367503_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente MenaldumadeelnlregelingMenameradiel2015-05-22T11:16:42ZMenameradielFinanciële verordening gemeente Menaldumadeelfinanciën en economieGemeentewet, Art. 2122004-11-18-Menameradielgemeenteraad2004-12-012018-01-06nieuwe regeling14-09-2004, nr. 2Geen.Datum ondertekening inwerkingstredingbesluit 18-11-2004De raad van de gemeente Menaldumadeel besluit, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen de:"Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede
voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële
organisatie van de gemeente Menaldumadeel".1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de Organisatie van de gemeente Menaldumadeel en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van
(onderdelen van) de Organisatie van de gemeente Menaldumadeel, teneinde te
komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot
stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de
bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de
verantwoordelijke leiding.
financieel beheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van
middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente
Menaldumadeel
doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke
inzet van middelen.
doeltreffendheidde mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid
ook daadwerkelijk worden behaald.
1.Begroting en verantwoordingKaderstellen2.Programmabegroting
De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe
raadsperiode een programma-indeling vast.
De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot
de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en
diensten.
De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.
3.Producten
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van
de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma’s.
De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de
raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen.
Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
4.Kaders begroting
Het college biedt uiterlijk 15 mei van het
begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende
begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de
bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering
bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
De raad stelt deze nota uiterlijk 1 juli
vast.
Uitvoering5.Uitvoering begroting
Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor
dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd
bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële
positie.;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden
dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde
programma onder druk komt.
Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.
Beheersing en Interne controle6.Interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor een periodieke interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het
college maatregelen tot herstel.
Het college draagt zorg voor een periodieke toetsing van
bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van
bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in
het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het
college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor
herstel van de tekortkomingen.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.
Rapportage en Verantwoording7.Tussentijdse rapportage en informatie
Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over
de eerste drie maanden en de eerste acht maanden van het lopende
boekjaar.
De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende
tijdstippen:
de driemaands rapportage vóór 15 mei van
het lopende begrotingsjaar;
de achtmaands rapportage vóór 15 oktober
van het lopende begrotingsjaar;
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten,
de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is
de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval
aandacht besteed aan afwijkingen van:
inkomsten uit de algemene uitkering;
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
resultaten uit grondexploitatie;
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas
een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen
en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het
betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen
inzake:
investeringen groter dan €
50.000,00;
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €
50.000,00;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter
dan € 50.000,00, uitgezonderd het
verstrekken van hypothecaire geldleningen op grond van de
"Financieringsregeling huisvesting ambtenaren";
Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat
de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter
kennis van het college te brengen indien het college nieuwe
meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten
groter zijn dan € 10.000,00.
8.Jaarstukken
Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar
de programma verantwoording.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de kosten zijn
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of
de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad
heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de
meerjarenramingen is opgenomen.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de
investeringskredieten.
10.Waardering & afschrijving vaste activa
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota activering- en afschrijvingsbeleid aan.
In deze nota wordt ingegaan op onder andere de afschrijvingsduur van
vaste activa.
De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is
aangeboden.
11.Voorziening voor oninbare vorderingenVoor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid
gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande
vorderingen ouder dan drie maanden.12.Reserves en voorzieningen
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.
De nota behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en
de voorzieningen, eventueel in relatie tot de nota
weerstandsvermogen bedoeld in artikel 16.
De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is
aangeboden.
13.Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente Menaldumadeel wordt een systeem van
kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast
de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die
rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves
voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de
kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten,
reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt
bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij
begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen
en voorzieningen.
14.Financieringsfunctie
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie
zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te
kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen
en het bereiken van een voldoende rendement op de
uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de
richtlijnen zoals vermeld in het Treasurystatuut in acht.
15.Registratie bezittingen, activa en vermogen
Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie
van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen
niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en
de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare
ruimte.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en
de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier
jaar.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college
maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de
controle en eventuele plannen van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.
3.Paragrafen16.Lokale heffingen
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in
ieder geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
belastingen en heffingen;
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse
bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de
bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen
zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel
overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per
verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden
nadat de nota is aangeboden.
Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven,
heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad
per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de
gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en
prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal
van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente
verstrekte diensten.
Bij de begroting en jaarstukken(jaarverslag) doet het college in de
paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale
heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de
kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de
(ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor
eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en
bedrijven.
17.Weerstandsvermogen en risicomanagement
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In
deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van
risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen
of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste
weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen drie
maanden nadat de nota is aangeboden.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en
een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het
college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en
actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste
lid. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.
18.Onderhoud kapitaalgoederen
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar
groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is
aangeboden.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota
rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding
van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is
aangeboden.
Het college biedt jaarlijks voor 15 mei een nota onderhoud gebouwen
aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de
voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten
aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek
en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota voor 1
juli vast.
Bij de begroting en de jaarstukken(jaarverslag) doet het college in
de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang
van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud
aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, gebouwen.
19.FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende
drie jaar;
de rentevisie en
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
20.Bedrijfsvoering
Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad
gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de
relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de
gemeente.
In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de
bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd
over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de
bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de
begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar
de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a
Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
21.Verbonden partijen
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
verbonden partijen aan. De raad stelt de nota vast binnen drie
maanden nadat de nota is aangeboden.
Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar
belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel
resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de
gemeente.
De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het
aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder
het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden
partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
verbonden partijen en de financiële voorwaarden.
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden
partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het
beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van
bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande
verbonden partijen.
22.Grondbeleid
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad.
In deze nota wordt aandacht besteed aan:
de relatie met de programma’s van de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van
erfpachtvergoedingen. De raad stelt de nota vast binnen drie
maanden nadat de nota is ingediend.
In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt
ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de
belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals
verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de
relaties van het grondbeleid met de programma’s.
23.Verstrekking subsidies
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het
kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een
overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
De raad stelt de nota vast binnen drie maanden na aanbieding van de
nota door het college.
4.Financiële Organisatie en administratie24.Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleids-doelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.
25.Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet
aan het Be sluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en
de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
26.Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de te maken afspraken met de productgroepen/staf over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en
uitputting van middelen;
27.Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels
(protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels
waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van
de Europese Unie.28.Subsidieverstrekking en steunverleningHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels
(protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en
subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met
de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de
gemeente Menaldumadeel.5.Slotbepalingen29.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2004 onder
intrekking van de gelijknamige verordening vastgesteld bij raadsbesluit van
30 oktober 2003, nr. 9.30.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening
gemeente Menaldumadeel".Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Menaldumadeel in de vergadering van 18 november 2004;de voorzitter,de griffier,