Ambtelijke Integriteit Gemeente Schermer

De mens, werkzaam in de organisatie, moet weerbaar zijn dan wel gemaakt worden tegen deze maatschappelijke ontwikkelingen. De persoonlijke integriteit is immers de basis voor een integere organisatie. Het gemeentebestuur zal duidelijk moeten maken aan bestuurders en ambtenaren welke normen en waarden in Schermer gelden en welke rek binnen deze normen en waarden is toegestaan.

Om te kunnen controleren of het voorgestane integriteitbeleid wordt uitgevoerd is het essentieel, dat de werkwijze binnen de ambtelijke organisatie duidelijk en open is. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft op 15 februari 1996 de leidraad “Bewust Besturen” gepresenteerd als hulpmiddel om de kwetsbaarheid van de organisatie in beeld te brengen. Dit hulpmiddel kan worden gebruikt om de procedures binnen de gemeente tegen het licht te houden en de zwakke punten in de werkwijzen aan te passen. Hierdoor wordt de werkwijze met betrekking tot de bedrijfsprocessen, die extra fraudegevoelig zijn, en de verantwoordelijkheid van de betrokkenen voor een ieder helder. Dit is van belang voor het integriteitbeleid.

Voor het bestuur zijn er op 29 januari 2002 ‘Gedragsregels’ vastgesteld door de raad,. het college van B&W en de burgemeester. De onderhavige regeling geldt voor de ambtelijke organisatie.

Bij het formuleren van een samenhangend integriteitbeleid zijn twee aspecten van belang:

• -

  Het weerbaar maken van de organisatie.

• -

  Het weerbaar maken van de mensen, die in die organisatie werken.

Bij het eerste aspect gaat het erom adequate maatregelen te nemen tegen ongewenste beïnvloeding. Hierbij moet gedacht worden aan functiescheiding, gespreide verantwoordelijkheden, verantwoording, controleerbaarheid etc.

Bij het tweede aspect gaat het om de bedrijfscultuur. Duidelijk moet zijn welke normen en waarden centraal staan en welke ‘rek’ is toegestaan binnen de vastgestelde normen. Het gaat erom door middel van een samenhangend beleid de risico’s voor de organisatie beheersbaar te maken of te houden. Hiertoe komen de volgende hoofdstukken aan de orde:

• -

  persoonlijke integriteit

• -

  bedrijfsprocessen

• -

  aanvullende randvoorwaarden

Naast de wettelijke kaders is er sprake van een grijs gebied; hierin is veelal niet duidelijk wat acceptabel is en wat niet. Met het stellen van huisregels is het de bedoeling dit grijze gebied voor een belangrijk deel in te vullen. De huisregels dienen door een ieder gehanteerd te worden en het totaal van de huisregels geeft aan hoe de ambtenaar zich binnen de cultuur van de gemeente Schermer geacht wordt te gedragen. Hierbij onderscheiden wij de volgende aandachtspunten:

• a.

  aanvaarden van relatiegeschenken;

• b.

  reizen en diners;

• c.

  nevenwerkzaamheden;

• d.

  gebruik van gemeentelijke eigendommen;

• e.

  gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen;

• f.

  vertrouwelijkheid/geheimhoudingsplicht.

Openheid is hierbij het sleutelwoord, want op het moment dat je niet meer openlijk over een geschenk, diner, reis, e.d. durft te praten is die handeling daarmee per definitie verdacht. Afwijzing is dan op z’n plaats. Aan de andere kant verschaft openheid in deze zaken en het registreren daarvan inzicht in deze materie.

Om er voor te zorgen dat de huisregels worden gedragen door de gehele organisatie is het van belang een ieder in de organisatie te informeren en te betrekken bij de implementatie en de ontwikkeling van de huisregels.

In de discussie over fraude en corruptie zijn er weinig onderwerpen die meer tot de verbeelding spreken dan het onderwerp relatiegeschenken. Een balpen of een wandkalender met reclameopdruk horen tot de kantoorinventaris van menig ambtenaar. Tegen het accepteren van dergelijke kleine cadeaus met een beperkte waarde hoeft op zich geen bezwaar te bestaan. Anders wordt het wanneer een geschenk, vergoeding, beloning, gift of belofte, in welke vorm dan ook, een bepaalde grens te boven gaat.

