37322_1Reglement GBAnlregelingSchermer2010-08-05De Uitkomst, 22-02-2011Reglement GBAWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethouderspersoneel en organisatie2010-06-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-03-052010-01-012012-10-01OnbekendOnbekendDe regeling vervangt het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van 26 februari 2002 Reglement GBABurgemeester en wethouders van de gemeente Schermer;gelet op:
de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens,
de Wet bescherming persoonsgegevens en
de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA, Stb. 1994, nr. 494, zoals nadien gewijzigd);
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van Schermer;
verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
beheerregeling GBA: de beheerregeling als bedoeld in artikel 14 van de Wet;
verantwoordelijke: het College van Burgemeester en Wethouders;
beheerder: degene die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder;
bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft, waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de GBA van de gemeente is opgenomen;
afnemer: een bestuursorgaan;
derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.
2Bepalingen met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens2Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van artikel 96 van de Wet worden bestanden van de GBA in verband gebracht met andere gemeentelijke registraties. Het doel is de verwerking van persoonsgegevens. In bijlage 1 worden:
de betreffende afdelingen c.q. registraties benoemd,
de betreffende gegevens omschreven
het doel omschreven waarvoor de gegevensuitwisseling plaatsvindt
de beheerder van deze verwerkingen benoemd
Aan de beheerder(s) van de gemeentelijke registratie(s) als genoemd in bijlage 1 worden:
gegevens verstrekt vanuit de GBA en opgenomen in de betreffende registratie, waarbij een binnengemeentelijke afnemersindicatie wordt geplaatst;
gegevens verstrekt, indien de onder a genoemde gegevens wijziging ondergaan en waar de binnengemeentelijke afnemersindicatie voorkomt.
De gebruikers van de gegevens verklaren strikte geheimhouding over de ontvangen gegevens en dat zij vertrouwelijk en op verantwoorde wijze omgaan met de ter beschikking gestelde gegevens.3Rechtstreekse toegang tot de GBARechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
de Informatiebeheerder GBA;
de door het college aangewezen medewerkers van de afdeling Welzijn;
de door de Teamcoördinator Welzijn of diens vervanger aangewezen tijdelijke krachten en stagiaires werkzaam c.q. stage lopend bij de afdeling Welzijn;
met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet, de in de bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel.
4Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrektMet inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet worden aan in de bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers systematisch en incidenteel de in deze bijlage genoemde gegevens verstrekt ten behoeve van het in deze bijlage genoemde doel.De gebruikers van de gegevens verklaren strikte geheimhouding over de ontvangen gegevens en dat zij vertrouwelijk en op verantwoorde wijze om gaan met de ter beschikking gestelde gegevens.5Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrektMet inachtneming van artikel 100, eerste en tweede lid van de Wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt aan:
natuurlijke personen;
de in de bijlage 4 vermelde rechtspersonen ten behoeve van de in deze bijlage genoemde doelen.
Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad.6Geheimhouding van gegevensDe in de artikelen 4 en 5 bedoelde gegevensverstrekking vindt plaats met inachtneming van het in de Wet GBA vastgelegde ten aanzien van de geheimhouding van gegevens.7TerugmeldplichtDe in de artikelen 2 t/m 4 genoemde binnengemeentelijke afnemers en de in artikel 5 genoemde natuurlijke en rechtspersonen die gerede twijfel hebben over de juistheid van de verstrekte gegevens uit de basisadministratie (authentiek en niet-authentiek) doen hiervan mededeling aan de Informatiebeheerder GBA. Voor de uitvoering van deze procedure wordt verwezen naar het Informatiebeveiligingsplan gemeente Schermer.3Overige bepalingen8BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vast te stellen beveiligingsplan.9Onvoorziene gevallenIn gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement niet voorziet, beslist de beheerder.10WijzigingenDe beheerder is bevoegd de bij dit Reglement behorende bijlagen 1 tot en met 4 vast te stellen en te wijzigen.11Slotbepalingen1.Het “Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens” van 26 februari 2002 wordt ingetrokken.2.Dit reglement wordt aangehaald als "Reglement GBA".3.Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2010.4.Het reglement ligt ter inzage bij de Informatiebeheerder GBA.Aldus vastgesteld te Schermer op 22 juni 2010.Burgemeester en wethouders voornoemd,De secretarisP.SchoutenDe burgemeesterP.G.MoeijesReglement GBA - Bijlage 1 bij artikel 2Verbanden met andere gemeentelijke registratiesConform artikel 2 van het Reglement GBAOp grond van artikel 96 van de Wet GBA kunnen er, met het oog op het met elkaar in verband brengen van bestanden tussen de GBA en andere gemeentelijke registraties voor verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens verstrekt worden aan binnengemeentelijke afnemers.De gegevens van de hieronder genoemde mutaties worden aan de genoemde afdelingen verstrekt middels het systeem van pakketintegratie:
Vertrek uit de gemeente
Emigratie
Verhuizing binnen de gemeente
Overlijden
Huwelijk
Huwelijksontbinding
Wijziging nationaliteit
Naamsverandering
Vestiging
Het betreft de volgende organisatie-onderdelen:
Team Middelen – belastingen
Gemeente Alkmaar - leerplicht
Het doel waarvoor de gegevensuitwisseling plaatsvindt:De gegevensuitwisseling van mutaties vindt plaats in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor publiekrechtelijke taken.De beheerder van de gegevensverwerking:Als beheerder van deze te verstrekken gegevens wordt aangewezen: de gegevensbeheerder annex applicatiebeheerder van de afdeling waaraan deze gegevens worden verstrekt.Vastgesteld door burgemeester en wethouders op: 22 juni 2010.De secretarisDe burgemeesterReglement GBA - Bijlage 2 bij artikel 3Binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de GBAConform artikel 3 Reglement GBA.Met inachtneming van het bijbehorende autorisatieprofiel, is, voor de uitvoering van de hieronder genoemde taken, rechtstreekse toegang tot de GBA toegekend aan:Griffie:
Administratie persoonsgegevens raadsleden
Rampenbestrijding
Directie:
Algemene correspondentie
Team Ondersteuning,Kabinet en bestuurssecretariaat:
Koninklijke Onderscheidingen
4 mei bijeenkomst
Huwelijksjubilea
Veteranendag
Team Ondersteuning,Juridische Zaken:
Algemene correspondentie (bezwaar en beroep)
Team Ondersteuning,Receptie:
Algemene correspondentie (postregistratie)
Gevonden voorwerpen
Team Middelen,Beleid, Belastingen, Comptabiliteit en Verzekeringen:
Team Welzijn,Onderwijs, Welzijn, Facilitaire Zaken
Algemene correspondentie
Team Welzijn,Burgerzaken
GBA
Burgerlijke Stand
Verkiezingen
Rampenbestrijding
Team Ruimte,Ruimtelijke Ordening, Werken en Projecten, Bouw- en Milieuzaken:
Algemene correspondentie
Huisvesting
Omgevingsvergunning
Winkeltijden
Drank- en horecabedrijf
Kansspelen
Grafrechten (begraafplaatsadministratie)
De verstrekte gegevens Binnen bijgevoegde landelijke wettelijke taken kunnen, voor de uitoefening van genoemde taakvelden, aan medewerkers van de hierboven genoemde organisatieonderdelen de gegevens verstrekt worden conform de registratie bevoegdheidsprofielen in PROWEB (applicatie van Procura).Het doel waarvoor de gegevensuitwisseling plaatsvindtVoor alle hierboven genoemde organisatieonderdelen, welke rechtstreeks toegang tot de GBA hebben, met inachtneming van de beperking van de verstrekte gegevens, geldt dat deze toegang plaatsvindt in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor de hierbij gevoegde gemeentelijke taken.Per taak zijn de volgende punten uitgewerkt:
De soort en beschrijving van de taak
De bijbehorende doelgroep
Functie van de uitvoerende ambtenaar
De wettelijke grondslag
De gegevenssets die noodzakelijk zijn om de beschreven taken uit te voeren, waarbij de gegevenssets opgebouwd zijn aan de hand van de opzet van een persoonslijst. Dit houdt in met een rubriek(nummer; bijv. 01.01.10), soort gegevens (nummer; bijv. 1/3) en omschrijving (a-nummer). De historie is herkenbaar aan het 50 rubriek nummer (bijv. 50 is verblijfplaats, 58 is historie verblijfplaats)
De wijze van verstrekken van de gegevens (inclusief aanduiding profiel van Proweb).
