365465_1Verordening op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtnlregelingFranekeradeel2015-04-23Overheid.nlVerordening op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtGemeentewet, artikelen 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149gemeenteraadbestuur en recht2015-03-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrechtAchiefwet, artikelen 15 en 31Procedureregels herbenoeming burgemeester van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties2015-04-182020-01-01Nieuwe regeling15.200265GeenOp grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling is deze verordening per 1 januari 2020 vervallen.Verordening op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt1.TaakDe commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voor te bereiden.2.Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit de voorzitters van de in de gemeenteraad
vertegenwoordigde politieke partijen.
Indien de raad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend
voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar
midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
3.Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de
commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan
de commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.
4.Adviseur
1.De raad voegt wethouder J. Bekkema toe aan de commissie als
adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde
taken.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.
5.Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die
rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van
artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de
stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De
(fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt
voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 8, tweede lid, en 9 van deze verordening,
geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het
behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 12 van deze
verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de
geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het
voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van
de gesprekken.6.De commissie en de raad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet,
respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze
verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.6.Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2
leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren
aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de
commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem
plaatsvindt, de burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het
aantal leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt
het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is
uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die
volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar
de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft
naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het
verslag tot uitdrukking gebracht.7.Contactpersoon bij de herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privéadres van de secretaris verzonden.8.Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de commissaris van de Koning.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de raad en commissaris van de
Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van
het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt
gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het
vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.9.Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de
raad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van
bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat
tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie. En heeft in ieder geval als bijlagen het verslag van het gesprek
met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en
de conceptaanbeveling.
10.Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.11.Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die Waarop door
de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht
van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.12.Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat
op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld
in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden
overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de
gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat
van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van
overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt
opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met
toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995
gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van
75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat
alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde
bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.13.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.Toelichting ArtikelsgewijzeInleidingDeze modelverordening betreft een voorbeeld. In blauw is toelichting opgenomen,
aanvullend op die in de circulaire. Deze verordening is tot stand gekomen door
gebruikmaking van verordeningen die in de praktijk al zijn gebruikt. De
modelverordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en van
de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze
modelverordening tot uitdrukking gebracht. Er kan ook worden gekozen voor het
regelen van de drie onderwerpen in afzonderlijke verordeningen.Artikel 2 Samenstelling commissie De raad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in
de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie
die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van
aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
van de burgemeester voorbereidt. Dit, om bij functioneringsgesprekken het
‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het ‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies
overigens ook iets worden gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De
verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie
van taak tot taak - benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming - te laten
variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak
ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden
vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld.
Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de
functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening daarop
worden aangepast. Raadslidmaatschap De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee
dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het
raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap,
bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het
commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de
betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander
raadslid. Geen plaatsvervangende leden Deze bepaling is opgenomen om te
voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de
commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.Artikel 4 Adviseur Zie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Artikel 5 Wettelijke geheimhoudingsplicht Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening
op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten
wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat
dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet
vaak genoeg kan worden benadrukt.Artikel 6 Termijn van aankondiging/uitnodiging Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.Artikel 7 Contactpersoon Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te
versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen,
zo min mogelijk op papier te zetten.Artikel 8 Problematische herbenoeming Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Deze
heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De
praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot
niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden
beperkt.Artikel 9 Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen Op verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende
onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de raad op basis van het
verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de toelichting bij
de paragrafen V en XI van de circulaire onder De verhouding
raad-vertrouwenscommissie, respectievelijk De verhouding raad tot de
raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Bij herbenoemingSommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als
stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als
inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van
het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid
en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die
gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de
burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele
tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt
vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets
en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Artikel 12 Digitale bestanden in de benoemings- en
herbenoemingsprocedure De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van
toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de
gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale
opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op
overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd.