| Overheidsorganisatie | Gemeente Bodegraven |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Instructie voor de raadsgriffier |
| Citeertitel | Instructie voor de raadsgriffier |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 107a lid 2
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-05-2003 | 01-01-2011 | Nieuwe regeling | 20-05-2003 Onbekend | Raadsvergadering 20-05-2003; Agendapunt 11; Raadsvoorstelnr. 53 |
De raad van de gemeente Bodegraven;
Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de Bodegraven nr. 20006.03;
gezien het advies van de Ondernemingsraad; Besluit: vast te stellen de volgende:
Instructie voor de griffier van de gemeente Bodegraven
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
Artikel 2 Ondersteuning bij agendering
1. De griffier ondersteunt de raad en de raadscommissies bij het vaststellen van de agenda van hun vergaderingen.
2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.
Artikel 3 Ondersteuning raads(commissie)voorzitter
1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4 Aanwezigheid bij vergaderingen van de raad en raadscommissies 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor de verslaglegging hiervan.
Artikel 5 Ondersteuning presidium
1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van het presidium.
2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er met inachtneming van de Verordening op de ambtelijke bijstand zorg voor dat deze gegeven wordt.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie, desgewenst of desnoods met behulp vanambtelijke bijstand conform het bepaalde in de Verordening op de ambtelijke bijstand.
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad(scommissie) desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 8 Organisatie griffie
1.De griffier geeft leiding aan de griffie.
2. De griffier bestaat uit de griffier en toegevoegde ambtelijke/secretariële ondersteuning.
3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
4. De griffier beheert het budget voor de griffie.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
1. De griffier kan zich voor de taken als omschreven in deze instructie laten waarnemen door een of meer door de gemeenteraad benoemde plaatsvervangende griffiers.
2. De griffier kan zich bij verhindering of anderszins doen vervangen door de plaatsvervangend griffier.
Artikel 10 Slotbepaling
1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Bodegraven op 20 mei 2003.
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en het presidium. Deze taak behoort sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad, de individuele raadsleden en het presidium.
Artikel 2 De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door de raadsadviescommissies en het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en als zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Vanwege de schaalgrootte van de gemeente heeft de raad gekozen voor een in omvang beperkte griffie. Het is wenselijk dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en (zoveel mogelijk) aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies (Met het oog hierop zijn artikel 3, tweede lid, en artikel 4, tweede lid, opgenomen). De huidige secretarissen van de raadscommissies krijgen de rol van 1e adviseur en zijn tevens bij de commissievergadering aanwezig.
Artikel 5 Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad gelden dezelfde bepalingen als voor de raad in het algemeen. De term ‘presidium’ wordt in dit geval als synoniem voor het seniorenconvent gebruikt. De griffier ondersteunt het presidium en is aanwezig bij de vergaderingen en voert het secretariaat daarvan.
Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Verder overlegt de griffier in voorkomend geval met de gemeentesecretaris inzake de inzet van ambtelijke bijstand. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. De griffier is tevens commissiegriffier. Voorheen (voor de komst van de griffier) werd de rol van de commissiegriffier nog vervult door ambtelijk secretarissen. Het doen vervullen van de rol van commissiegriffier door een ambtelijk secretaris is in een dualistisch stelsel (vanwege de hiërarchische ondergeschiktheid van de ambtelijk secretaris aan de gemeentesecretaris) niet langer mogelijk vanwege het onverenigbare karakter. Thans zijn de griffierswerkzaamheden losgekoppeld van de gemeentesecretaris en zijn organisatie. De rol van de personen die vanouds de functie van ambtelijk secretaris vervulden is nog niet uitgespeeld. Als (vaste) adviseur ondersteunen deze personen de portefeuillehouder(s) die uitgenodigd zijn om de commissievergaderingen bij te wonen.
Artikel 8 De gemeente Bodegraven heeft een in omvang beperkte griffie. Naast de griffier bestaat de griffie (voor een beperkt tijdsbeslag) uit de plaatsvervangend griffier en (voor een aantal beschikbaar gestelde uren) uit ambtelijk/secretariële ondersteuning. Over de inzet van ambtelijk/secretariële ondersteuning ten laste van het gemeentelijk apparaat worden tussen de griffier en de gemeentesecretaris afspraken gemaakt. De griffie heeft een eigen budget voor de uitoefening van de taken, waaronder het budget voor de uitbesteding van notuleerwerk.
Artikel 9 Door de beperkte omvang van de griffiedient de griffier in beginsel bij elke raads- en commissievergadering aanwezig te zijn. Bij verhindering van de griffier dient dan ook vervanging geregeld te zijn. Uit hoofde van tijdsbeslag en doelmatigheid kan het echter aangewezen zijn de griffier in zijn rol van commissiegriffier (al dan niet tijdelijk) te doen vervangen door een plaatsvervangend griffier. Behoudens onvoorziene omstandigheden is de mate waarin en de wijze waarop dit gebeurd onderwerp van overleg tussen de griffier en de raad.
Artikel 10 Behoeft geen toelichting.