| Overheidsorganisatie | Gemeente Littenseradiel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie Littenseradiel 2015 |
| Citeertitel | Reglement van orde rekenkamercommissie Littenseradiel 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Op grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling is dit reglement per 1 januari 2020 vervallen, tenzij de hierna genoemde bestuursorganen het betreffende reglement al eerder vervallen hebben verklaard.
- De raad van de gemeente Súdwest-Fryslân heeft op 2 januari 2018 besloten dit reglement vervallen te verklaren voor zover deze van kracht is voor het gebied binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Súdwest-Fryslân zoals dat per 1 januari 2018, op grond van de Wet van 8 maart 2017 tot herindeling van de gemeenten Franekeradeel, het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel en Súdwest-Fryslân, is ontstaan.
Verordening rekenkamercommissie gemeente Littenseradiel 2014, art. 8
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-06-2015 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 11-05-2015 Op 'e Skille, 03-06-2015 | Besluit rekenkamercommissie, 11-05-2015, nr. 4 |
De rekenkamercommissie van de gemeente Littenseradiel;
gelet op artikel 8 van de Verordening rekenkamercommissie gemeente Littenseradiel 2014;
besluit:
vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie Littenseradiel2015
In dit reglement wordt verstaan onder:
voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie of diens vervanger;
initiatiefvoorstel: voorstel, door een lid van de rekenkamercommissie gedaan, buiten de agenda vallend, dat zo spoedig mogelijk op de agenda van de vergadering van de rekenkamercommissie geplaatst wordt;
het college: het college van burgemeester en wethouders van Littenseradiel.
1. Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren:
het leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie;
het doen naleven van het reglement van orde;
de externe communicatie (woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek, bevindingen en conclusies) zowel naar de raad als naar de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek (zie ook artikel 7, tweede lid, onder b). Zie ook artikel 3, aanhef en onder b en c;
het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek, etc);
hij verleent het woord, formuleert de conclusies, waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede;
de functionele aansturing van de secretaris van de commissie.
2. De rekenkamercommissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
3. Tot de verantwoordelijkheden van de plaatsvervangend voorzitter behoren:
het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid;
het leiding geven aan onderzoeken ingeval de voorzitter terug treedt ter vermijding van belangenverstrengeling.
Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:
het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, de opzet van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van werkzaamheden;
het als lid-rapporteur (mede) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek (adoptie van een onderzoek);
het door een lid in plaats van de voorzitter behartigen van de externe communicatie als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder c, wanneer dat gezien de aard van de zaak door de commissie wenselijk wordt geacht. Dit kan het geval zijn, indien:
het betreffende lid de primaire leiding van de uitvoering van het onderzoek heeft of heeft gehad;
een lid van de commissie beschikt over specifieke kennis en ervaring op het te onderzoeken c.q. onderzochte terrein.
1. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie is in elke vergadering van de rekenkamercommissie aanwezig.
2. Bij zijn/haar verhindering of afwezigheid wordt de ambtelijk secretaris vervangen door een door de griffier daartoe aangewezen ambtenaar.
3. Hij/zij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.
4. De ambtelijk secretaris is belast met de dagelijkse aansturing van extern onderzoek, respectievelijk van ingeschakelde onderzoekscapaciteit.
1. De leden, voorzitter, ambtelijk secretaris en de door de rekenkamercommissie aangewezen deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die hun bij de uitvoering van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover de vervulling van hun taak voor de rekenkamercommissie dat vereist.
2. De voorzitter stelt de leidinggevende van de organisatie(s) en/of de organisatieonderdelen die onderwerp van onderzoek zijn schriftelijk op de hoogte van het onderzoek en van de voorlopige onderzoeksresultaten. Dit maakt het onderzoeksproces transparant en bij het presenteren van de onderzoeksopzet en de presentatie van het rapport is er ruimte voor hoor en wederhoor van partijen.
3. In het proces van hoor en wederhoor zoals bedoeld in voorgaand lid wordt onderscheid gemaakt tussen ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor, waarbij rekening wordt gehouden met een fase waarin toetsing van de feiten aan de orde is, waarna er in een vervolgfase gelegenheid is voor een reactie op de conclusies en de aanbevelingen. Betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren.
4. De eindrapportage wordt inclusief de reacties op de aanbevelingen aan de gemeenteraad aangeboden. Met de aanbieding aan de gemeenteraad is de rapportage openbaar.
1. De rekenkamercommissie vergadert op de door haar te bepalen dagen en uren.
2. In bijzondere gevallen wordt in afwijking van het eerste lid, op verzoek van één van de leden, een vergadering belegd.
3. Een geplande plenaire vergadering en besluitvorming kan alleen doorgang vinden wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
4. Gestreefd wordt naar consensus bij de te nemen besluiten. Ingeval stemming dient plaats te vinden kan een voorstel worden aangenomen met gewone meerderheid van stemmen.