Wie zich toegankelijk toont voor dergelijke geschenken of diensten kan zijn onafhankelijkheid als ambtenaar tegenover de gever verliezen. Dat mag niet gebeuren en ook de schijn daarvan moet worden vermeden. De volgende huisregels voor het aannemen van geschenken of diensten worden vastgesteld:

• 1.

  Het aannemen van kleine geschenken/attenties met een p.r.-karakter (bijv. pennen, agenda’s, kalenders) is toegestaan.

• 2.

  Het is toegestaan in een kalenderjaar één geschenk aan de nemen met een winkelwaarde van niet meer dan € 45,38. Dit geldt ook voor geschenken, die thuis worden ontvangen. Geschenken met een bijzonder karakter of ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis, die genoemd bedrag en/of frequentie te boven gaan, mogen worden aanvaard met instemming van het college van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Geschenken die niet mogen worden geaccepteerd, worden teruggestuurd.

• 4.

  Alle geaccepteerde geschenken (m.u.v. de onder 1. genoemde geschenken/attenties) en de onder 3. genoemde geretourneerde geschenken worden per sector geregistreerd.

• 5.

  Bij het laten verrichten van privé-werkzaamheden door derden waarmee ook zakelijke contacten worden onderhouden, dient uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Elk aantoonbaar voordeel dat uit de zaak voortvloeit wordt gezien als persoonlijk gewin en is om die reden niet aanvaardbaar. Indien ambtenaren privé zaken doen met een zakelijke relatie van de gemeente Schermer, verschaffen zij desgevraagd aan de gemeentesecretaris inzicht in de betreffende transacties.

Voor reizen staat voorop dat ze functioneel zijn en in het belang van de gemeente moeten zijn. Bijvoorbeeld om te zien hoe een systeem of product in de praktijk functioneert. In dat geval is het ook logisch dat de gemeente voor de reis betaalt. Andere uitnodigingen dienen eerst met de gemeentesecretaris te worden besproken. Dit geldt ook voor uitnodigingen voor grote culturele of sportieve manifestaties, waarbij contacten met vakgenoten voorop staan en het reisdoel geen relatie heeft met functie en beroep. Snoepreisjes zijn uit den boze.

Dus:

• 1.

  In de regel geen uitnodigingen aanvaarden tijdens een onderhandelingsfase;

• 2.

  Uitnodigingen altijd eerst bespreken met het sectorhoofd, de gemeentesecretaris dan wel de burgemeester, waarna dit zonodig aan het college van burgemeester en wethouders wordt voorgelegd.

Voor ambtenaren is dit punt opgenomen in de CAR/UWO. Artikel 15:1:16 lid 1 bepaalt dat er een meldingsplicht en een registratieplicht is voor nevenwerkzaamheden van ambtenaren. De meldingsplicht is beperkt: het gaat om de nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst kunnen raken, voor zover deze in verband staan met de functievervulling van de ambtenaar. De term “nevenwerkzaamheden” is zo ruim gesteld, dat hier diverse werkzaamheden onder worden verstaan, zoals het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder van een vennootschap, stichting of vereniging.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde werkzaamheden of werkzaamheden die binnen of buiten de normale werktijd worden verricht. Volgens het tweede lid van bedoeld artikel wordt er een registratie gevoerd op basis van de gedane opgaven. De wijze waarop de melding en registratie plaatsvinden is niet in de CAR/UWO geregeld, doch behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. De volgende regel wordt vastgesteld:

De opgaven van de nevenwerkzaamheden vinden schriftelijk plaats, onder vermelding van de naam van de medewerker, zijn ambtelijke functie, de aard van de werkzaamheden, het verband tussen die werkzaamheden en zijn functievervulling en de naam van de natuurlijke of rechtspersoon ten behoeve van wie de nevenwerkzaamheden worden of zullen worden verricht.

Op grond van lid 3 van bedoeld artikel zijn nevenwerkzaamheden verboden indien de goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. In essentie komt het er op neer dat het college van burgemeester en wethouders toestemming moet geven voor het verrichten van gemelde nevenwerkzaamheden. De aspecten waarop wordt getoetst zijn: onoorbare belangenverstrengeling, botsing van belangen, schade aan het aanzien van het ambt en onvoldoende beschikbaarheid voor de functie.

