Aanbestedingsbeleid 2010-2011

1. Inleiding

De gemeente draagt een bijzondere verantwoordelijkheid als inkopende partij. Zij vervult de rol van wetgever en handhaver. Om deze reden dient zij de bestaande [Europese] wet- en regelgeving zorgvuldig na te leven.

Het vorige aanbestedingsbeleid 2008-2009 is geëvalueerd binnen het managementteam. De bevindingen vanuit deze evaluatie hebben geleid tot enkele aanscherpingen van het beleid. Daarnaast zijn ook de veranderde drempelbedragen per 1 januari 2010 m.b.t. de Europese aanbesteding meegenomen in dit herziene beleid. Een overzicht van de wijzigingen t.o.v. het voorgaande aanbestedingsbeleid wordt in paragraaf 1.1 weergegeven.

Met de vaststelling van het Aanbestedingsbeleid Gemeente Bergambacht 2010 t/m 2011 is de Nota aanbestedingsbeleid Gemeente Bergambacht 2008 t/m 2009 ingetrokken.

1.1. Wijzigingen t.o.v. Aanbestedingsbeleid Gemeente Bergambacht 2008-2009

• -

  De looptijd van het nieuwe beleid wordt 2010-2011.

• -

  Nieuwe drempelbedragen voor Europese aanbestedingen per 1 januari 2010, zie paragraaf 4.1.

• -

  Voor de inhuur van personeel onder de Europese aanbestedingsgrens van € 193.000,- vervalt de eis van het opvragen van 3 offertes. (Collegebesluit 10 maart 2009), zie paragraaf 4.2.

• -

  Opgenomen is een passage waarin verwezen wordt naar het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) waar in Bijlage 2 onderdeel B de diensten staan opgesomd die niet vallen onder de Europese aanbestedingsnormen, zie paragraaf 4.2.

• -

  Opgenomen is een passage waarin het mogelijk is, indien er zwaarwegende argumenten zijn, afwijkingen van het aanbestedingsbeleid te laten vaststellen door het College van B&W, zie paragraaf 4.9.

• -

  In de situatie ‘offertetraject volgen’ moeten offertes schriftelijk of per e-mail worden aangevraagd bij mogelijke leveranciers met een eensluidende offertevraag, zie paragraaf 4.1 ad 2.

• -

  Het gebruik van de checklist wordt voor aanbestedingen met een opdrachtsom > € 12.500 verplicht gesteld, zie paragraaf 4.8.

• -

  Paragraaf 4.7 gaat in op de mogelijkheid van niet gunnen bij bovenmatige prijsafwijkingen.

2. Doelstellingen van het aanbestedingsbeleid

De gemeente Bergambacht streeft de onderstaande doestellingen na met betrekking tot haar aanbestedingsbeleid:

• 1.

  het naleven van de relevante [Europese] wet- en regelgeving;

• 2.

  het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;

• 3.

  het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;

• 4.

  het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit en het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch meest voordelige aanbieding;

• 5.

  het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen;

• 6.

  het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

Hieronder wordt per doelstelling in het kort beschreven hoe de gemeente Bergambacht aan deze doelstelling voldoet.

Ad 1. het naleven van de relevante [Europese] wet- en regelgeving: Borging vindt plaats door:

• • ·

    Controleren ramingen op drempelbedragen Europees aanbesteden (checklist)

  • ·

    Controleren af te sluiten contracten (checklist)

    • ·

      4 jaar } vermenigvuldigen met 48 (maanden)

    • ·

      Onbepaald } vermenigvuldigen met 48 (maanden)

  • ·

    Budgethoudersregeling

  • ·

    Interne controle

• ·

  Accountantscontrole

Ad 2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid: Definitie doelmatig:

De betreffende inspanningen en uitgaven dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten staan in verhouding tot de opbrengsten.

Dit wordt bereikt door het beoogde doel eerst in kaart te brengen en d.m.v. een offerteanalyse een weloverwogen keuze te maken.

