afweging gemaakt worden.

Voor werken is van uitzondering b. in ieder geval sprake wanneer het werk is uitgewerkt op basis van de RAW of Stabu-systematiek en er geen bijzondere omstandigheden zijn aan te wijzen die de inbreng van de zijde van marktpartijen behoeven (die bijzondere omstandigheden kunnen bijvoorbeeld bestaan in hoge tijdsdruk, gevreesde overlast voor de omgeving of bijzondere uitvoeringsrisico’s).

Wanneer laagste prijs als gunningscriterium wordt gehanteerd, wordt dit onder verwijzing van dit beleidsdocument in de aankondiging of de aanbestedingstukken gemotiveerd.

Bij de uitwerking van EMVI als gunningcriterium gelden de volgende uitgangspunten:

- in elk geval wordt gebruik gemaakt van de methode Gunnen op Waarde;

- in geen geval wordt gebruik gemaakt van relatieve beoordelingen;

- de beoordeling van de kwalitatieve criteria vindt altijd plaats voor de prijzen bekend zijn;

- (sub)criteria worden zo duidelijk en objectief mogelijk geformuleerd;

- de methode van het berekenen van de scores wordt in de aanbestedingstukken bekend gemaakt;

- in het gunningsbericht worden de winnaar en zijn relatieve voordelen duidelijk benoemd.

6.4 Selectie van partijen bij meervoudig onderhands aanbesteden

Gezien de aard en schaal van de gemeentelijke inkooppraktijk zal voor een meerderheid van inkopen gebruik gemaakt worden van de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Daarom verdient die procedure in het beleid extra aandacht op de volgende punten:

- Bijhouden groslijsten: voor veelvoorkomende typen opdrachten worden door de inkoopadviseur groslijsten van gegadigde partijen bij gehouden. Ten minste één maal per jaar worden die groslijsten met de medewerkers van de betreffende afdeling besproken. Daarbij wordt actief gezocht naar vernieuwing van het de lijsten, zodat ook nieuwe partijen een kans krijgen.

- Voorselectie: voor een specifieke meervoudig onderhandse aanbesteding stelt de projectleider in overleg met de inkoopadviseur een lijst op die meer, bij voorkeur tweemaal zoveel geschikte gegadigden omvat als zullen worden uitgenodigd (dus 6 als er 3 uitgenodigd worden). Er wordt ten minste één nieuwe partij uitgenodigd die niet recent heeft deelgenomen aan een aanbesteding.

- Selectie: de projectleider brengt het aantal geschikte gegadigden terug tot het uit te nodigen aantal. Hij motiveert zijn keuze en betrekt hierin het advies van de inkoopadviseur. De projectleider legt de selectie en motivatie voor aan het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd beslist over de, vervolgens aan B&W voor te leggen, selectie van partijen.

6.5 Gebruik Tenderned

Vooruitlopend op de wettelijke verplichting wordt in een aantal gevallen reeds gebruik gemaakt van het digitale inkoop-platform Tenderned. Dat geldt in ieder geval voor alle procedures die openbaar aangekondigd moeten worden (Europese en nationale procedures). Ook voor de meervoudig onderhandse procedure wordt van dit platform gebruik gemaakt.

6.6 Gids Proportionaliteit

Dit wettelijke richtsnoer laat voor wat betreft haar gelding en praktische betekenis veel aan duidelijkheid te wensen over. Daarom stelt de gemeente een praktische handleiding voor de toepassing van het beginsel van proportionaliteit op. Voor het geheel van de voorschriften uit de gids geldt het principe ‘pas toe of leg uit’. Uitgaande van de specifieke inkoopsituatie van de gemeente worden daarom de volgende algemene afwijkingsmogelijkheden vastgesteld:

Voorschrift 3.9C- Door de gemeente zullen bij geval aanvullingen en uitdrukkelijke afwijkingen ten opzichte van de UAV 2012 en RAW worden opgenomen. De aanvullingen strekken er in hoofdzaak toe om onduidelijkheden voor partijen zo veel mogelijk weg te nemen. In het beperkte aantal gevallen dat sprake is van een uitdrukkelijke afwijking is hiermee naast verduidelijking een risicoverdeling tussen partijen beoogd die strookt met de aard en de omvang van het werk en de professionaliteit die in dat verband van partijen verwacht mag worden.

Paragraaf 3.5.2 – Gezien de impact van een mogelijk faillissement het maatschappelijk belang zullen bij het nationaal of Europees aanbesteden van werken omzeteisen gesteld worden. De hoogte van die eis wordt als volgt bepaald:

- eenvoudig werk (indicatie: bestek beslaat minder dan 20 pagina’s): 100% van de opdrachtwaarde;

- gemiddeld werk (indicatie: bestek beslaat minder dan 100 pagina’s): 200% van de opdrachtwaarde;

- complex werk (indicatie: bestek beslaat meer dan 100 pagina’s): 300% van de opdrachtwaarde.

Werken waarbij sprake is van een geïntegreerd contract worden in dit verband zonder meer als complex getypeerd. In geen geval worden omzeteisen gesteld die hoger zijn dan 300% van de opdrachtwaarde.