5. Een presentielijst (mede als basis voor vergoeding voor de leden) wordt enkel gebruikt bij plenaire vergaderingen.
6. Voor het uitvoerende werk maakt de commissie maximaal gebruik van internetverkeer en organiseert daarnaast ad hoc bijeenkomsten of hoorzittingen en houdt interviews (met name tijdens de uitvoering van specifiek onderzoek).
7. De leden van de commissie kunnen buiten de vergaderingen digitaal of anderszins communiceren over relevante zaken. Formele besluiten kunnen alleen in een fysieke plenaire vergadering worden genomen.
8. Van vergaderingen en bijeenkomsten wordt beknopt een verslag met een actiepuntenlijst gemaakt.
1. De missie, functie, samenstelling en het reglement van orde van de rekenkamercommissie worden openbaar toegankelijk gemaakt via het internet en overige vormen van publicatie.
2. Per onderzoek wordt door de rekenkamercommissie bepaald hoe de resultaten extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval het volgende geldt:
bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de commissie de resultaten met een persbericht openbaar;
in navolging van artikel 2, eerste lid, onder c, is de voorzitter van de rekenkamercommissie woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek, tenzij krachtens artikel 3, aanhef en onder c, een ander lid van de rekenkamercommissie de rol van woordvoerder op zich kan nemen.
3. Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapporten worden via het internet digitaal beschikbaar gesteld.
4. De leden van de rekenkamercommissie onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamercommissie altijd van uitspraken over de gedane bevindingen aangaande het onderwerp van lopend onderzoek door de rekenkamercommissie.
5. De rekenkamercommissie zal samenwerking van en met rekenkamers in regionaal verband bevorderen met als doel de kennis en ervaring over het rekenkamerwerk op een hoger plan te brengen.
1. Uit naam van de voorzitter zendt de secretaris - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd - zoveel mogelijk ten minste een week voor een vergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering.
2. De oproep vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.
3. De rekenkamercommissie kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.
4. De rekenkamercommissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen die niet in de oproep zijn vermeld, terstond in behandeling te nemen.
5. Een initiatiefvoorstel wordt in de eerstvolgende vergadering aan de orde gesteld.
6. De voorzitter kan na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee maal 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
1. Het streven van de rekenkamercommissie is er op gericht minimaal één onderzoek per jaar uit te voeren.
2. De leden, de voorzitter en de secretaris onderhouden op basis van hun kennis van en ervaring met de gemeentelijke organisaties, gedurende het jaar een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen.
3. De commissie stelt de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie jaarlijks in de gelegenheid om geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen.
4. De commissie houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die worden ingesteld door het college en de externe accountant.
5. Op basis van een oriënterend onderzoek bepaalt de commissie haar keuze.
Bij de volgende onderwerpselectie spelen de volgende criteria een rol:
het onderzoek heeft een toegevoegde waarde: het levert informatie op waarover de gemeenteraad en het college nog niet beschikken;
het onderwerp draagt risico’s van ineffectiviteit of ondoelmatigheid in zich;
het onderwerp is actueel en heeft een groot maatschappelijk en/of financieel belang;
het onderwerp raakt direct of indirect het belang van de burger;
het onderzoek moet zoveel mogelijk leiden tot concrete verbeteringen en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.
De commissie is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren voor de uitvoering van haar onderzoeken:
objectiviteit:
de leden ondernemen hun werkzaamheden zonder zich door eigen gevoel of voorkeur te laten beïnvloeden;
onderbouwing:
de onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund;
consistentie:
de onderzoeksresultaten moeten onweerlegbaar zijn;
controleerbaarheid:
de onderzoeksresultaten kunnen door derden, zo dit gewenst is, worden nagezien op bestaanbaarheid;
zorgvuldigheid;
onafhankelijkheid:
de leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak;
doelmatigheid of efficiency:
het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken, door een heldere afbakening van de werkzaamheden, een doelgerichte uitvoering en een juiste afweging op kosten en baten;
bruikbaarheid:
bondige en toegankelijke informatie, waarmee de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.
Voordat uitvoering van een onderzoek ter hand wordt genomen, wordt vastgesteld:
het onderwerp en probleemstelling van onderzoek;
de doelstelling van het onderzoek;
wie de opdrachtnemer(s) is (zijn);
wat de geplande doorlooptijd is;
het benodigde budget.
1. De rekenkamercommissie stelt elk jaar een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.
2. Het vastgestelde verslag wordt aan de gemeenteraad aangeboden.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie.
1. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamercommissie Littenseradiel 2013 van 20 juni 2013 wordt ingetrokken.
3. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde rekenkamercommissie Littenseradiel 2015.
Wommels, 11 mei 2015
De rekenkamercommissie voornoemd,
, voorzitter.
, secretaris.