Ad 3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden:

• •

  Voorjaarsnota

• •

  Najaarsnota

• •

  Dossiervorming

• •

  Jaarrekening

• •

  Interne controle

• •

  Accountantscontrole

Ad 4. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit en het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch meest voordelige aanbieding:

• •

  Opvragen meerdere offertes

• •

  Voorkeur laagste prijs

• •

  Groothandel boven detailhandel

• •

  Indien < € 12.500, maar concurrentievoordeel lijkt mogelijk meerdere offertes opvragen

Ad 5. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen:

Door middel van het gebruik van een wegingsmatrix in geval van de ‘economisch meest voordelige aanbieding’.

• •

  Wensen van de te leveren goederen dan wel diensten. Aan iedere wens wordt een waarderingsfactor gehangen.

• •

  De wensen zijn de gunningscriteria.

• •

  Door onderling de invulling van de wensen van de inschrijvers met elkaar te vergelijken wordt de beste inschrijver geselecteerd.

• •

  Toch kan het zo zijn dat de leverancier met de meeste punten de opdracht niet krijgt, omdat het prijsverschil met de overige leveranciers te groot is.

Ad 6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau:

• •

  Gedragscode voor bestuurders

• •

  Integriteitcode voor ambtenaren

• •

  Vastlegging in dossiers

• •

  Transparantie

3. De reikwijdte

De reikwijdte van deze nota is: de werken, goederen en diensten in alle sectoren, behalve de Grond, Wegen- en Waterbouw (GWW) sector. De aanbestedingen uit de GWW sector worden uitgevoerd conform het ‘aanbestedingsbeleid werken, diensten & leveringen in de GWW-sector 2008’ van het Technisch Bureau Krimpenerwaard.

Het Technisch Bureau Krimpenerwaard (TBK) is een gemeenschappelijke regeling waaraan de gemeente Bergambacht ook deelneemt. De gemeente Bergambacht is formeel de aanbestedende partij en het TBK is de uitvoerende partij van de door de gemeente opgedragen projecten. Een nadere analyse van het aanbestedingsbeleid van het TBK leidde tot de conclusie dat deze nota geschikt is voor de gemeente Bergambacht om te hanteren bij de werken, diensten en leveringen in de GWW-sector. De nota voorziet in alle facetten van het aanbesteden en geeft ons ook nog voldoende ruimte om de selectiecriteria zelf in het bestek op te nemen. Ook kan de gemeente nog zelf de leveranciers selecteren in het geval van een onderhandse aanbesteding. Een werk kan ook plaats vinden in de B&U (burgerlijke & utiliteit sector), te denken valt aan de bouw van een woning, een kantoor of een grote verbouwing. Het aanbestedingsbeleid van het TBK wordt hierop toegepast, zodat deze vorm van aanbesteden niet afzonderlijk hoeft te worden vastgesteld en in de pas loopt met het TBK-beleid.

3.1. Uitleg van aanbesteden in alle sectoren (behalve GWW)

Aanbesteden betekent dat een afdeling van de gemeente leveranciers de mogelijkheid biedt een offerte uit te brengen voor de uitvoering van een opdracht of een levering van goederen of diensten. Aanbesteden heeft voor zowel de gemeente als voor de leveranciers voordelen. Door bij diverse leveranciers offertes op te vragen, krijgt de gemeente de mogelijkheid om te kiezen uit meerdere aanbiedingen. Op deze manier kan de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding gekozen worden. Het voordeel van de leveranciers is, dat zij door de gemeente uitgenodigd kunnen worden om een offerte voor haar uit te brengen.

4. De te volgen procedure bij aanbesteding

4.1. Te kiezen vorm van aanbesteden

Bij de aankoop van goederen of het inhuren van derden worden vaak grote uitgaven gedaan. Om te kunnen voldoen aan de in hoofdstuk 2 benoemde doelstellingen zijn hiervoor spelregels opgesteld. In onderstaande tabel staan de soorten aanbesteding benoemd met de geldende drempelbedragen.