Profielen en wettelijke takenDoor het agentschap BPR zijn in Bijlage 13 van het stappenplan “toetreding Gemeente Als Buitengemeentelijke Afnemer (GABA)” alle mogelijke autorisaties geregeld. De GABA-autorisatie is gebaseerd op wettelijke taken die een gemeente uitvoert met de daarbij noodzakelijke persoonsgegevens.Deze wettelijke taken en bijbehorende gegevens zijn gebruikt om standaard-profielen in de applicatie van Procura, te weten PROWEB aan te maken. In PROWEB GBA zijn nu (naast superuser en evt. balie) de volgende modelprofielen beschikbaar:
Voor de burgerzakentaken GBA, Burgerlijke Stand, naamswijziging, bijschrijving paspoort, naturalisatie envolmachtverlening kieswet zijn geen aparte profielen aangemaakt. Dit wordt afgedekt door het profiel balie.Vastgesteld door burgemeester en wethouders op: 22 juni 2010.De secretarisDe burgemeesterReglement GBA - Bijlage 3 bij artikel 4Binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA en aan wie systematisch of incidenteel gegevens worden verstrekt.Conform artikel 4 van het Reglement GBA De gemeente Schermer verstrekt momenteel niet systematisch of incidenteel gegevens aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA.Vastgesteld door burgemeester en wethouders op: 22 juni 2010.De secretarisDe burgemeesterReglement GBA - Bijlage 4 bij artikel 5Overige verstrekkingen (vrije derden conform art. 100 Wet GBA)Conform artikel 5 van het ‘Reglement GBA’
Verstrekkingen kunnen worden gedaan aan natuurlijke personen. Gegevens kunnen worden verstrekt op de wijze zoals deze is voorgeschreven en vastgelegd in de procedure inzake verstrekkingen van de Werkprocedures Privacy gemeente Schermer.
Verstrekkingen kunnen worden gedaan aan rechtspersonen. De hierna genoemde toegelaten rechtspersonen zijn voor het doel en de omvang van de gegevens opgenomen in deze bijlage. Gegevens kunnen worden verstrekt op de wijze zoals deze is voorgeschreven en vastgelegd in de Werkprocedures Privacy gemeente Schermer.
Gemeente Schermer verstrekt incidentele of ad hoc gegevens aan onderstaande derden, waarvoor geldt dat:
zij rechtspersoon zijn zonder winstoogmerk en
zij gerechtvaardigd belang hebben door dringende maatschappelijke behoefte en
de verstrekking in juiste verhouding is met het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en
de gegevensverstrekking niet op andere, minder ingrijpende, wijze kan worden gerealiseerd.
Derden, aan wie incidentele of ad hoc gegevens verstrekt worden, zijn:●Buitenlandse overheden●Advies- en meldpunt kindermishandeling●Stichting Welzijnsbevordering Kern 8 (Jongerenwerkster) ●Aangenaam/Wonenplus●Ziekenhuizen●Het Rode Kruis
De maximaal te verstrekken gegevens zijn:
01 Persoon02.10Voornamen02.20Adellijke titel/predikaat02.30Voorvoegsel geslachtsnaam02.40Geslachtsnaam03.10Geboortedatum04.10Geslachtsaanduiding61.10Aanduiding naamgebruik83.10Aanduiding gegevens in onderzoek05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap02.30Voorvoegsel geslachtsnaam02.40Geslachtsnaam83.10Aanduiding gegevens in onderzoek06 Overlijden08.10Datum overlijden83.10Aanduiding gegevens in onderzoek08 Verblijfplaats09.10Gemeente van inschrijving10.20Gemeentedeel11.10Straatnaam11.20Huisnummer11.30Huisletter11.40Huisnummertoevoeging11.50Aanduiding bij huisnummer11.60Postcode83.10Aanduiding gegevens in onderzoek
Vastgesteld door burgemeester en wethouders op: 22 juni 2010.De secretarisDe burgemeester