De constatering dat een bepaalde nevenactiviteit zich niet (goed) verdraagt met de functie die een medewerker vervult, hoeft niet zonder meer tot een verbod te leiden. Daarbij valt te denken aan het maken van zodanige nadere afspraken over het verrichten van de nevenwerkzaamheden of het vervullen van de functie dat belangenverstrengeling of de mogelijkheid van nadelige beïnvloeding anderzijds zich niet meer voordoet. De verleende toestemming wordt opgenomen in het persoonsdossier van de betreffende medewerker.

Daarnaast worden de gemelde nevenwerkzaamheden opgenomen in een algemeen register dat wordt beheerd door de gemeentesecretaris. De registraties zijn niet openbaar en genieten bescherming op grond van de Wet persoonregistraties.

Tenzij de ambtenaar daarvoor toestemming heeft gekregen van burgemeester en wethouders is het hem verboden ten eigen bate aan de gemeente toebehorende faciliteiten/eigendommen te gebruiken (artikel 15:1:3 CAR/UWO). Een zeer streng geformuleerd verbod dat in de praktijk nimmer naar de letter zal worden toegepast. Enkele voorbeelden:

• -

  een medewerker maakt tijdens zijn lunchpauze een privé-brief op een dienst-PC en print deze op het kantoor uit;

• -

  een medewerker maakt een paar kopieën voor privé-doeleinden.

Incidenteel gebruik, waarop de voorbeelden slaan, is toegestaan. Dagelijks gebruik is zeker geen incidenteel gebruik.

In de CAR/UWO komen thans geen specifieke bepalingen omtrent geheimhouding meer voor. Een algemene bepaling omtrent geheimhouding is opgenomen in de Ambtenarenwet. Artikel 125 a, lid 3 Ambtenarenwet luidt als volgt: “De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.”

Deze bepaling heeft aan gewicht gewonnen door de inwerkingtreding van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze wet en de op grond van deze wet gemaakte verordeningen en gegeven instructies geven richting aan het gedrag van de bestuurder en de ambtenaar. Voor medewerkers, die werkzaam zijn in een functie waarin zij met geheime stukken in aanraking komen, geldt dat een specifieke geheimhoudingsbepaling van toepassing kan zijn. Voor het overige zal de medewerker zich in veel situaties zelf een oordeel moeten vormen over de vraag of ten aanzien van gegevens waarvan hij weet of kan vermoeden dat deze uit beleidsgevoeligheid of privacy vertrouwelijk zijn. Uiteraard is het verstandig om in geval van twijfel de veiligste weg te kiezen door te zwijgen dan wel de kwestie voor te leggen aan de leidinggevende. De gemeentesecretaris is aanspreekpunt met betrekking tot vragen over en interpretatie van de vastgestelde huisregels, waar bestuurders en ambtenaren terechtkunnen.

Voor nieuw personeel in dienst van de gemeente Schermer zal het afleggen van de ambtseed worden ingevoerd. Doel hiervan is om elke nieuwe ambtenaar bewust te maken van diens specifieke rol als ambtenaar.

Voor een goed integriteitbeleid is het noodzakelijk dat de procedures en de werkwijzen binnen de ambtelijke organisatie duidelijk en open zijn. Om dit te bereiken heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken de leidraad “Bewust Besturen” gepresenteerd als hulpmiddel om de kwetsbaarheid van de organisatie in beeld te brengen. Wij stellen voor dat dit hulpmiddel gebruikt wordt om de meest fraudegevoelige procedures tegen het licht te houden en eventuele zwakke punten in de werkwijze aan te passen. Voorgesteld wordt na vaststelling van deze integriteitnotitie het managementteam deze exercitie te laten uitvoeren en wel in de navolgende tijdsvolgorde:

• 1.

  Bouwvergunningen

• 2.

  Grondbeleid

• 3.

  Horecavergunningen

• 4.

  Afgifte waardedocumenten (o.a. reisdocumenten en rijbewijzen)

• 5.

  Verstrekken en terugvorderen van uitkeringen

• 6.

  Aanbestedings- en inkoopbeleid

• 7.

  Invordering belastingen

• 8.

  Milieuvergunningen

• 9.

  Financiële administratie en verslaglegging.