Ad 1. Indien de budgethouder een aanschaf wil doen, waarvan de raming onder de drempelwaarde van € 12.500 ligt, mag hij bij één leverancier een offerte opvragen. In het geval dat men kan bedenken concurrentievoordeel te behalen door het opvragen van meerdere offertes is dat uiteraard toegestaan/gewenst.

Ad 2. Bij een aanschaf tussen de € 12.500 en € 193.000 moet de budgethouder minimaal drie offertes opvragen. Deze offertes moeten schriftelijk of per e-mail worden aangevraagd bij mogelijke leveranciers. Deze aanvragen moeten een eensluidende offertevraag bevatten, aan de hand waarvan de uitgenodigde partijen offertes kunnen indienen die onderling goed vergelijkbaar zijn. Zo moeten in de offertevraag ook de gunningscriteria vooraf bekend worden gemaakt. Gunningscriteria kunnen zijn:

• ·

  De laagste prijs (voorkeur)

• ·

  De economisch meest voordelige aanbieding; inhoudende een alternatieve aanbieding, die door de gemeente in beschouwing wordt genomen, conform de criteria anders dan de laagste prijs (bv. kwaliteit, service, personeel).

Nadat de budgethouder de offertes grondig onderling vergeleken heeft, dient hij zijn advies onderbouwd met argumenten door het college van B&W te laten vaststellen. De vaststelling door het college vindt plaats vóórdat hij tot de verplichting overgaat. Het kan voorkomen dat in zeer specifieke aanvragen geen drie offertes kunnen worden opgevraagd. In dat geval kan de budgethouder volstaan met twee offertes, maar in het collegevoorstel moet dit duidelijk vermeld en onderbouwd zijn.

Ad 3. Bij een aanschaf boven de € 193.000 dient de budgethouder, conform de Europese wet- en regelgeving, Europees aan te besteden. Deze vorm wordt in deze nota niet verder uitgewerkt, omdat onze gemeente de expertise hierover niet in huis heeft. Dit betekent concreet, dat wij dan iemand moeten inhuren om deze aanbesteding te verzorgen. Dit wordt uiteraard per opdracht bekeken.

4.2. Uitzonderingen

In het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) worden in de bijlage 2 onderdeel B diensten opgesomd die niet vallen onder de Europese aanbestedingsnormen, ook al zouden ze op grond van de opdrachtsom vallen onder een Europese procedure. Hieronder vallen b.v. rechtskundige diensten, onderwijs, groenvoorziening. Voor de aanbestedingen uit deze bijlage 2B diensten van de BAO geldt een zogenaamd ‘licht aanbestedingsregime’, hetgeen betekent dat er wel een ‘Europese melding’ moet worden gedaan.

Hierbij dient opgemerkt te worden dat bij elke aanbesteding afgewogen dient te worden of grensoverschrijdende belangen van toepassing zijn. Indien hier sprake van is dient overwogen te worden de soort aanbestedingsvorm aan te scherpen, naar bijvoorbeeld een nationaal openbare aanbesteding, dan wel een Europese aanbesteding.

Een uitzondering op het opvragen van 3 offertes geldt voor de inhuur van personeel onder de Europese aanbestedingsgrens van € 193.000.

Dit omdat de personele inzet vaak toegesneden is op een persoon en diens specifieke kwaliteiten, waardoor het opvragen van drie offertes wel uitvoerbaar is, maar de keuze vaak minder objectief te nemen is.

