Instructie voor de gemeentesecretaris

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de burgemeester en het college.

Artikel 2 De verhouding tot de burgemeester en het college

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor dat de burgemeester en het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de burgemeester en het college. Zo nodig adviseert de secretaris de burgemeester en het college ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van de burgemeester en het college.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat door de burgemeester of het college genomen besluiten in een besluitenlijst worden vastgelegd.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het Managementteam bedoeld in de nog vast te stellen organisatieverordening.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen de burgemeester en het college de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 De aanwezigheid bil vergaderingen

De gemeentesecretaris is aanwezig bij de collegevergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 4 De toepassing op burgemeester en collegecommissies

1. Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in artikel 2 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de burgemeester en het college ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere gegevens en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door de burgemeester respectievelijk het college.

2. De gemeentesecretaris is aanwezig bij de vergaderingen van de burgemeester en collegecommissies en draagt zorg voor de verslaglegging hiervan.

Artikel 5 De verhouding tot de ambtelijke organisatie

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris algemeen directeur van de organisatie, de raadsgriffier niet meegerekend.

2. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning, de organisatie- ontwikkeling en het personeelsbeleid.

3. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris voor de kwaliteit van de ambtelijke advisering, is ten aanzien van de specifiek vaktechnische inhoud van de advisering uitgangspunt, dat de verantwoordelijkheden daarvan berust bij de sector/afdelingshoofden.

4. Ter bevordering van de coördinatie kan de gemeentesecretaris aanwijzingen geven.

5. De gemeentesecretaris kan aanwijzingen geven over vorm, inrichting en vereiste kwaliteit van adviezen aan het gemeentebestuur.

6. De gemeentesecretaris draagt de eindverantwoordelijkheid voor de samenhang, alsmede voor een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de sectoren en afdelingen.

7. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening.

8. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

9. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de secretaris regelmatig overleg met de sector-/afdelingshoofden.

10. De gemeentesecretaris is voorzitter van het Managementteam. Het Management- team streeft in zijn oordeelsvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het Managementteam ontbreekt, beslist de voorzitter.

11. De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met het Managementteam, terzake voorstellen aan burgemeester en wethouders.

12. De gemeentesecretaris stelt in overleg met het Managementteam procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

13. De gemeentesecretaris toetst of aan burgemeester en het college gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

Artikel 6 Verhindering en vervanging

De gemeentesecretaris kan zich voor de taken als omschreven in deze instructie laten waarnemen door een of meer door het college benoemde loco-secretarissen.

Artikel 7 Slotbepaling

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zover nodig overleg met het college.

Aldus vastgesteld door het college van Bodegraven op 22 mei 2003.

Algemene toelichting op de instructie voor de gemeentesecretaris De hoofdverantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris zijn de ondersteuning van de burgemeester en het college en de leiding van de gemeentelijke ambtelijke organisatie. Deze taken behoren als vanouds tot de taken van de gemeentesecretaris. Vanaf 7 maart 2003 is door de Wdg de griffier het eerste aanspreekpunt voor de raad, de individuele raadsleden en het raadspresidium. Voorts verandert er niets, hetgeen heeft geresulteerd in een lichte aanpassing van de instructie voor de gemeentesecretaris. De in deze instructie opgenomen bepalingen spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting. Uiteraard blijven de organisatieverordening en de richtlijnen voor de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) in tact.