Daamaast is er een toenemend aantal zzp-ers. Vaak mensen met specifieke kennis en vaardigheden die binnen onze organisatie direct inzetbaar zijn. Ondanks deze minder objectieve voordelen, zouden er drie offertes aangevraagd moeten worden. Terwijl op voorhand vaak duidelijk is wie voor welke klus geschikt zou zijn. Het opvragen van drie offertes leidt uiteindelijk uitsluitend tot een extra belasting van de ambtelijke capaciteit. (Collegebesluit 10 maart 2009)

4.3. Regels met betrekking tot berekening van de opdrachtsom

Voor het Europees aanbesteden van zowel werken als goederen en diensten in alle sectoren gelden de volgende regels. De Europese drempelbedragen dienen ook gehanteerd te worden bij het aangaan van contracten. Dit betekent, dat bij iedere afsluiting van een contract gekeken moet worden of het contract stilzwijgend verlengd wordt of voor een bepaalde periode (bv. 4 jaar) wordt afgesloten. In beide gevallen moeten de jaarlijkse kosten met 4 (jaar) vermenigvuldigd worden. Dat bedrag moet dan getoetst worden aan de Europese drempelbedragen. Men moet ook in ogenschouw nemen, dat de aan te besteden werken, goederen en diensten niet in delen geknipt mogen worden om op die manier onder de grens van het Europees aanbesteden uit te komen.

4.4. Relatie met budgethoudersregeling

Bij alle drie de vormen van aanbesteding blijft de regel uit de budgethoudersregeling van de gemeente Bergambacht van kracht. Citaat Budgethoudersregeling 2006 : “Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is. Indien er geen toereikend budget aanwezig is, wordt voordat de verplichting wordt aangegaan bij burgemeester en wethouders, via afdeling Bedrijfsvoering, aanvullende budgetruimte aangevraagd (via een begrotingswijziging) inclusief dekkingsplan.”

4.5. Selectie van leveranciers

De keuze van de leveranciers voor het uitbrengen van offertes staat niet geheel vrij. In principe genieten de leveranciers uit Bergambacht de voorkeur (indien beschikbaar) bij de selectie van de leveranciers ten behoeve van het opvragen van de offertes. Richtlijn hierbij is dat men twee leveranciers uit Bergambacht vraagt en één leverancier van elders. Uiteraard geldt dit voorkeursbeleid niet bij de gunning van de opdracht. Tevens is het beleid, dat indien bij een groothandel met financieel voordeel ingekocht kan worden, dit de voorkeur geniet ten opzichte van de detailhandel. Dit heeft alles te maken met inkopen tegen een zo gunstig mogelijke prijs.

4.6. Wegingsmatrix

Bij de aanbestedingsvorm ‘offertetraject volgen’ moet een wegingsmatrix gehanteerd worden in het geval men kiest voor de optie ‘economisch meest voordelige aanbieding’. Door middel van een van te voren opgestelde wegingsmatrix komt de gunning op een transparante manier tot stand. Immers de gemeente is verplicht de offertes objectief te bekijken en zij moet de wijze van vergelijken ook kunnen verdedigen. In paragraaf 6 is een voorbeeld van een wegingsmatrix opgenomen.

4.7. Geen gunning bij bovenmatige prijsafwijking

In de situatie ‘offertetraject volgen’ kan, bij een afwijking van 50% of meer in de geoffreerde prijs tussen de nummers 1 (laagste prijs) en 2 (één na laagste prijs), de goedkoopste offerte als niet serieus afgedaan worden.

In de situatie ‘offertetraject volgen’ hoeft, bij een afwijking van 30% of meer tussen de geoffreerde prijs en de raming, de gunning niet plaats te vinden. In een dergelijke situatie kan een nieuw aanbestedingstraject worden opgestart met andere leveranciers.

4.8. Checklist

Om al deze regels te onthouden is een checklist gemaakt. Op deze lijst staan de te nemen stappen, zodat de budgethouder niets kan vergeten. Na afronding van een stap dient hij deze te paraferen. Het document wordt bij het dossier bewaard, zodat tijdens de interne controle en de accountantscontrole duidelijk zichtbaar is, dat wij volgens onze vastgestelde procedure handelen. Het mes snijdt dan aan twee kanten, de budgethouder heeft een houvast aan de te volgen procedure en de interne- / accountantscontrole wordt hierdoor vereenvoudigd en transparanter. In paragraaf 7 is de checklist opgenomen. Het gebruik van deze checklist is voor aanbestedingen met een opdrachtsom > € 12.500 verplicht.

4.9. Accorderen van afwijkingen

In principe mag niet worden afgeweken van het voorgeschreven aanbestedingsbeleid. Indien er zwaarwegende argumenten zijn om toch af te wijken, dient dit te allen tijde te worden voorgelegd aan het College van B&W. Nadat het College de afwijking heeft geautoriseerd, is er geen sprake van een afwijking van het beleid maar wordt er onder verantwoording van het College gehandeld conform het aanbestedingsbeleid.

5. Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

De gemeente Bergambacht wil graag zaken doen met bedrijven, die integer zijn. Maar de bedrijven mogen ook van de gemeente Bergambacht verwachten, dat zij integer handelt. De gemeente heeft in dit kader hiervoor de volgende regelingen vastgesteld.

• a)

  Integriteitsbeleid in Bergambacht (2005)Dit is een gedragscode voor ambtenaren in de gemeente Bergambacht.

• b)

  Gedragscode voor bestuurders gemeente Bergambacht (2003) Dit is een gedragscode voor de bestuurders in de gemeente Bergambacht.

• c)

  Regeling Klokkenluiders gemeente Bergambacht (2003)Deze regeling geeft een ambtenaar de mogelijkheid om een (vermeende) misstand binnen onze gemeentelijke organisatie aan het licht te brengen (al dan niet anoniem).

• d)

  Kaderstellende beleidsnota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (= M&O-beleid) (2009) De doelstelling van deze nota is het formuleren van richtlijnen, die het college kunnen ondersteunen bij het opzetten, uitvoeren, controleren en evalueren van het M&O-beleid.Voor het ambtelijke apparaat is het een hulpmiddel om in de uitvoering, controle en evaluatie t.a.v. op te stellen regelgeving bewust de aandacht op M&O-aspecten te vestigen en passende preventieve dan wel repressieve maatregelen te nemen, dan wel bewust te onderbouwen waarom van maatregelen wordt afgezien.

De belangrijkste aspecten van deze nota’s in dit kader zijn hieronder kort beschreven:

• -

  Bestuurders voorkomen (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• -

  Bestuurders onthouden zich van besluitvorming over de desbetreffende opdracht indien er familie- of vriendschaps-betrekkingen in het spel zijn.

• -

  Bestuurders melden geschenken en giften. Deze worden geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente.

• -

  Ambtenaren in dienst van de gemeente leggen een ambtseed of –belofte af.

• -

  Ambtenaren accepteren slechts een geschenk als de onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt.

• -

  Ambtenaren accepteren geschenken onder de 50 euro met melding aan de leidinggevende. Geschenken boven de 50 euro worden niet geaccepteerd.

• -

  Ambtenaren zijn alert op situaties in hun werk waarin zij met privérelaties te maken krijgen.

• -

  Ambtenaren kunnen, bij vermoedens van fraude, gebruik maken van de Klokkenluidersregeling

In het kader van de rechtmatigheid dient ook aandacht besteed te worden aan het criterium van ‘misbruik en oneigenlijk gebruik’. Temeer daar aanbestedingen vaak een aanzienlijk financieel belang vertegenwoordigen. Door middel van de interne controle kan de juistheid en volledigheid van de transactie wel gewaarborgd worden. Dit kan door te controleren op het boeken op de juiste budgetten en te zorgen voor (voldoende) functiescheiding. Het sluiten van een overeenkomst is veelal gebaseerd op een ‘persoonlijke’ afspraak tussen twee personen, die elk grote belangen vertegenwoordigen. Subjectieve overwegingen en invloeden kunnen hierbij aan de orde zijn. Dit risico is door de gemeente Bergambacht onderkend. Door het invoeren van de ‘gedragscode voor bestuurders’, de ‘integriteitscode voor ambtenaren’ en het ‘M&O-beleid’ zijn deze risico’s tot een minimum beperkt.

6. Voorbeeld van een wegingsmatrix

7. Checklist Aanbesteding

Paraaf afdelingshoofd: